1 Allgemeines
Das Vorsteuervergütungsverfahren gibt Unternehmen die Möglichkeit, sich die jeweils im Ausland gezahlte Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Dabei geht es sowohl um die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer für deutsche Unternehmen als auch um die Erstattung deutscher Umsatzsteuer für im Ausland ansässige Unternehmen.
Der Ablauf und die Voraussetzungen des Verfahrens unterscheiden sich nach dem Sitz des Unternehmens: Dieser kann in Deutschland, im übrigen Gemeinschaftsgebiet (innerhalb der Europäischen Union) oder in einem Drittland (außerhalb der Europäischen Union) sein. Für in Deutschland ansässige Unternehmen ist des Weiteren danach zu unterscheiden, ob die Umsatzsteuer innerhalb oder außerhalb der EU gezahlt wurde.
Anträge müssen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gestellt werden.
2 Regelung seit 01.01.2010
Vergütungsanträge sind innerhalb der EU nicht mehr in Papierform, sondern ausschließlich auf elektronischem Weg einzureichen.
Inländische Unternehmer müssen ihre Anträge in Bezug auf Rechnungen aus anderen EU-Staaten beim Onlineportal des BZSt stellen. Zur Nutzung des Portals ist keine besondere Software, aber eine Registrierung des Antragstellers im Elster-Onlineportal oder im Onlineportal des BZSt erforderlich.
Im EU-Ausland ansässige Unternehmer müssen ebenfalls einen elektronischen Antrag stellen. Der Antrag ist über die zuständige Stelle des Landes einzureichen, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat.
Das Verfahren bringt einige Erleichterungen:
- Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer muss sich zur Erstattung von Vorsteuer nicht mehr an die Finanzverwaltung im jeweiligen Mitgliedstaat wenden und benötigt daher kein separates länderbezogenes Antragsformular mehr.
- Die Vorlage von Originalrechnungen ist entfallen. Ab einem Betrag von 1.000 € (Nettorechnungsbetrag) ist jedoch eine elektronische Rechnungskopie als Beleg nötig. (Ausnahme: Belege für Kraftstoffe müssen ab einem Betrag von 250 € beigefügt werden.)
- Der Antrag ist für die Rechnungen aus dem Vorjahr bis spätestens 30. September (bis 01.01.2010: 30. Juni) zu stellen.
Die Regeln für Erstattungsanträge von im Drittland ansässigen Unternehmen, die die Erstattung deutscher Vorsteuerbeträge beantragen wollen, blieben hingegen weitgehend unverändert. Das gilt auch für die Antragsfrist von sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres sowie für die Übermittlung der Rechnungen und Einfuhrbelege im Original (§ 61a Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV)).
Lediglich die Mindestbeträge für die beantragte Vergütung wurden an die Schwellenwerte für das Gemeinschaftsgebiet angepasst: Grundsätzlich muss das Entgelt für den Umsatz mindestens 1.000 € betragen; Ausnahme: mindestens 500 €, wenn der Vergütungszeitraum dem Kalenderjahr oder dem letzten Zeitraum des Kalenderjahrs entspricht (vgl. § 61a Abs. 3 UStDV).
3 In Deutschland ansässige Unternehmer
3.1 Unternehmerbescheinigung
Unternehmern, die in Deutschland ansässig sind und für die Vergütung von Vorsteuerbeträgen in einem Drittland eine Bestätigung ihrer Unternehmereigenschaft benötigen, stellt das zuständige Finanzamt eine entsprechende Bescheinigung aus.
Hinweis
Nur ein Unternehmer, der zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, erhält eine solche Bescheinigung.
Keine Bescheinigung erhalten Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze erbringen oder unter die Kleinunternehmerregelung fallen.
3.2 Vorsteuervergütungsverfahren für im EU-Ausland berechnete Umsatzsteuer
Wurde einem im Inland ansässigen Unternehmer in einem anderen Staat der Europäischen Union von einem dortigen Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, kann dieser über das BZSt bei der zuständigen Behörde dieses Staates einen Vorsteuervergütungsantrag stellen.
Hinweis
Für jeden EU-Staat muss ein gesonderter Antrag gestellt werden.
Der Antrag auf Vorsteuervergütung in einem anderen EU-Staat ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung entsprechend der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung dem BZSt zu übermitteln.
Hinweis
Einzelheiten zur elektronischen Übermittlung sind auf der Internetseite des BZSt abrufbar:
Der Antragsteller muss authentifiziert werden. Darüber hinaus ist Folgendes zu beachten:
- Der Unternehmer hat im Vergütungsantrag die Steuer für den Vergütungszeitraum selbst zu berechnen.
- Der Antrag muss bis spätestens zum 30.09. des auf das Jahr der Rechnungsausstellung folgenden Kalenderjahres gestellt werden.
- Es ist ein Mindestvergütungsbetrag zu beachten. Dieser muss für Jahresanträge mindestens 50 € betragen bzw. einem in Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen.
Beträgt die in dem Vergütungsantrag beantragte Steuer mindestens 400 €, kann der Unternehmer einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen.
Der Vergütungsantrag muss folgende Angaben enthalten:
- den Mitgliedsstaat der Erstattung
- den Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers
- eine Adresse für die elektronische Kommunikation
- die Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmers, für die die Gegenstände erworben bzw. die Dienstleistungen erbracht wurden, auf die sich der Vergütungsantrag bezieht
- den Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht
- • eine Erklärung des Unternehmers, dass er während des Vergütungszeitraums im Mitgliedstaat der Erstattung keine Lieferungen von Gegenständen bewirkt und Dienstleistungen erbracht hat. Ausgenommen sind bestimmte steuerfreie Beförderungsleistungen oder Umsätze, für die ausschließlich der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer des Unternehmers
- die Bankverbindung des Unternehmers
Ferner müssen im Vergütungsantrag für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung bzw. jedes Einfuhrdokument vom Unternehmer folgende Angaben gemacht werden:
- Name und vollständige Anschrift des Lieferers oder Dienstleistungserbringers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers oder Dienstleistungserbringers oder die ihm vom Mitgliedstaat der Erstattung zugeteilte Steuerregisternummer; dies gilt nicht im Fall der Einfuhr eines Gegenstands
- Präfix des Mitgliedstaats der Erstattung; dies gilt nicht im Fall der Einfuhr eines Gegenstands
- Datum und Nummer der Rechnung bzw. des Einfuhrdokuments
- Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedstaates der Erstattung
- Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedstaates der Erstattung
- Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern. Diese sehen wie folgt aus:
| Kennziffer | Gegenstände oder Dienstleistungen |
| 1 | Kraftstoff |
| 2 | Vermietung von Beförderungsmitteln |
| 3 | Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 oder 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen) |
| 4 | Maut und Straßenbenutzungsgebühren |
| 5 | Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel |
| 6 | Beherbergung |
| 7 | Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen |
| 8 | Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen |
| 9 | Luxusausgaben, Ausgaben für Vergnügungen und Repräsentationsaufwendungen |
| 10 | Sonstiges: Hierbei ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Dienstleistungen anzugeben |
Sofern dies vom jeweils erstattenden EU-Staat vorgesehen ist, sind Rechnungen, deren Bemessungsgrundlage mindestens 1.000 € beträgt, als elektronische Kopie dem Antrag beizufügen. Bei Kraftstoffrechnungen gilt dies schon in Höhe von 250 €.
4 Im Ausland ansässige Unternehmer
4.1 Sitz im Ausland
Die inländische Vorsteuer kann sich nur ein Unternehmer vergüten lassen, der im Ausland ansässig ist. Hierunter fallen alle Unternehmer, die in Deutschland weder ihren Wohnsitz noch ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder ihre Betriebsstätte haben.
Hinweis
Nach einem neuen § 59 Satz 3 UStDV gilt ein Unternehmer definitionsgemäß auch dann als im Ausland ansässig, wenn er dort den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit, also seine Geschäftsleitung oder eine feste Niederlassung und im Inland nur einen Wohnsitz hat.
Somit kann ein Selbständiger, der beispielsweise in Dänemark seinen Unternehmenssitz und in Hamburg einen privaten Wohnsitz hat, am Vorsteuervergütungsverfahren in Deutschland teilnehmen.
Hinweis
Entscheidend für die Ansässigkeit ist der Vergütungszeitraum, für den der Unternehmer die entsprechende Leistung an diesen Unternehmer beantragt hat.
4.2 Weitere Voraussetzungen
Darüber hinaus darf der ausländische Unternehmer im Vergütungszeitraum keine nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerbaren Umsätze erbracht haben.
Beispiel
Ein österreichischer Unternehmer hat im deutschen Lindau einen Kiosk. In diesem verkauft er verschiedene Waren. Er erhält von einem Geschäftspartner Waren, die auch der deutschen Besteuerung unterliegen.
Lösung
Da der Ort der Lieferung in Deutschland ist, erzielt der Unternehmer normale in Deutschland zu besteuernde Umsätze. Werden ihm gegenüber umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbracht, so kann der Unternehmer die Vorsteuer nur im allgemeinen Besteuerungsverfahren erlangen. Das Vorsteuervergütungsverfahren kommt hier nicht zur Anwendung.
In den folgenden Fällen findet das Vorsteuervergütungsverfahren jedoch Anwendung:
- Der ausländische Unternehmer hat im Vergütungszeitraum steuerfreie grenzüberschreitende Beförderungen von Gütern vorgenommen.
Beispiel
Ein im Ausland ansässiges Transportunternehmen hat in Deutschland in den Monaten Oktober bis Dezember nur steuerfreie grenzüberschreitende Gütertransporte durchgeführt. In diesem Zeitraum wurden bei ihm Kfz-Reparaturen durchgeführt. Hierfür wurde dem Unternehmen Umsatzsteuer in Höhe von 500 € in Rechnung gestellt.
Lösung
Das Transportunternehmen kann sich die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (Vorsteuer) in Höhe von 500 € im Vorsteuervergütungsverfahren zurückholen.
- Der Unternehmer hat im Inland Umsätze erbracht, für die der inländische Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet.
4.3 Ausschluss des Vorsteuervergütungsverfahrens
Kommt das Vorsteuervergütungsverfahren nicht zur Anwendung, kann der ausländische Unternehmer die in Deutschland angefallene Vorsteuer nur im normalen Besteuerungsverfahren erlangen.
Beispiel
Ein in der Schweiz ansässiger Unternehmer führt an dem in München gelegenen Einfamilienhaus einer Privatperson Schreinerarbeiten (sogenannte Werklieferungen) durch. Die hierfür erforderlichen Materialien hat das Unternehmen teils in Deutschland erworben, teils in das Inland eingeführt. Für den Erwerb der Gegenstände im Inland ist dem Unternehmer Umsatzsteuer in Höhe von 500 € in Rechnung gestellt worden. Für die Einfuhr der Gegenstände hat der Unternehmer Einfuhrumsatzsteuer in Höhe von 250 € entrichtet.
Lösung
Auf die Umsätze des Schweizer Unternehmers findet die Regelung des § 13b UStG, wonach der inländische Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, keine Anwendung, da der Leistungsempfänger als Privatperson nicht Steuerschuldner wird. Dem Unternehmer wird daher die gezahlte Vorsteuer (Umsatz- und Einfuhrumsatzsteuer) nicht im Vorsteuervergütungsverfahren vergütet. Für den Unternehmer ist hingegen das allgemeine Besteuerungsverfahren durchzuführen.
4.4 Vorsteuervergütungszeitraum
Als Vergütungszeitraum gilt ein Zeitraum, der drei aufeinanderfolgende Kalendermonate in einem Kalenderjahr umfasst.
Hinweis
Es müssen nicht in jedem Kalendermonat Vorsteuerbeträge angefallen sein.
4.5 Unternehmer ist im EU-Ausland ansässig
Ein in einem anderen EU-Staat ansässiger Unternehmer, dem in Deutschland von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt worden ist, kann über die zuständige Stelle in seinem EU-Staat beim BZSt für Steuern einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen.
Für den Antrag muss Folgendes beachtet werden:
- Der Vergütungsantrag muss nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung entsprechend der SteuerdatenÜbermittlungsverordnung übermittelt werden. Um die Daten an das BZSt weiterzuleiten, haben die einzelnen Mitgliedstaaten elektronische Portale eingerichtet. Der Antrag muss über das Portal des Mitgliedstaats gestellt werden, in dem der Unternehmer ansässig ist.
- Der Antrag muss bis spätestens neun Monate nach Ablauf des Kalenderjahrs gestellt werden, in dem der Vorsteuervergütungsanspruch entstanden ist.
- Der Vergütungsbetrag wird vom Unternehmer selbst berechnet.
- Beträgt das Entgelt für den Umsatz mehr als 1.000 €, muss die Rechnung in Kopie (auf elektronischem Weg) beigefügt werden. Für Kraftstoffrechnungen gilt dies schon ab 250 €.
Darüber hinaus muss ein Mindestvergütungsbetrag beachtet werden. Dieser muss sich auf mindestens 400 € belaufen.
Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Vergütungszeitraum entweder das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum des Kalenderjahres ist. Hier gilt dann eine Mindestvergütung von 50 €.
Hinsichtlich des Verfahrens gilt Folgendes: Das BZSt bearbeitet den Vergütungsantrag nach Eingang aller Unterlagen innerhalb von vier Monaten und zehn Tagen. Innerhalb dieses Zeitraums wird auch der Vergütungsbetrag ausgezahlt.
Über die Vorsteuervergütungsbeträge ergeht ein elektronisch übermittelter Bescheid.
4.6 Unternehmer ist in einem Drittland außerhalb der EU ansässig
Ein im Drittlandsgebiet ansässiger Unternehmer, dem im Inland von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt worden ist, kann bei der zuständigen Behörde im Inland einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen. Zuständig ist dabei das BZSt.
Hinweis
Für den Antrag auf Vergütung der Vorsteuerbeträge muss ein Vordruck nach amtlichem Muster verwendet werden. Auch eine elektronische Übermittlung des Antrags ist möglich.
Der Antrag muss in deutscher Sprache ausgefüllt werden.
Die Vorsteuerbeträge, für die die Vergütung beantragt wird, müssen im Antrag einzeln aufgeführt werden. Dabei gestattet die Finanzverwaltung folgende Verfahren:
Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 € nicht übersteigt und bei denen das Entgelt und die Umsatzsteuer in einer Summe angegeben sind:
- Der Unternehmer kann die Rechnungen getrennt nach Kostenarten mit laufenden Nummern versehen und sie mit diesen Nummern, den Nummern der Rechnungen und mit den Bruttorechnungsbeträgen in gesonderten Aufstellungen zusammenfassen.
- Die in den Aufstellungen zusammengefassten Bruttorechnungsbeträge werden aufgerechnet. Aus dem jeweiligen Endbetrag wird die darin enthaltene Umsatzsteuer herausgerechnet und in den Antrag übernommen. Hierbei muss auf die gesonderte Aufstellung hingewiesen werden.
- Bei verschiedenen Steuersätzen müssen die gesonderten Aufstellungen getrennt für jeden Steuersatz erstellt werden.
Gleiches gilt auch für Fahrausweise, in denen das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe angegeben sind.
Einfuhrumsatzsteuerbelege:
- Der Unternehmer kann die Belege mit laufenden Nummern versehen und sie mit diesen Nummern, den Nummern der Belege und den angegebenen Steuerbeträgen in einer gesonderten Aufstellung zusammenfassen.
- Die Steuerbeträge werden aufgerechnet und in den Antrag übernommen. Hierbei muss ebenfalls auf die gesonderte Aufstellung hingewiesen werden.
Die entsprechenden gesonderten Aufstellungen müssen dem Vergütungsantrag beigefügt werden.
o Die Vergütung wird vom Unternehmer selbst berechnet: Die entsprechenden Originalrechnungen müssen dem Antrag beigefügt werden.
Hinweis
Sind Originalbelege nicht vorhanden, werden Zweitschriften nur dann anerkannt, wenn der Unternehmer den Verlust der Originalbelege nicht zu vertreten hat, der dem Vergütungsabtrag zugrundeliegende Vorgang auch stattgefunden hat und keine Gefahr besteht, dass weitere Vergütungsanträge gestellt werden.
o Der Antrag muss bis spätestens sechs Monate nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Vorsteuervergütungsanspruch entstanden ist, gestellt werden.
Darüber hinaus ist ein Mindestvergütungsbetrag zu beachten. Dieser muss sich auf mindestens 1.000 € belaufen.
Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Vergütungszeitraum entweder das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum des Kalenderjahres ist. Hier gilt dann eine Mindestvergütung von 500 €.
Der Vergütungsantrag muss vom Unternehmer eigenhändig unterschrieben werden. Er kann den Vergütungsanspruch auch abtreten.
Weiterhin muss der Unternehmer der zuständigen Finanzbehörde durch behördliche Bescheinigung des Staates, in dem er ansässig ist, nachweisen, dass er als Unternehmer unter einer Steuernummer eingetragen ist. Hierfür wird das Muster USt 1 TN verwendet.
