In der Literatur wird immer wieder empfohlen, Ausweiskopien zu fertigen und zu den Belegen zu nehmen. Dabei stellt sich allerdings die Frage, ob und wann das überhaupt erlaubt ist.
Rechtslage bis zum 28.7.2017: Kopien waren verboten
Das Kopieren war bis zur jüngsten Änderung des Personalausweisgesetzes unzulässig. Das hielt die Praxis jedoch nicht davon ab, es trotzdem zu tun. So musste das Verwaltungsgericht Hannover bspw. über einen Dienstleister urteilen, der routinemäßig die Personalausweise seiner Kunden scannte und speicherte. Nach Auffassung des Gerichts handelte es sich hierbei um einen schwerwiegenden Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Vorgaben (VG Hannover 28.11.13, 10 A 5342/11, openJur 2013,2793).
So wie dieser Dienstleister hielten sich bisher in der Praxis vor allem folgende Unternehmen wie
- Kfz-Händler und -Verleiher
- Telekommunikationsunternehmen
- Vermieter von Baumaschinen
nicht an das Verbot. Zu groß war die Angst, die Identität eines Lieferanten oder Kunden nicht nachweisen zu können und dadurch wirtschaftliche und vor allem (umsatz)steuerliche Schäden hinnehmen zu müssen.
Rechtslage seit dem 29.7.2017: Kopien sind nunmehr erlaubt
Der Gesetzgeber reagierte auf die praxisuntaugliche Regelung des Gesetzes. Nunmehr heißt es im „Gesetz über Personalausweise und den elektronischen Identitätsnachweis (Personalausweisgesetz – PAuswG) wie folgt:
§ 20 Verwendung durch öffentliche und nichtöffentliche Stellen
(1)Der Inhaber kann den Ausweis bei öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen als Identitätsnachweis und Legitimationspapier verwenden.
(2)Der Ausweis darf nur vom Ausweisinhaber oder von anderen Personen mit Zustimmung des Ausweisinhabers in der Weise abgelichtet werden, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist. Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Werden durch Ablichtung personenbezogene Daten aus dem Personalausweis erhoben oder verarbeitet, so darf die datenerhebende oder -verarbeitende Stelle dies nur mit Einwilligung des Ausweisinhabers tun. Die Vorschriften des allgemeinen Datenschutzrechts über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bleiben unberührt.
(3) Die Seriennummern, die Sperrkennwörter und die Sperrmerkmale dürfen nicht so verwendet werden, dass mit ihrer Hilfe ein automatisierter Abruf personenbezogener Daten oder eine Verknüpfung von Dateien möglich ist. Dies gilt nicht für den Abgleich von Sperrmerkmalen durch Diensteanbieter zum Zweck der Überprüfung, ob ein elektronischer Identitätsnachweis gesperrt ist.
(4) Beförderungsunternehmen …
(5) Zum Zwecke des Jugendschutzes …
Hinweise des BMI zur aktuellen Rechtslage
Das Bundesinnenministerium weist zunächst darauf hin, dass
- Personalausweis und
- Reisepass
ausschließlich der Identifikation dienen.
Sofern das Ausweisdokument im Original vorgelegt wird und die Identifizierung erfolgte (§ 20 Abs. 1 PAuswG), genügt in vielen Fällen die Anfertigung eines entsprechenden Vermerks, z. B. „Personalausweis/Reisepass hat vorgelegen“.
Eine zusätzliche Kopie des Ausweises wäre in diesen Fällen nicht unbedingt erforderlich – aber zulässig. Dem Ausweisinhaber steht es frei, Kopien seines Ausweises anzufertigen.
Praxistipp | Die Ablichtung muss
- eindeutig und
- dauerhaft
als Kopie erkennbar sein.
Die Weitergabe einer Ausweiskopie ist nur durch den Ausweisinhaber zulässig.
Mit Zustimmung des Ausweisinhabers kann auch eine andere Person eine Ausweiskopie anfertigen. Die Weitergabe der Ausweiskopie durch die andere Person an Dritte ist jedoch nicht zulässig.
Praxistipp | Das heißt: Sie dürfen Kopien von den Ausweisen Ihrer Geschäftspartner fertigen – wenn diese Ihnen das erlauben!
„Andere“ Daten
Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, können und sollen auf der Kopie vom Ausweisinhaber geschwärzt werden. Das gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte
- Zugangsnummer und
- Seriennummer,
sofern nicht gesetzliche Regelungen diese Angaben erfordern, z. B. das Geldwäschegesetz.
Praxistipp | Der Ausweisinhaber ist von Ihnen auf die Möglichkeit und Notwendigkeit der Schwärzung hinzuweisen.
Praktische Anwendungsfälle
Es gibt gesetzlich geregelte Fälle, in denen Kopien von Ausweisen erstellt werden dürfen oder müssen:
- § 8 Abs. 2 Satz 2 des Geldwäschegesetzes (einschließlich der Seriennummer)
- § 95 Abs. 4 Satz 3 des Telekommunikationsgesetzes
- § 64 Abs. 1 Nr. 2 der Fahrerlaubnisverordnung
Für Zwecke der Umsatzsteuer sollten Kopien insbesondere zum Nachweis von
- Ausfuhrlieferungen und
- innergemeinschaftlichen Lieferungen
gefertigt werden.
Die Fertigung von Ausweiskopien ist hier an keiner Stelle vorgeschrieben. Dem Unternehmer steht es aber frei, den Belegnachweis mit allen geeigneten Belegen und Beweismitteln zu führen, aus denen sich das Gelangen des Liefergegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet an den umsatz- steuerrechtlichen Abnehmer in der Gesamtschau nachvollziehbar und glaubhaft ergibt.
Fundstelle
BMI, Ausweiskopien sind mit Ihrem Einverständnis erlaubt
