Umsatzsteuerliche Buch- und Belegnachweise bei Lieferungen

Verfasst 26. Juni 2018

1 Einleitung

Die Umsatzbesteuerung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs hat sich zu einer hochkomplizierten Materie entwickelt – insbesondere mit der Einführung des EU-Binnenmarkts, der eigentlich den freien Verkehr von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital hätte gewährleisten sollen. Stattdessen ist die Abwicklung von Lieferungen und sonstigen Leistungen mit Geschäftspartnern in EU-Staaten aus umsatzsteuerlicher Sicht manchmal sogar komplizierter als mit Unternehmern außerhalb der EU!

Verkaufen Sie als deutscher Unternehmer beispielsweise eine Lkw-Ladung Aluminiumbleche von Deutschland nach Spanien, ist diese Lieferung grundsätzlich von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Das gilt allerdings nur dann, wenn der Empfänger ebenfalls Unternehmer ist und die Bleche für sein Unternehmen gekauft hat. Zudem müssen Sie gegenüber dem Fiskus nachweisen können, dass die gelieferte Ware auch tatsächlich aus Deutschland nach Spanien „gelangt“ ist, um sich die Umsatzsteuerbefreiung zu sichern. Insbesondere auf die formale Richtigkeit der für eine solche „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ erforderlichen Nachweise sollten Sie als Exporteur also größten Wert legen.

Denn formale Fehler in den Belegen können – etwa anlässlich einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung – zur Nichtanerkennung der Steuerfreiheit und damit zur erstmaligen Anforderung von Umsatzsteuer durch Ihr Finanzamt führen. Sind zu diesem Zeitpunkt nicht mehr alle involvierten Unternehmen vorhanden, können die Rechnungen nicht mehr korrigiert werden und die Nachforderung der Umsatzsteuer wird möglicherweise gerade bei Ihnen zum unvorhergesehenen Aufwand. Wurden die Umsätze regelmäßig unzutreffend behandelt, können im Extremfall sogar Nachforderungen in einer Höhe entstehen, welche die Substanz Ihres Unternehmens bedrohen. Außerdem fallen für den Zeitraum, in dem keine Umsatzsteuer entrichtet wurde, 6 % Zinsen an, die sich auf jeden Fall in voller Höhe als Kosten niederschlagen.

Um Ihnen einen Überblick über die vielfältigen gesetzlichen Anforderungen und Nachweismöglichkeiten zu geben und um Sie bei der Integration der oft doch sehr theoretischen Regelungen in Ihre täglichen Arbeitsprozesse zu unterstützen, haben wir dieses Merkblatt zusammengestellt. Darin widmen wir uns Verkäufen, bei denen die Ware von Deutschland aus an einen Kunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat transportiert wird, wobei der Käufer ebenfalls Unternehmer ist. Diese Verkäufe sind zwar „steuerbar“, unterliegen also dem deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV); sie sind aber im zweiten Schritt „steuerfrei“, sofern die Grundvoraussetzungen für die Steuerfreiheit nachweislich (!) erfüllt sind.

Für die Ausgestaltung der Nachweisvorschriften sind die einzelnen EU-Staaten zuständig. In Deutschland wurden hierzu nach längerer Diskussion ab dem 01.10.2013 neue Vorschriften zum Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen erlassen. Nach einer Übergangsfrist waren die neuen Regelungen spätestens nach dem 31.12.2013 anzuwenden. Neu war vor allem die von der Art des Transports unabhängige „Gelangensbestätigung“. Mit diesem Dokument bestätigt Ihnen Ihr Kunde, dass er Ihre Ware in einem bestimmten Monat an einem bestimmten Ort in einem anderen EU-Mitgliedstaat erhalten hat, oder dass er, sofern er die Ware mit eigenem Fahrzeug abgeholt hat, die Beförderung in einem bestimmten Monat an einem bestimmten Ort in einem anderen EU-Staat beendet hat.

Neben der Gelangensbestätigung sind weitere, von der jeweiligen Transportart abhängige Alternativnachweise zulässig. Die wichtigsten stellen wir Ihnen auf den nächsten Seiten vor. Wegen der Übersichtlichkeit gehen wir dabei ausschließlich auf die Nachweispflichten für reine Warenlieferungen in andere EU-Staaten ein. Spezielle Sachverhalte und Verfahren, wie zum Beispiel Be- und Verarbeitungsfälle, sind für diese Darstellung zu komplex. Hier bitten wir Sie, uns direkt anzusprechen. Außerdem zeigen wir Ihnen praktische Anwendungsfälle der aktuellen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) auf.

2 Begriffsklärung

2.1 Lieferung oder sonstige Leistung

Im Umsatzsteuerrecht hat der Begriff „Lieferung“ nichts mit dem Versand einer Ware zu tun. Lieferung bedeutet vielmehr das Verschaffen der Verfügungsmacht über einen Gegenstand. „Sonstige Leistungen“ sind alle Leistungen, die keine Lieferungen sind – etwa Lohnveredelungen (wie Reparaturen und sonstige Bearbeitungen von Gegenständen) oder Vermietungen. In diesem Merkblatt geht es nur um Lieferungen.

2.2 Der Ort der Lieferung

Um feststellen zu können, wo eine Lieferung rechtlich als ausgeführt gilt, muss der „Ort der Lieferung“ bestimmt werden. Bei diesem handelt es sich um eine reine gesetzliche Fiktion, die nicht unbedingt mit dem Ort der Warenabgabe an den Kunden übereinstimmen muss. Entsprechend definiert der deutsche Gesetzgeber den Ort der Lieferung ganz zweckorientiert: Will er, dass steuerliche Verpflichtungen in Deutschland entstehen, definiert er ihn als in Deutschland belegen. Will er das nicht, wird der Ort der Lieferung als ausländisch festgelegt.

Für Lieferungen innerhalb der EU sind die Regeln über den Ort der Lieferung in der sogenannten Mehrwertsteuersystemrichtlinie harmonisiert. Wird ein Gegenstand nicht bewegt, ist der Ort der Lieferung derjenige Ort, an dem die Verfügungsmacht verschafft wird. Wird ein Gegenstand bewegt, befindet sich dieser Ort grundsätzlich dort, wo die Warenbewegung beginnt.

Wie bei einer inländischen Lieferung befindet sich der umsatzsteuerliche Ort der Lieferung auch bei einem EU-Export dort, wo die Beförderung beginnt. Die Lieferung eines Gegenstands durch einen Unternehmer von Deutschland ins EU-Ausland ist also in Deutschland steuerbar.

2.3 Die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung

Für die innergemeinschaftliche Lieferung sieht das UStG eine Steuerbefreiung vor, die von der Erfüllung folgender Voraussetzungen abhängt:

Die Ware gelangt von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen EU-Mitgliedstaat; sie überschreitet also körperlich eine EU-Grenze.
Der Empfänger ist Unternehmer und erwirbt die Ware für sein Unternehmen. (Ausnahme: Bei einem neuen Fahrzeug kann auch jeder andere Abnehmer – insbesondere ein privater Endverbraucher – der steuerpflichtige Erwerber der Ware sein.)
Der Erwerb der Ware unterliegt im Bestimmungsland der Erwerbsbesteuerung. Das bedeutet nicht, dass der Warenerwerb durch den Empfänger auch tatsächlich versteuert wird. Vielmehr muss der Erwerber nur verpflichtet sein, die Ware zu versteuern, was – sofern der Abnehmer ein Unternehmer ist – in der Regel zutrifft. (Dass es sich um einen Unternehmer handelt, wird durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden nachgewiesen.)

Beispiel

Ein Unternehmer aus Dortmund liefert Ware an einen Unternehmer in den Niederlanden. Der niederländische Unternehmer holt die Ware selbst in Dortmund ab; sie gelangt in die Niederlande an den Unternehmenssitz des niederländischen Unternehmers. Entscheidend für die Steuerbefreiung sind die Warenbewegung in die Niederlande und die Unternehmereigenschaft des Abnehmers. Hier liegen also die Grundvoraussetzungen für eine Steuerfreiheit vor.

Da diese Regelung die innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei stellt, gelten strenge Maßstäbe für den Nachweis dieser Voraussetzungen: Mit dem Buch- und dem Belegnachweis kommen Sie als Unternehmer Ihren Nachweispflichten nach.

2.4 Beförderung oder Versendung

Abgesehen von der Gelangensbestätigung (dem sichersten Belegnachweis), die für alle Transportarten gilt, richten sich die Vorschriften für die Alternativnachweise nach der Art des Transports. Unterschieden wird einerseits zwischen

der „Beförderung“, bei der der Transport mit eigenem Fahrzeug des Verkäufers oder des Käufers stattfindet, und
der „Versendung“, bei der der Transport durch einen selbständigen Dritten (etwa einen Spediteur, Kurier oder die Post) erledigt wird,

sowie andererseits danach, ob der Verkäufer oder der Käufer den Transport organisiert.

2.5 Sonderfall Reihengeschäfte

Nicht unerwähnt sollten auch die speziellen umsatzsteuerlichen Regelungen bei Reihengeschäften innerhalb der EU bleiben. Bei einem innergemeinschaftlichen Reihengeschäft schließen mindestens drei Unternehmer einen Vertrag über denselben Gegenstand ab. Dabei gelangt die Ware direkt vom ersten Lieferanten an den letzten Abnehmer. Mit einer einzigen Warenbewegung werden also mehrere Lieferungen ausgeführt – und zwar so viele Lieferungen wie abgeschlossene Umsatzgeschäfte.

Da es nur eine tatsächliche Warenbewegung gibt, kann auch nur eine der (rechnungsmäßigen) Lieferungen die sogenannte „bewegte Lieferung“ in der Lieferkette sein. Nur die bewegte Lieferung kann demnach eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung darstellen. Alle anderen Lieferungen sind nachgeordnete, „unbewegte“ Lieferungen – diese können nicht steuerfrei sein. Dies bedeutet aber auch: Eine falsche Festlegung der innergemeinschaftlichen Lieferung kann zum Verlust der Steuerfreiheit für diese führen!

Nach dem bisherigen Verständnis der deutschen Finanzverwaltung ist für die Bestimmung der bewegten Lieferung darauf abzustellen, welcher der Unternehmer in der Reihe die Beförderung oder Versendung beauftragt hat.

Beispiel

C aus Frankreich bestellt eine Maschine bei B in Deutschland, Berlin. Da dieser die Maschine nicht auf Lager hat, bestellt er sie bei A in Saarbrücken. A transportiert die Maschine direkt mit dem eigenen Lkw von Saarbrücken nach Frankreich zu C.

Da A die Beförderung übernommen hat, ist die bewegte Lieferung der Lieferung von A an B zuzuordnen. A führt eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung mit Ziel Frankreich aus, B muss entsprechend einen innergemeinschaftlichen Erwerb versteuern. Im Verhältnis B zu C liegt eine steuerpflichtige Inlandslieferung in Frankreich vor.

Soll die Lieferung dem mittleren Unternehmer zugeordnet werden (im Beispiel also B), so muss dieser nach dem Verständnis der deutschen Finanzverwaltung die Kosten- und Gefahrtragung übernehmen.

Das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft ist eine Sonderform des Reihengeschäfts. Für den mittleren Unternehmer gilt eine Vereinfachungsregel: Sein innergemeinschaftlicher Erwerb im Rahmen der ersten Lieferung gilt als besteuert. Er muss sich außerdem im Staat des letzten Warenempfängers nicht registrieren lassen. Voraussetzung für das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft ist insbesondere, dass alle Beteiligten in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten zum Zwecke der Umsatzsteuer erfasst sind.

Generell gehören Reihengeschäfte zu den komplexesten umsatzsteuerlichen Themen und sind oft gar nicht so einfach zu erkennen. Wir empfehlen, Liefervorgänge zu hinterfragen, bei denen es Hinweise auf mindestens zwei weitere Beteiligte gibt. Gerne stehen wir Ihnen für Nachfragen zu möglichen Reihengeschäften zur Verfügung.

3 Nachweispflichten

Selbst wenn die nationalen Gesetze Buch- und Belegnachweise als sogenannte Muss-Vorschriften festlegen, darf die Steuerbefreiung nicht allein deshalb versagt werden, weil die Nachweise nicht in der geforderten Form erbracht werden können. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mehrfach bestätigt, dass weder das Fehlen eines Belegnachweises noch einer USt-IdNr. zur Steuerpflicht führen muss. Maßgebend für die Frage, ob ein Umsatz steuerfrei ist oder nicht, ist das Vorliegen der Grundvoraussetzungen für die Steuerbefreiung. Formelle Erfordernisse können den Anspruch auf Steuerfreiheit nicht in Frage stellen, sofern die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind.

Hinweis

Um Schwierigkeiten und aufwendige Rechtsstreite zu vermeiden, empfiehlt es sich allerdings, sich an die deutschen Vorschriften zu halten.

Der BFH hat dies jedoch in einem aktuellen Urteil von 2015 relativiert. Im Fall hatte ein Steuerpflichtiger versucht, fehlende Nachweise für eine innergemeinschaftliche Lieferung durch Zeugenaussagen zu belegen. Es fehlte der Belegnachweis für den Grenzübertritt der Waren. Das Gericht sah keine Gründe, dass der Steuerpflichtige am ordnungsgemäßen Belegnachweis gehindert war. Demnach wurde die Steuerbefreiung verwehrt. Die benannten Zeugen wurden vor Gericht nicht einmal gehört.

Dies zeigt einmal mehr, dass Sie letztendlich nur durch die ordnungsgemäße Führung von Buch- und Belegnachweis auf der sicheren Seite sind. Alle anderen hilfsweisen Möglichkeiten sollten nur im Notfall in Erwägung gezogen werden.

4 Der Buchnachweis

Der Buchnachweis ist ein Nachweis durch interne Aufzeichnungen in Verbindung mit Belegen. Durch Referenzen werden diese Belege Bestandteil der Buchführung und damit des Buchnachweises. Aufzeichnungen und die Belege bilden dabei eine Einheit. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen Sie als Unternehmer die Voraussetzungen der Steuerbefreiung eindeutig und leicht nachprüfbar buchmäßig nachweisen, indem Sie einschließlich USt-IdNr. des Abnehmers Folgendes in Ihrer Buchführung aufzeichnen:

Name und Anschrift des Abnehmers

im Fall des Einzelhandels oder einer für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise: Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers

Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers

Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände (gegebenenfalls Fahrzeug-Identifizierungsnummer)

Tag der Lieferung

vereinbartes bzw. vereinnahmtes Entgelt und Tag der Vereinnahmung

bei einer Be- oder Verarbeitung vor der innergemeinschaftlichen Lieferung: Art und Umfang der Be- oder Verarbeitung

Beförderung oder Versendung ins übrige Gemeinschaftsgebiet (EU-Ausland)

Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet

Nutzen Sie ein zertifiziertes Buchhaltungssystem, dürften in der Regel keine Probleme mit dem Buchnachweis entstehen. Folgende Punkte sollten Sie dennoch beachten:

Die USt-IdNr. wird im Regelfall in den Stammdaten des Kunden vermerkt. Wichtig ist es, später nachweisen zu können, dass sie zum Zeitpunkt der Lieferung auch gültig und dem Abnehmer zugeordnet war. Dies kann nur durch eine qualifizierte Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern sichergestellt werden (www.bzst.de à Steuern International à USt-Identifikationsnummer à Bestätigung).

Viele Unternehmen sind aus Sicherheitsgründen dazu übergegangen, die Richtigkeit der USt-IdNr. bei jedem Umsatz im Online-Verfahren über eine sogenannte XML-RPC-Schnittstelle zu überprüfen (http://evatr.bff-online.de/eVatR/xmlrpc). Dabei können Sie zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigungsanfrage wählen. Sie sollten auf jeden Fall die qualifizierte Variante wählen und sich eine amtliche Bestätigungsmitteilung übersenden lassen.

In Ausnahmefällen kann jedoch die USt-IdNr. unter engen Voraussetzungen verzichtbar sein. Nach der Rechtsprechung des EuGH aus 2015 kann die Steuerfreiheit nicht wegen einer fehlenden USt-IdNr. verweigert werden,

o wenn glaubhaft gemacht wird, dass alle zumutbaren Maßnahmen ergriffen worden sind, um diese zu erfahren, und

o zusätzlich Ersatzangaben gemacht werden können, die hinreichend belegen, dass der Erwerber in seinem Staat ein Steuerpflichtiger ist und als solcher auch gehandelt hat.

Es ist jedoch zu empfehlen, dennoch auf das Vorliegen und die Ordnungsmäßigkeit der USt-IdNr. zu achten. Ob im Zweifel ein Alternativnachweis erbracht werden kann, ist keineswegs sicher.

Da der Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers aufzuzeichnen ist, sollten die Stammdaten einen Hinweis enthalten, ob es sich bei einem Kunden beispielsweise um einen Produktionsbetrieb, Großhändler, Importeur oder ein Einzelhandelsunternehmen handelt.
In Einzelfällen mag es kritisch sein, was unter der handelsüblichen Bezeichnung zu verstehen ist. Grundsätzlich ist jede im Geschäftsverkehr allgemein verwendete Bezeichnung handelsüblich (beispielsweise Aluminiumrohr, Armbanduhr, Tastatur).
Der Tag der Lieferung ist der Tag, an dem der Transport beginnt.
Aufgrund der Unsicherheit bezüglich der Nachweisvorschriften vor allem in Abholfällen gehen einige Unternehmen dazu über, ihren EU-ausländischen Kunden bei der Abholung die Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und erst bei Vorlage des Verbringungsnachweises zu erstatten. Bucht man diesen Umsatz als steuerpflichtig, besteht allerdings das Risiko, dass er nicht mehr als steuerfrei akzeptiert wird, weil der Buchnachweis nicht erbracht ist. Wird der Umsatz nicht von Anfang an auf dem Konto der steuerfreien Lieferungen gebucht, kann ein Prüfer nämlich nicht mehr „eindeutig und leicht nachprüfbar“ feststellen, ob es sich um eine steuerfreie Lieferung gehandelt hat.

Hinweis

Berechnen Sie Ihrem Kunden zur Sicherheit erst einmal die Umsatzsteuer, sollten Sie den Steuerbetrag nicht separat ausweisen. Stattdessen sollten Sie den Nettopreis um diesen Betrag erhöhen und den Umsatz als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung buchen. Alternativ können Sie den Umsatzsteuerbetrag – ohne den Begriff „Umsatzsteuer“ zu verwenden – als Sicherheit oder Ähnliches bezeichnen.

5 Die Belegnachweise

Den Nachweis, dass die Voraussetzungen der Steuerbefreiung vorliegen, müssen Sie zudem mit folgenden Belegen führen:

durch das Doppel der Rechnung in Ihrer Buchführung und
durch eine Gelangensbestätigung oder
je nach Art des Transports durch den jeweils passenden Alternativnachweis.

Hinweis

Da die Nachweisvorschriften von den einzelnen EU-Mitgliedstaaten in Eigenregie festgelegt werden, sind die deutschen Vorschriften – insbesondere das Erfordernis, eine Gelangensbestätigung auszustellen – Ihren Kunden in anderen EU-Staaten nicht unbedingt bekannt.

5.1 Die Gelangensbestätigung

Nach den Vorschriften der UStDV haben Sie als Verkäufer anhand von Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar nachzuweisen, dass Sie oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung ins übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet haben. Neben dem Doppel der Rechnung, das als Nachweis keine Schwierigkeiten bereiten dürfte, verlangt der Verordnungsgeber als erste von mehreren Varianten die Vorlage einer Gelangensbestätigung. Diese Art des Nachweises gilt als „eindeutig und leicht nachprüfbar“ (gesetzliche Fiktion).

Hinweis

Für die darüber hinaus zulässigen Alternativnachweise gilt diese gesetzliche Fiktion nicht. Dies stärkt die Bedeutung der Gelangensbestätigung im Verhältnis zu den Alternativnachweisen erheblich.

5.1.1 Der Inhalt

Mit der Gelangensbestätigung bestätigt Ihr Kunde in einem anderen EU-Staat, dass die gelieferte Ware

in einem bestimmten Monat
an einem bestimmten Ort
im anderen EU-Mitgliedstaat

angekommen, dass sie also dorthin „gelangt“ ist. Damit die Bestätigung als eindeutig und leicht nachprüfbar gilt, muss sie die folgenden Angaben vollständig enthalten:

a) Name und Anschrift des Abnehmers
b) Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände (bei bestimmten Fahrzeugen auch die Fahrzeug-IdNr.)
c) Ort und Monat des Endes der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet, wenn der Abnehmer den Gegenstand mit eigenem Fahrzeug transportiert (befördert); in allen anderen Fällen Ort und Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet
d) Ausstellungsdatum der Bestätigung
e) Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten; bei einer elektronischen Übermittlung ist die Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat

Das abnehmende Unternehmen muss nicht zwangsläufig auch der Rechnungsempfänger sein. Gerade bei Konzernen kommt es vor, dass die Rechnung nicht an das Unternehmen geschickt wird, das den Auftrag erteilt hat, sondern an einen zentralen Rechnungsregulierer. In solchen Fällen muss also der tatsächliche Abnehmer und nicht der Rechnungsempfänger die Gelangensbestätigung erteilen. Beim Transport zu einem selbständigen Lagerhalter ist nicht dieser der tatsächliche Warenempfänger der Abnehmer, sondern der Kunde. Unterschreiben oder elektronisch absenden kann dagegen auch ein „zur Abnahme Beauftragter“. Allerdings muss damit gerechnet werden, dass ein kritischer Prüfer die Beauftragung nachgewiesen haben will. Es ist nicht erforderlich, den Tag des Gelangens zu bestätigen; stattdessen genügt es, den Monat zu benennen. Unabhängig von der Frage der formellen Richtigkeit der Gelangensbestätigung muss der Unternehmer aber den Tag der Lieferung aufzeichnen (siehe Punkt 4).

Ganz wichtig ist zu erkennen, dass die Gelangensbestätigung zwei unterschiedliche Aussagen zum tatsächlichen Gelangen enthält:

a) Holt der Kunde die Ware mit eigenem Fahrzeug ab (Beförderung durch den Abnehmer), muss er das Ende der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet bestätigen. Würde er den Erhalt des Gegenstands bestätigen, würde das Dokument nicht als Nachweis für das „Gelangen“ in das andere EU-Land anerkannt, da er den Gegenstand ja bereits zum Zeitpunkt der Abholung in Deutschland erhalten hat.
b) In allen anderen Fällen – bei einer Beförderung durch den Verkäufer einer Versendung durch den Verkäufer oder den Kunden – muss dagegen der Erhalt des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet bestätigt werden.

Hinweis

Bevor Sie zum ersten Mal eine Gelangensbestätigung von Ihrem Kunden anfordern, sollten Sie ihm erklären, warum und in welcher Form Sie diese benötigen. Da es sich um eine deutsche Regelung handelt, können Sie davon ausgehen, dass Ihr ausländischer Geschäftspartner die Gelangensbestätigung nicht kennt.

Um formale Fehler zu vermeiden, sollten Sie Ihrem Kunden am besten eine vorbereitete Gelangensbestätigung übersenden, die bereits alle erforderlichen Angaben enthält.

5.1.2 Die Form

Ein Vordruck ist nicht vorgeschrieben. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat aber einen Vorschlag für die Gelangensbestätigung in Deutsch, Englisch und Französisch veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 16.09.2013 – IV D 3 – S 7141/13/10001). Es empfiehlt sich, den vorgeschlagenen Wortlaut zu verwenden – allerdings mit der Einschränkung, dass nur die Bestätigung (Ende der Beförderung bzw. Erhalt der Ware) vorgegeben wird, die für den jeweiligen Sachverhalt zutrifft. Außerdem kann die Gelangensbestätigung aus mehreren Dokumenten bestehen. Das heißt, dass sich Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware nicht direkt aus der Bestätigung ergeben müssen. Sie können einfach auf die entsprechenden Lieferscheine verweisen.

Als weitere Vereinfachung dürfen in einer Gelangensbestätigung die Umsätze aus bis zu einem Kalendervierteljahr zusammengefasst werden. Insbesondere Ihren Groß- oder Dauerkunden sollten Sie also etwas Arbeit abnehmen und erst nach Ablauf eines Kalendervierteljahres eine Liste mit den Lieferscheinnummern aller Verkäufe dieses Zeitraums, ergänzt um den Monat des Wareneingangs (basierend auf der üblichen Transportdauer) zuschicken. Der Kunde kann die übermittelten Daten – sofern erforderlich – korrigieren und bestätigt den Erhalt der Waren durch Stempel und Unterschrift.

Immer dann, wenn Ihr Kunde die Ware nicht selbst entgegennimmt (beispielsweise wenn ein selbständiger Lagerhalter eingeschaltet wird), kann auch ein Dritter als Beauftragter Ihres Kunden die Gelangensbestätigung unterschreiben. Als Aussteller muss aber weiterhin der Kunde genannt sein (Name, Anschrift).

Hinweis

Ein mit dem Warentransport beauftragter selbständiger Dritter – beispielsweise eine Spedition oder ein Frachtführer – ist nicht zur Unterschrift auf der Gelangensbestätigung berechtigt. Bei einer solchen Konstellation müssen Sie für eine ordnungsgemäße Nachweisführung vielmehr die Unterschrift des Lagerhalters vorlegen können.

Die größte Vereinfachung erreichen Sie, wenn Sie mit Ihrem Kunden vereinbaren, dass die Gelangensbestätigung elektronisch erteilt wird. Denn auch das ist zulässig – und die Unterschrift erübrigt sich. Voraussetzung der Anerkennung ist allerdings, dass die Finanzbehörde erkennen kann, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Kunden oder des Beauftragten begonnen hat.

Für die zweifelsfreie Zurechnung der Angaben zu dem Abnehmer sind unter anderem die folgenden Indizien entscheidend:

Absender und Erstellungsdatum der E-Mail im sogenannten Header der E-Mail
Nutzung einer E-Mail-Adresse, die im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Durchführung des Liefervertrags bereits bekannt ist
Verwendung eines zwischen dem Lieferanten und dem Abnehmer vereinbarten elektronischen Verfahrens

Hinweis

Das BMF weist darauf hin, dass die E-Mail-Adresse, von der die Gelangensbestätigung abgesendet wird, dem Lieferanten nicht zwingend vorher bekannt gewesen sein muss. Es handelt sich eben nur um ein Indiz.

Es ist nicht vorgeschrieben, dass die verwendete E-Mail-Adresse einen Rückschluss auf das Absenderland zulassen muss.

Hinweis

Optimal ist es, die elektronische Form (beispielsweise per E-Mail oder über ein Online-Portal) zu verwenden und diese mit einer Sammelbestätigung für ein Kalendervierteljahr zu verbinden. Dies dürfte insbesondere für eigene Vertriebsniederlassungen und Großkunden interessant sein.

Von Kunden, die Sie nur gelegentlich beliefern, sollten Sie die Gelangensbestätigung zeitnah anfordern. Alternativ können Sie diese Kunden grundsätzlich nur per Kurierdienst oder Post beliefern, da für diese Fälle einfache Alternativnachweise zugelassen sind. Außerdem bietet sich an, die spezielle Spediteursbescheinigung für den Abholfall zu nutzen (siehe Punkt 5.2.1).

Beispiel

Typische Stolperfallen auf dem Weg zur Umsatzsteuerbefreiung können vermeintliche Kleinigkeiten wie in der folgenden Gelangensbestätigung sein.

Abnehmer:

AlCuMetal, Raco dʼAdemuz 17,

46970 Alaquas, Valencia, Spanien

Hiermit bestätige ich als Abnehmer das Ende der Beför-
derung für folgende Gegenstände im April 2013 in Va-
lencia:

1 Container Textilien

15.05.2013 Unterschrift

Damit die Gelangensbestätigung anerkannt wird, ist die genaue Firmenbezeichnung anzugeben:

AlCuMetal S.L.

Wird die Ware durch einen Spediteur versendet, ist zu bestätigen, dass der Abnehmer die Ware erhalten hat. Dabei muss der Mitgliedstaat benannt werden, in den die Ware gelangt ist.

Die handelsübliche Bezeichnung ist folgendermaßen anzugeben:

5.000 Herrenhosen

10.000 T-Shirts

Alternativ kann auch auf den Lieferschein verwiesen werden.

Schließlich ist der Name des Unterzeichners zusätzlich in Druckbuchstaben anzugeben.

5.2 Alternativnachweise

5.2.1 Versendungsbeleg und anderer handelsüblicher Beleg

Bei einer Versendung durch den Lieferer oder Abnehmer (nicht aber bei der Beförderung mit eigenem Fahrzeug des Lieferers oder Abnehmers) kann der Nachweis, dass die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat verbracht worden ist, auch durch folgende Belege geführt werden:

Bei dem Versendungsbeleg handelt es sich insbesondere um einen handelsrechtlichen Frachtbrief (beispielsweise nach CMR). Dieses Dokument gilt aber nur dann als Nachweis, wenn es vom Auftraggeber unterzeichnet ist und eine Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts der Ware enthält. Ein weiterer namentlich genannter Versendungsbeleg ist das Konnossement oder ein Doppelstück davon.

Ohne Unterschrift des Auftraggebers ist ein CMR-Frachtbrief als Versendungsbeleg zwar ungeeignet, muss aber als „anderer handelsüblicher Beleg“ im Sinne des folgenden Absatzes anerkannt werden.

Hinweis

Das BMF verlangt, dass das Feld 22 des Frachtbriefs unbedingt ausgefüllt sein muss: Der Auftraggeber (Lieferer oder Abnehmer) muss dort unterschreiben. Auch hier ist eine Vertretung – beispielsweise durch den Lagerhalter – möglich.

Ebenso ist darauf zu achten, dass das Feld 24 ausgefüllt ist. In dieses Feld gehört die Unterschrift des Empfängers bzw. seines Beauftragten.

Der „andere handelsübliche Beleg“, insbesondere die Spediteursbescheinigung, muss folgende Angaben enthalten:

Name und Anschrift des befördernden Unternehmens sowie Ausstellungsdatum
Name und Anschrift sowohl des Verkäufers als auch des Auftraggebers der Versendung
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware
Empfänger der Ware und Bestimmungsort im anderen EU-Mitgliedstaat
Monat des Endes der Beförderung im anderen EU-Mitgliedstaat
Versicherung des befördernden Unternehmens, dass die Angaben innerhalb der EU nachprüfbar sind
wird die Spediteursbescheinigung nicht elektronisch übermittelt: Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers

Beim Nachweis durch den Versendungs- oder einen anderen handelsüblichen Beleg ist ein Verweis auf andere Belege zugelassen. Außerdem ist eine Sammelbestätigung für längstens ein Kalendervierteljahr möglich.

Unglücklich formuliert ist die Forderung nach der Unterschrift „des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers“. Denn in der Praxis beauftragt ein Spediteur häufig einen Frachtführer als Unterauftragnehmer – und der Unterauftragnehmer beauftragt einen weiteren Frachtführer. In solchen Fällen wird häufig nicht der mit der Beförderung beauftragte Unternehmer die Bescheinigung unterschreiben, sondern ein Unterbeauftragter. Es ist damit zu rechnen, dass insoweit erhöhter Verwaltungsaufwand (Neuausstellung durch einen anderen Unternehmer) erforderlich werden wird oder entsprechende Beanstandungen bei Betriebsprüfungen auftreten werden.

5.2.2 Alternativnachweis mit Tracking-and-Tracing-Protokoll

Dieser Alternativnachweis kommt insbesondere für Kurierdienstleistungen in Betracht. Durch ihn muss die Versendung lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweisbar sein. Die weitere Voraussetzung, wonach das Tracking-and-Tracing-Protokoll nur in Verbindung mit einer schriftlichen oder elektronischen Auftragserteilung anerkannt wird, wird zwar in vielen Fällen nicht problematisch sein. Es gibt jedoch eine Reihe von Unternehmen, die den Auftrag telefonisch erteilen.

Außerdem ist fraglich, was darunter zu verstehen ist, dass der Nachweis „lückenlos“ zu führen ist – eine typisch deutsche Überregulierung. Als Nachweis für das „Gelangen“ hätte es ausgereicht, die Ablieferung beim Empfänger zu dokumentieren.

Vorteilhaft ist bei dieser Regelung, dass keine Angaben über die gelieferten Waren (Menge und handelsübliche Bezeichnung) verlangt werden. Das dürfte insbesondere die Fälle erleichtern, bei denen ein Verkäufer mehrere unterschiedliche Artikel an Kleinabnehmer versendet, von denen eine Gelangensbestätigung nur schwer zu erhalten ist.

Auch hier ist eine Sammelbestätigung für längstens ein Kalendervierteljahr zulässig. Ob diese in der Praxis in Anspruch genommen werden kann, wird die Zukunft zeigen.

5.2.3 Alternativnachweis bei Postdienstleistungen

Bei Postsendungen, deren Verbringen nicht über ein Tracking-and-Tracing-Protokoll nachgewiesen werden kann, reicht eine Empfangsbestätigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung in Verbindung mit dem Nachweis über die Bezahlung der gelieferten Ware aus. Auch bei diesem Alternativnachweis ist eine Sammelbestätigung für längstens ein Kalendervierteljahr zulässig.

Hinweis

Aus der Empfangsbestätigung des Postdienstleisters müssen sich der Name und die Anschrift Ihres Kunden ergeben. Nur dann handelt es sich um eine Bestätigung über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung. Außerdem sollte der Verkaufsrechnung eine Kopie des Kontoauszugs über den Zahlungseingang beigefügt werden, um dem Prüfer eindeutige und leicht nachprüfbare Nachweise präsentieren zu können.

5.2.4 Alternativnachweis bei Versendung durch den Abnehmer

Beauftragt der Abnehmer einen Spediteur, kann auch eine Spediteursbescheinigung anerkannt werden, die nicht den Monat des Endes der Beförderung enthält, sondern eine Versicherung des Spediteurs, die Ware an den Bestimmungsort im anderen EU-Mitgliedstaat zu befördern. Wichtig ist, dass die Bescheinigung von dem Spediteur ausgestellt wird, den der Käufer beauftragt hat, und nicht von einem Subunternehmer des beauftragten Spediteurs. Außerdem müssen Sie als Verkäufer nachweisen können, dass die Ware von einem Bankkonto des Käufers bezahlt worden ist.

Angaben über eine Nachprüfbarkeit innerhalb der EU werden nicht gefordert; es ist auch nicht vorgesehen, dass diese Erklärung elektronisch übermittelt werden darf. Deshalb muss sie „vom beauftragten Spediteur“ unterschrieben werden. Allerdings darf die Finanzbehörde nach der UStDV bei „begründeten Zweifeln“ über das Gelangen in den anderen EU-Mitgliedstaat eine Gelangensbestätigung oder einen anderen Alternativnachweis anfordern.

Hinweis

Verpflichten Sie Ihren Kunden, der die Ware per Spediteur bei Ihnen abholen lässt, dass der Frachtführer die fertig ausgefüllte und vom „beauftragten Spediteur“ unterschriebene Spediteursbescheinigung bereits bei der Abholung der Ware vorlegt. Lassen Sie sich anschließend aber dennoch von Ihrem Kunden eine Gelangensbestätigung geben.

5.2.5 Alternativnachweis bei zulassungspflichtigen Fahrzeugen

Eine weitere Sonderregelung gilt für die Lieferung zulassungspflichtiger Fahrzeuge, wenn der Kunde diese selbst abholt. Dann reicht ein Nachweis über die Zulassung auf den Erwerber im Bestimmungsland aus. Auch wenn diese Nachweismöglichkeit grundsätzlich zu begrüßen ist, muss doch darauf hingewiesen werden, dass sie nicht für die Fälle gilt, in denen ein Händler ein Fahrzeug erwirbt, das er im Bestimmungsland oder einem anderen EU-Staat verkaufen will oder bereits verkauft hat. Ein Nachweis per Zulassung ist nur dann zulässig, wenn Ihr Kunde das Fahrzeug selbst abholt, welches im Bestimmungsland auf den Namen Ihres Kunden zugelassen wird oder bereits zugelassen ist.

5.2.6 Sonstige Alternativnachweise

Weitere Alternativen, das Gelangen in einen anderen EU-Mitgliedstaat nachzuweisen, gelten für Waren, die im gemeinschaftlichen Versandverfahren oder als verbrauchsteuerpflichtige Waren geliefert werden. In diesen Fällen gilt das jeweilige zoll- oder verbrauchsteuerliche Dokument als Nachweis.

Hinweis

Das BMF hat klargestellt, dass der Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung nicht unbedingt mit der Gelangensbestätigung oder einer der in der UStDV vorgesehenen Alternativen geführt werden muss. Diese Belege stellen lediglich einige Möglichkeiten der Nachweisführung dar. Daher steht es jedem Unternehmer frei, den Belegnachweis mit allen anderen geeigneten Beweismitteln zu führen, aus denen sich das Gelangen des Liefergegenstands in einen anderen EU-Mitgliedstaat an einen unternehmerischen Abnehmer nachvollziehbar und glaubhaft ergibt.

So begrüßenswert diese Klarstellung auch sein mag, so wenig sollten Sie von ihr Gebrauch machen. Stattdessen sollten Sie sich in der Praxis an die Nachweismöglichkeiten halten, die wir Ihnen hier dargestellt haben. Denn bei allen anderen Belegen besteht die große Gefahr, dass die Finanzverwaltung sie nicht als eindeutig und leicht nachprüfbar akzeptiert.

6 Praktische Umsetzung

Um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu erhalten, müssen Sie erst einmal festlegen, für welche Fälle Sie die Gelangensbestätigung anfordern wollen und wann Alternativnachweise in Betracht kommen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die gängigen Fallkonstellationen auf.

6.1 Eigene Vertriebsniederlassungen, Großkunden, Dauerkunden

Unabhängig von der Art des Transports sollten Sie mit Ihren eigenen Vertriebsniederlassungen in der EU und mit Ihren Groß- und Dauerkunden eine quartalsweise erstellte Gelangensbestätigung auf elektronischer Basis vereinbaren.

Die Fälle, in denen Ihr Kunde die gekaufte Ware mit eigenem Fahrzeug abholt, lassen Sie sich gemäß dem folgenden Absatz 1 bestätigen.
Alle anderen Fälle (Transport durch Spediteur, Bahn, Post oder mit Ihrem eigenen Fahrzeug) behandeln Sie gemäß dem folgenden Absatz 2.

Sofern sie für die elektronische Bestätigung E-Mails verwenden, schicken Sie Ihrem Kunden eine E-Mail, aus der sich folgende Daten ergeben:

c) Für den Fall, dass Ihr Kunde die gekaufte Ware selbst mit eigenem Fahrzeug abholt, gelten im Wesentlichen die Ausführungen im nachstehendem Absatz 2 mit der Abweichung, dass Ihr Kunde nicht den Erhalt der Gegenstände bestätigt, sondern das Ende der Beförderung der Gegenstände.
d) Datum des Versands, Nummer des Lieferscheins, Monat/Jahr des Erhalts der Gegenstände (Schätzung anhand üblicher Transportzeiten), abweichender tatsächlicher Monat/Jahr des Erhalts der Gegenstände, Bestätigung über den Erhalt und Datum der Bestätigung. Empfohlen wird außerdem die Angabe des Namens des absendenden Mitarbeiters und gegebenenfalls seiner Funktion im Unternehmen.

Für beide Varianten finden Sie am Ende dieses Merkblatts je ein beispielhaftes Schreiben (siehe Punkt 8.2).

6.2 Auslieferung an gelegentliche Kunden per Kurier

Bei Lieferungen an Kunden, mit denen Sie nur gelegentlichen oder einmaligen Kontakt haben, besteht die Gefahr, dass Sie keine Gelangensbestätigung erhalten. Eignet sich das verkaufte Produkt zum Transport durch einen Kurier, sollten Sie diesen Weg wählen, weil Sie dann ein Tracking-and-Tracing-Protokoll erhalten, das – sofern Sie den Dienstleister schriftlich oder elektronisch beauftragen – ausdrücklich als Alternativnachweis zugelassen ist.

Kommt ein Versand über Kurierdienstleister nicht in Betracht, können Sie auch einen Spediteur beauftragen, der Ihnen anschließend eine Spediteursbescheinigung ausstellt. Grundsätzlich gilt dies auch für den Fall, dass Ihr Kunde den Spediteur beauftragt. Bedenken Sie aber, dass Sie keine Geschäftsbeziehung zu diesem Spediteur haben und deshalb darauf angewiesen sind, dass Ihr Kunde oder der Spediteur Ihnen die Bescheinigung nach dem Transport der Ware auch tatsächlich zuschickt.

Beauftragt Ihr Kunde den Spediteur, ist eine spezielle Spediteursbescheinigung als weitere Alternative zugelassen, die Sie im Voraus mit Ihrem Kunden vereinbaren müssen. Ihr Kunde muss den Spediteur anweisen, die Bescheinigung auszustellen, wie sie in Punkt 5.2.4 dargestellt ist. Ohne Übergabe dieser Spediteursbescheinigung erhält der Frachtführer die Ware nicht.

6.3 Beförderung mit eigenem Fahrzeug des Verkäufers oder Käufers

Für diesen Fall gibt es keine Alternativnachweise – hier muss Ihnen der Käufer, nachdem die Ware in den anderen EU-Mitgliedstaat verbracht worden ist, eine Gelangensbestätigung ausstellen. Transportieren Sie die Ware selbst, können Sie diese Bestätigung im Zusammenhang mit der Übergabe der Ware erhalten.

Holt Ihr Kunde die Ware bei Ihnen ab, sind Sie darauf angewiesen, dass Sie nach Abschluss des Transports die Gelangensbestätigung erhalten. Nur selten lässt es sich durchsetzen, die Umsatzsteuer zu berechnen und nach Erhalt der Bestätigung den entsprechenden Betrag zu erstatten. Sofern Sie dies durchsetzen können, sollten Sie die Umsatzsteuer nicht getrennt ausweisen, sondern den Betrag ohne Verwendung der Begriffe „Umsatzsteuer“ oder „Mehrwertsteuer“ als Sicherheit vereinnahmen. Auf jeden Fall muss der Umsatz von Anfang an als steuerfreier Umsatz aus einer innergemeinschaftlichen Lieferung gebucht werden, damit der entsprechende Buchnachweis sichergestellt ist (siehe Punkt 4). Offensichtlich ist, dass die Abholfälle weiterhin die kritischen und problematischen Fälle sein werden. Hier ist also Vorsicht geboten: Versuchen Sie, diese Art der Abwicklung weitgehend zu vermeiden.

7 Nachweise bei Reihengeschäften

Insbesondere der Nachweis der bewegten Lieferung bei innergemeinschaftlichen Reihengeschäften gestaltet sich oft schwierig. Die neue Rechtsprechung des BFH gibt Ihnen hier jedoch neue Möglichkeiten an die Hand, auch schwierige Situationen noch zu „retten“ und generell flexibler zu sein.

Nach Ansicht des BFH ist die bewegte Lieferung folgendermaßen festzulegen:

Wird der Gegenstand der Lieferung bei einem innergemeinschaftlichen Reihengeschäft mit drei Beteiligten vom letzten Abnehmer befördert oder versendet, so ist die erste Lieferung in Reihe die „bewegte Lieferung“ (sogenannter Abholfall).

Hinweis

Davon abweichend geht die deutsche Finanzverwaltung jedoch bisher davon aus, dass die bewegte Lieferung der Lieferung des mittleren Unternehmers an den letzten Abnehmer zuzuordnen ist.

Dies gilt nach Ansicht des BFH allerdings nicht, wenn der erste Abnehmer dem letzten Abnehmer die Verfügungsmacht über den Gegenstand bereits im Inland übertragen hat. In diesem Fall ist die bewegte Lieferung dann der Lieferung des ersten Unternehmers in der Reihe an den letzten Abnehmer zuzuordnen (BFH, Urteile vom 25.02.2015 – XI R 30/13; XI R 15/14).

In der Praxis bedeutet dies:

Erlangt der letzte Abnehmer die Verfügungsmacht bereits in dem Staat, in welchem die Lieferung beginnt, ist die Lieferung des mittleren Unternehmers an den letzten Abnehmer die bewegte, grenzüberschreitende Lieferung.
Im Umkehrschluss kann nur die Lieferung des ersten Unternehmers in der Reihe die bewegte, grenzüberschreitende Lieferung sein, wenn der letzte Unternehmer noch keine Verfügungsmacht in dem Staat erlangt hat, in welchem die Warenbewegung beginnt.
Für die Zuordnung der Warenbewegung ist es nicht relevant, welcher Unternehmer in der Reihe den Transport beauftragt hat oder die Gefahrtragung übernahm. Auch das Abstellen auf die vereinbarten internationalen Handelsklauseln im Vertrag ist demnach kein tragfähiges Kriterium.
Wenn sich der Übergang der Verfügungsmacht nicht zweifelsfrei feststellen lässt, ist die bewegte Lieferung regelmäßig der Lieferung des ersten Unternehmers in der Reihe an den ersten Abnehmer zuzuordnen.

Hierdurch ergeben sich im Einzelfall also faktische Wahlmöglichkeiten für die Zuordnung der bewegten Lieferung. Damit eröffnet sich Ihnen die Möglichkeit, die Festlegung der bewegten Lieferung zielgenauer zu steuern.

Ob die komplette Reorganisation der umsatzsteuerlichen Lieferkette basierend auf der neuen Rechtsprechung Sinn ergibt, sollte im Einzelfall überprüft werden. Gegebenenfalls ist die Berufung auf die neuen BFH-Kriterien auch nur für bestimmte Vorgänge interessant, bei denen es bisher Schwierigkeiten gab. In jedem Fall sollten Sie bei Eingriffen in ihr bisheriges System noch weiteren Rat einholen. Hierfür stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

8 Anhang

8.1 Übersicht über die Nachweismöglichkeiten

8.2 Vorschläge für eine elektronische Sammelgelangensbestätigung

a) für den Fall, dass Ihr Kunde die Ware bei Ihnen mit eigenem Fahrzeug abholt
b) für alle anderen Fälle (Beförderung durch Sie selbst mit eigenem Fahrzeug oder durch Dritte)

Reihengeschäften