Im Vorgriff auf den durch das JStG 2013 neu gefassten § 52b EStG legt das BMF in einem aktuellen „Entwurfsschreiben“:http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2012-10-02-elstam.pdf?__blob=publicationFile&v=2 als Starttermin für das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale den 1.11.2012 fest. Ab dann können Arbeitgeber die ELStAM der Arbeitnehmer mit Wirkung für 2013 abrufen.
BMF-Entwurf Startschreiben: Stand 2.10.12, IV C 5 – S 2363/07/0002-03
Übergangszeitraum 2012: BMF 6.12.11, IV C 5 – S 2363/07/0002-03, BStBl I 11, 1254
Hierzu wird als Einführungszeitraum das Kalenderjahr 2013 bestimmt, wobei zwei längere Umstellungszeiträume angeboten werden:
Arbeitgeber müssen die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abrufen, der Abruf ab 2014 ist verspätet. Solange das ELStAM-Verfahren in 2013 nicht angewendet wird, gelten für den Lohnsteuerabzug die Papierbescheinigungen „Lohnsteuerkarte 2010″ oder „Ersatzbescheinigung 2011 bis 2013″.
Nach erfolgtem Abruf bis Ende 2013 darf weitere sechs Monate das Papierverfahren genutzt werden, auch wenn dies in 2014 liegt. Die verzögerte Anwendung dient u.a. zur Erprobung auf Funktionsfähigkeit.
Damit sind auf Papier eingetragene Lohnsteuerabzugsmerkmale vorerst weiterhin gültig und dem Lohnsteuerabzug zugrunde zu legen. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber nach dem Starttermin zwar seine Arbeitnehmer im Einführungszeitraum in der ELStAM-Datenbank anzumelden.
Dies kann auch stufenweise, etwa zu verschiedenen Zeitpunkten oder pro Betriebsstätte erfolgen. Das erste Dienstverhältnis darf der Arbeitgeber während des Einführungszeitraums nur anmelden, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung mit den Steuerklassen I bis V vorliegt oder bei Auszubildenden ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte mit Klasse I, wenn der dies schriftlich bestätigt. Sofern die Umstellung auf ELStAM erfolgt ist, müssen sie ab der folgenden Lohnabrechnung angewendet und im Lohnkonto aufgezeichnet werden.
Die Rückkehr auf Papier ist dann nicht mehr möglich. Sollte der erstmalige Abruf der ELStAM während des Einführungszeitraums allerdings scheitern, gilt das nicht.
Das 15-seitige BMF-Startschreiben geht auf verschiedene Besonderheiten ein. Sofern die erstmals abgerufenen ELStAM von den auf Papier eingetragenen oder im Lohnkonto aufgezeichneten Lohnsteuerabzugsmerkmalen abweichen, hat der Arbeitgeber weder eine Korrektur noch eine Anzeigepflicht.
Der Arbeitgeber kann auf die sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum abgerufenen ELStAM einmalig verzichten und stattdessen den Lohnsteuerabzug für weitere 6 Monate gemäß der Lohnsteuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung durchführen, auch wenn dies über 2013 hinausreicht.
Für eine verzögerte Anwendung bedarf es der Zustimmung des Arbeitnehmers. Dies dient zur Erprobung auf Funktionsfähigkeit der eingesetzten Lohnabrechnungsprogramme und Prüfung der ELStAM durch die Mitarbeiter und bietet ihnen die Gelegenheit, mit dem FA Abweichungen aufzuklären. Spätestens nach Ablauf des 6-Monats-Zeitraums müssen Arbeitgeber ELStAM anwenden.
Härtefallanträge auf Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren für 2013 können frühestens ab dem letzten Lohnzahlungszeitraum in 2013 gestellt werden. Sind gegenüber den Verhältnissen 2012 abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale maßgebend, prüft das FA auf Antrag des Arbeitnehmers Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung und berichtigt diese.
Bei Abweichungen zugunsten des Arbeitnehmers be-steht Anzeigepflicht. In Hinblick auf Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2013 gelten die zuvor bescheinigten Beträge in 2013 ohne weiteren Antrag nur für die Zeit des Papierverfahrens bis zum Einsatz von ELStAM im Einführungszeitraum. Freibeträge zur Anwendung der ELStAM sind mit Ausnahme der Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene grundsätzlich neu zu beantragen.
