Die 11. Verordnung zur Änderung der UStDV schaffte weitere alternative Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und änderte die Belegnachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen gegenüber den seit dem 1.1.2012 geltenden Bestimmungen.
Hierzu hat das BMF auf insgesamt „25 Seiten“:http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2013-09-16-innergemeinschaftliche-lieferungen.pdf?__blob=publicationFile&v=1 die entsprechenden Abschnitte des UStAE ausführlich angepasst, Neuregelungen hinzugefügt, alte Passagen ergänzt und um praxisnahe Beispiele angereichert.
Daneben sind mehrere „Anlagen-Muster“:http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2013-09-16-innergemeinschaftliche-lieferungen.pdf?__blob=publicationFile&v=1 für den Praxisalltag enthalten.?
BMF 16.9.13, IV D 3 – S 7141/13/10001
Steuerberater Leipzig, Steuerkanzlei Leipzig, Jens Preßler
Anwendungs- und Übergangsregeln
Die Neuregelungen sind grundsätzlich auf ab dem 1.10.2013 ausgeführte Umsätze anzuwenden. Allerdings gibt es zwei Übergangsregeln:
1. Für bis zum 31.12.2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen darf der beleg- und buchmäßige Nachweis als Voraussetzung der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis Ende 2011 geltenden Rechtslage geführt werden.
2. Hat der Unternehmer für zwischen dem 1.1.2012 und dem 30.9.2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen die Nachweisführung entsprechend den neuen Grundsätzen vorgenommen, wird dies nicht beanstandet.
Die wichtigsten Grundsätze
Die Gelangensbestätigung ist lediglich eine, jedoch nicht die alleinige Nachweismöglichkeit. Es werden alternativ bestimmte Vereinfachungen angeboten, die das Verfahren erleichtern.
Unternehmer können die innergemeinschaftliche Lieferung mit einer Bescheinigung des von ihnen beauftragten Spediteurs belegen. Als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung kann beispielsweise auch die gegengezeichnete Rechnung durch den Empfänger der Waren dienen.
Wird mit der Gelangensbestätigung gearbeitet, kann diese in weitestgehend freier Form elektronisch eingeholt werden – etwa per E-Mail. Sie darf auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Generell wird die online übermittelte Gelangensbestätigung auch dann von der Finanzverwaltung anerkannt, wenn sie ausgedruckt aufbewahrt wird. Sie kann als Sammelbestätigung auf das Quartal bezogen abgegeben werden, selbst wenn die Voranmeldung monatlich erfolgt.
Auch die Spediteurs-Bescheinigung kann elektronisch übermittelt werden. Eine E-Mail sollte archiviert werden, um den Nachweis der Herkunft der Dokumente vollständig führen zu können. Die Archivierung ist alternativ auch in ausgedruckter Form möglich.
Das Gelangen des Gegenstands in die übrige EU ist mit allen zulässigen Belegen möglich. Es muss nachvollziehbar und glaubhaft sein.
Bei Kurierdienstleistungen gibt es eine Vereinfachungsregelung für Warensendungen mit einem Gesamtwert von bis zu 500 EUR. Nach dieser Höchstgrenze darf in diesen Kurierfällen auf das übliche Protokoll verzichtet werden, wenn der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung geführt werden kann. Darüber hinaus darf bei den Kurierdienstleistungen in Hinsicht auf die – schriftliche oder elektronische – Auftragserteilung auf schriftliche Rahmenvereinbarungen bzw. Bestätigungen des Kurierdienstes verwiesen werden.
Liegen dem liefernden Unternehmer keine Belege des § 17a UStDV vor, ist die Lieferung trotz Mängeln steuerfrei, wenn zweifelsfrei feststeht, dass die Voraussetzungen erfüllt sind.
Details im Anwendungserlass
Die aktualisierten Änderungen im neuen Abschn. 3.14 Abs. 10a UStAE geben die Verwaltungsmeinung zum Nachweis der Beförderung oder Versendung wieder. Das FA kann bei Zweifelsfällen im Einzelfall Nachweise überprüfen. Der Unternehmer kann zur Vorlage einer Vollmacht oder der Legitimation des Ausstellers aufgefordert werden.
Bestehen laut ausländischer Steuerverwaltung Zweifel an der Existenz des Abnehmers, werden vom Unternehmer vorgelegte Belege nur dann anerkannt, wenn der Unternehmer die Existenz des Abnehmers und auch dessen Unternehmereigenschaft nachweisen kann.
Ein Unternehmer muss den Belegnachweis nicht zwingend mit einer Gelangensbestätigung oder den in § 17a Abs. 3 UStDV aufgeführten Optionen führen.
Die Gelangensbestätigung ist eine mögliche Form zum Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Für die Finanzverwaltung muss das nur eindeutig und leicht nachprüfbar feststehen. Bei innergemeinschaftlicher Lieferung eines Fahrzeugs muss zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer enthalten sein.
Darüber hinaus geht das BMF konkret auf die diversen Formen des Belegnachweises bei Beförderung und Versendung mit Beispielen ein. Das betrifft etwa die Sammelbestätigung, wozu die quartalsweise Abgabe auch dann zulässig ist, wenn eine Pflicht zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen besteht. Hinzu kommen detaillierte Erläuterungen zu alternativen Nachweismethoden wie etwa andere Belege in Beförderungs- und Versendungsfällen.
