E-Bilanz: Konsequenzen der E-Bilanz

Bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen zukünftig entweder den Inhalt ihrer Handelsbilanz und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) einschließlich einer steuerlichen Überleitungsrechnung _oder_ den Inhalt ihrer Steuerbilanz einschließlich einer steuerlichen Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch an das Finanzamt übermitteln (sog. elektronische Bilanz).
Damit wird die bisherige Übermittlung durch Abgabe in Papierform durch eine Übermittlung durch Datenfernübertragung ersetzt.
In der Praxis und in der Literatur wird dies überwiegend unter dem Begriff der E-Bilanz erörtert und diskutiert. Der Begriff der E-Bilanz wird von der Finanzverwaltung weit ausgelegt, was dazu führt, dass neben der Bilanz und GuV auch noch weitere, rechtsformabhängige Berichtsbestandteile gefordert werden. Darüber hinaus sind neben den sog. periodischen Übermittlungen für ein Wirtschaftsjahr auch sog. aperiodischen Anlässe in E-Bilanz Datensätze zu übermitteln.
In diesen Artikel möchten wir Ihnen liebe Leser und Leserinnen nachfolgend einen kurzen Überblick über die Konsequenzen, technische Begriffe sowie eine Zusammenfassung der zwingend einzureichenden Berichtsbestandteile geben. Haben Sie Fragen betreffend der E-Bilanz können Sie uns gerne kontaktieren. Gerne stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Schreiben des BMF vom 05.06.2012 zur Veröffentlichung der aktualisierten Taxonomien (Version 5.1)
Schreiben des BMF vom 28.09.2011 zur elektronischen Übermittlung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung
Übersicht über die Verwendung der Taxonomie-Versionen für die Übermittlung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung
FAQ Technische Leitfäden zur E-Bilanz
Schreiben des BMF vom 19. Januar 2010 zum Übermittlungsformat
Schreiben des BMF vom 16. Dezember 2010 zum amtlich vorgeschriebene Datensatz – die XBRL-Taxonomie

Betroffen sind alle bilanzierenden Unternehmen. Diese eingeführte Regelung der E-Bilanz betrifft Unternehmen, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a EStG ermitteln. Für die nach § 140 oder § 141 AO eine Verpflichtung zur Buchführung besteht bzw. Unternehmer, die freiwillig Bücher führen. Diese unterliegen unabhängig von ihrer Rechtsform oder Größenklasse der nominierten Verpflichtung bzw. Regelung des § 5b EStG zur Übermittlung E-Bilanz an den Fiskus.
Konkret heißt das, dass alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen von dieser Regelung betroffen sind. Es gibt keine Begrenzungen auf gewisse Rechtsformen, weder Kleinunternehmen die sich z. B. für Rechtsform der UG (haftungsbeschränkt) entschlossen haben noch abschlussgeprüfte Großunternehmen werden von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung des Datensatzes ausgenommen.
Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch die sog. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln, brauchen keine E-Bilanz zu übermitteln.
Die elektronische Übermittlung von steuerlichen Bilanzen sowie GuV sind erstmals für Wirtschaftsjahre durchzuführen, die nach dem 31.12.2011 beginnen. Jedoch können Unternehmen für das Wirtschaftsjahr 2012 noch Papierbilanzen versenden. Dies bedeutet, dass erstmals der Jahresabschluss 2013 in 2014 verpflichtend elektronisch zu übertragen ist und das Taxonomie konforme Buchungsverhalten zu beachten ist.
Zwingend sind also ab dem Jahr 2013 die geforderten Daten elektronisch zu versenden. Konkret heißt das, dass Bilanzierungspflichtige ihr Buchungsverhalten ab den Jahr 2012 entsprechend der Gliederungstiefe des vorgegebenen Datenschemas der E-Bilanz anpassen müssen.
Dies heißt aber nicht, dass noch kein jetziger Handlungsbedarf besteht. Es ist zwingend erforderlich die entsprechenden vorbereitenden Handlungen zu organisieren, da die E-Bilanz ihre Schatten voraus wirft und einen erheblichen Einfluss auf das innerbetriebliche Rechnungswesen und Buchungsverhalten hat. Diese vorbereiteten Handlungen sollten bis zum 31.12.2012 erledigt sein.
Konsequenzen der E-Bilanz
Buchungsverhalten
Im Zentrum der Kritik der E-Bilanz steht die Frage, ob das Rechnungswesen bzw. das Buchungsverhalten eines Unternehmers zu ändern ist und falls ja, in welchen Umfang. Die eigentliche Absicht des Gesetzgebers besteht darin, das Buchungsverhalten des Steuerpflichtigen zu standardisieren und letztendlich die Detailgenauigkeit durch Untergliederungen von Bilanz und GuV zu erhöhen.
Somit hat die Neuregelung der E-Bilanz einen erheblichen Einfluss auf das unterjährige Buchungsverhalten bzw. auf das innerbetrieblichen Rechnungswesen.
Daher ist ein wichtiger Umsetzungsschritt die Anpassung des innerbetrieblichen Rechnungswesens an die Anforderungen der Finanzverwaltung betreffend auf das E-Bilanz Datenschema. Es muss eine Anpassung der durch die sog. Taxonomie geforderten Daten mit dem innerbetrieblich verwendeten Kontenrahmen vorgenommen werden. Die Standardkontenrahmen bietet bereits vor E-Bilanz eine Fülle an Konten zur differenzierten Abbildung der Sachverhalte. Durch E-Bilanz sind aber neue Konten hinzugekommen.
Grundsätzlich definiert die Taxonomie den Umfang des amtlichen Datensatzes i. S. des § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG. Sie gibt den Umfang bzw. die Gliederungstiefe bestimmter Geschäftsvorfälle vor. Diese Geschäftsvorfälle müssen dann in der laufenden Finanzbuchhaltung 2012 bzw. 2013 so gebucht werden, dass bei der Übermittlung der Jahresabschlussdaten diese konform zum Datenschema der E-Bilanz übermittelt werden können. Ansonsten rückt man im Fall von nicht E-Bilanz konformem Buchungsverhalten in das Interesse einer eventuellen Betriebsprüfung.
So ergibt sich grundsätzlich die Frage welche Geschäftsvorfälle müssen aufgrund der Taxonomie neu gebucht bzw. abgebildet werden? Diese Frage stellt sich in Abhängigkeit davon, ob ein derartiger Geschäftsvorfall überhaupt vorliegt und in welchem Umfang diese Angaben für Besteuerungszwecke benötigt werden.
Grundsätzlich, ähnelt die Taxonomie mit ihrem Gliederungsschema bzw. Gliederungstiefe einem erweiterten Kontenrahmen. In technischer Hinsicht geht jedoch eine Taxonomie weit über eine Kontenrahmenstruktur hinaus und stellt Verbindungen und rechnerische Verknüpfungen zwischen einzelnen Positionen her.
Die Finanzverwaltung kann aus dem übertragenen Datensatz Rückschlüsse ziehen, so dass programmgestützte Analysen möglich sind. So überprüfbar ob zum Bespiel der Wert der Drohverlustrückstellung gemessen an der Bilanzsumme in der üblichen Bandbreite liegt oder nicht. Ist dies nicht der Fall wäre das ein Anlass für automatisch generierte Nachfragen.
Darüber hinaus muss die E-Bilanz in Zusammenhang mit den verpflichtenden Regelungen des Bilanzmodernisierungsgesetzes (BilMog) gesehen werden. Bisher wurde in der Praxis insbesondere bei KMU`s, aus Zeit- und Kostengründen vielfach versucht, einheitliche Handels- und Steuerbilanzen aufzustellen.
Die umfangreichen gesetzlichen Änderungen durch das Inkrafttreten des BilMoG haben diese vorher schon schwierige Aufgabe nunmehr nahezu unmöglich gemacht. Durch das BilMoG klaffen Handelsbilanz und Steuerbilanz auseinander, so dass einheitliche Handels- und Steuerbilanzen zukünftig eher die Ausnahme als die Regel sind. Grund dafür ist, dass handels- als auch steuerrechtliche Bilanzansätze in der Rechnungslegung zunehmend zu Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz führen.
Risikomanagement der Finanzverwaltung
Letztendlich verfolgt die Finanzverwaltung mit der E-Bilanz auch das Ziel eine Risikoanalyse durchzuführen. Durch die E-Bilanz hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, Unternehmensdaten ohne weitere manuelle Eingriffe EDV-gestützt zu analysieren und weiterzuverarbeiten. Natürlich sind das alles Prüfschritte die bisher durch manuelle Sichtung der Jahresabschlussunterlagen möglich waren. Durch E-Bilanz werden diese aber automatisch abgewickelt. Entscheidungsparameter werden hier aus dem Zahlenwerk der (Steuer) Bilanz- und GuV etc. abgeleitet. Der Finanzverwaltung steht für eine solche Prüfung somit die Möglichkeiten des elektronischen Datenzugriffs auf die EDV-Systeme im Rahmen der Außenprüfung gemäß § 147 Abs. 6 AO zur Verfügung.
Unter dem Schlagwort der sog. elektronischen Risikomanagement hat die Finanzverwaltung unter anderem folgende Möglichkeiten:
Eine Analyse der Bilanz und GuV Struktur im Hinblick zu den einzelnen Positionen untereinander.
Unternehmensinterne wie auch unternehmensübergreifende Zeitreihen- und Branchenvergleiche anhand von Kennzahlen.
Durchführung von Validitätsprüfungen, Verprobungen und Mehrjahresvergleiche.
Kennziffernbasierte automatische Auswahl prüfungsrelevanter Fälle sowie
Sammlung von Datenbanken
Aus dieser automatischen Vorauswahl werden risikobehafteten Fälle digital analysiert, was in der Konsequenz eine Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung bedeutet, wenn durch eine elektronische Prüfung Nachfragen generiert werden.
Die Finanzverwaltung hat somit nun auch die Möglichkeit ein elektronischen Einblick in die Buchungsunterlagen aller steuerpflichtigen Unternehmen vorzunehmen mit allen damit verbundenen Konsequenzen. So wird die Finanzverwaltung mit den Jahren jahresübergreifende Analysen durchführen.
Taxonomie
Eine Taxonomie ist ein Datenschema für Jahresabschlussdaten und bildet das Kernstück der E-Bilanz. Dieses amtliche Datenschema wird auch als HGB-Taxonomie 5.1 oder alternativ als E-Bilanz-Taxonomie oder Taxonomie Steuer bezeichnet.
Das amtliche Datenschema der Taxonomien steht unter „www.eSteuer.de“:http://www.esteuer.de/ zur Ansicht und zum Abruf bereit.
Mittels dieser Taxonomie werden die unterschiedlichen Positionen definiert, aus denen eine Bilanz oder eine Gewinn- und Verlustrechnung besteht. Darüber hinaus können die einzelnen Positionen von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung entsprechend ihrer Beziehungen untereinander zugeordnet werden. Die Taxonomie ist ein eindeutiges Bindeglied zwischen der Buchhaltungssoftware des Bilanzierenden und der (Analyse) Software der Finanzverwaltung.
Die elektronische Übermittlung der Inhalte der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgt grundsätzlich nach der Kerntaxonomie. Für bestimmte Wirtschaftszweige wurden Branchentaxonomien erstellt, die in diesen Fällen für die Übermittlung der Datensätze zu verwenden sind.
Dies sind Ergänzungstaxonomien (Wohnungswirtschaft, Verkehrsunternehmen, Land und Forstwirtschaft, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Kommunale Eigenbetriebe) oder Spezialtaxonomien (Banken und Versicherungen).
Die Taxonomien teilen sich im Wesentlichen in drei Taxonomiearten auf:
Kerntaxonomie,
Branchentaxonomie bzw. Ergänzungstaxonomien
Spezialtaxonomie.
Je nach Rechtsform und angewendetem Verfahren der Gewinn- und Verlustrechnung (Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren) sind nur die relevanten Positionen zu befüllen, bei denen auch tatsächlich Geschäftsvorfälle vorliegen.
Übermittlungsformat
Für die Übermittlung der jeweiligen Datensätze ist der international verbreitete XBRL-Standard zu verwenden (XBRL = eXtensible Business Reporting Language). Jedes Finanz- und Rechnungswesen ist somit auf XBRL-Konformität zu überprüfen bzw. umzustellen. XBRL konkretisiert den Standard für die Übermittlung von Finanzinformationen.
Das bedeutet, es werden die „Spielregeln“ definiert wie ein Datensatz auszusehen hat. Der XBRL-Standard beinhaltet somit grundsätzlich die (Steuer) Bilanz und GuV die nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (E-Bilanz) durch Datenfernübertragung an das zuständige FA zu übermitteln ist.
Dieser Standard vereinfacht den Datenaustausch und vor allem die Datenanalyse. Diese auf dem XBRL basierende Datensätze können Information erkennen, auswählen, analysieren, speichern, mit anderen Computern austauschen und auf verschiedene Art und Weise auswerten. Es werden Zusatzinformationen hinterlegt, so dass ein Wert oder eine Zahl aus der Bilanz und GuV ausgewertet werden können.
Bestandteile der E-Bilanz bzw. einzureichende Berichtsbestandteile
Die E-Bilanz setzt sich zusammen aus einem Stammdaten-Modul (GCD-Modul (Global Common Data)) und einem Jahresabschluss-Modul (GAAP-Modul (General Accepted Accounting Principles)):
Das GCD-Modul enthält ein Datenschema mit dem die Stammdaten eines Unternehmens übermittelt werden. Hierzu zählen:
Dokumentinformationen,
Informationen zum Bericht und
Informationen zum Unternehmen.
Die Finanzverwaltung fordert neben dem Stammdaten-Modul verpflichtend die Übermittlung des Jahresabschluss-Moduls. Das Jahresabschluss-Modul bzw. das GAAP-Modul unterteilt sich in verschiedene Berichtsbestandteile und enthält ein Datenschema zur Übermittlung der gebräuchlichen Berichtsbestandteile für Unternehmen aller Rechtsformen und Größenordnungen.
So ist neben dem Stammdaten-Modul das Jahresabschluss-Modul mit folgenden zwingenden Berichtsbestandteilen zu übermitteln.
Bilanz,
Gewinn- und Verlustrechnung,
Ergebnisverwendung,
Kapitalkontenentwicklung für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften,
steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften),
steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften,
steuerliche Gewinnermittlung für besondere Fälle (u. a. steuerliche Gewinnermittlung bei Betrieben gewerblicher Art und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb),
steuerliche Modifikationen (insbesondere Umgliederung bzw. Überleitungsrechnung),
Detailinformationen zu Positionen (Kontensalden zu einer Position).
Daneben existieren noch weitere Berichtsbestandteile die freiwillig an die Finanzverwaltung übersendet werden können, so z. B. der von der Finanzverwaltung in der Regel benötigte Anlagespiegel im Anhang.
Die Kapitalkontenentwicklung für Personenhandelsgesellschaften / Mitunternehmerschaften ist jedoch erst für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen elektronisch zu übertragen. Die Übermittlung von Sonder- und Ergänzungsbilanzen sind jeweils in gesonderten Datensätzen nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz und zwar je Gesellschafter zu übermitteln. Für Wirtschaftsjahre, die vor dem 1. 1. 2015 enden, wird es allerdings nicht beanstandet, wenn die Inhalte der Sonder- und Ergänzungsbilanzen in einem Freitextfeld der Taxonomie im Berichtsbestandteil „steuerliche Modifikationen“ übermittelt werden
Es steht dem Unternehmen frei, welche der beiden Übermittlungsvarianten (handelsrechtlicher Einzelabschluss mit Überleitungsrechnung zu den steuerlichen Wertansätzen oder eine Steuerbilanz einschließlich zugehöriger Gewinn- und Verlustrechnung) übermittelt wird wird.
Die elektronische Übermittlung der E-Bilanz erfolgt technisch unabhängig von der elektronischen Übermittlung Steuererklärungen. Eine zeitgleiche Übermittlung ist nicht erforderlich, jedoch sind die allgemeinen und einzelgesetzlichen Abgabefristen identisch. Die Abgabefristen richten sich demnach nach den Fristen für die Abgabe der Steuererklärungen (Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuererklärungen sowie Feststellungserklärungen).
Bei geänderten oder berichtigten Bilanzen, ist stets eine Übermittlung des korrigierten Datensatzes vorzunehmen.
Der persönliche Anwendungsbereich betrifft nicht nur die periodischen Übermittlungen (Bilanz, GuV, etc.), ferner sind auch Bilanzen bei den sog. aperiodischen Übermittlungen an das Finanzamt elektronisch zu übermitteln.
Diese Bilanzen sind:
Eröffnung bzw. Gründung eines Betriebs,
Veräußerung (§ 16 Abs. 1, 2, 4, 5 EStG) oder Aufgabe eines Betriebs (§ 16 Abs. 3, 3a EStG),
Änderung der Gewinnermittlungsart (z.B. R 4.5 Abs. 6 EStG),
Umwandlungsfälle (Übertragungs-/Übernahme Bilanzen, Schlussbilanzen gem. § 3, § 11 ,§ 12 UmwStG),
Gesellschafterwechsel (Zwischenbilanzen als Sonderform einer Schlussbilanz z.B. § 24 Abs.2 UmwStG),
Liquidationbilanzen einer Körperschaft (§ 11 KStG).
Praxishinweis:
Diese aperiodische Übermittlung von Bilanzen ist kritisch zu sehen, da in der Praxis diese Fälle grundsätzlich heute außerhalb der Buchhaltungssoftware, so z.B. in MS Excel erstellt werden bzw. ergänzt werden. Sie setzt somit eine eingerichtete Buchhaltung für diese Fälle voraus und geht somit über die vom Gesetzgeber geschaffene Ermächtigungsregelung hinaus. Für solche Sachverhalte könnte die Härtefallregelung zur Anwendung kommen gem. § 5 Abs. 2 EStG i. V. m. § 150 Abs. 8 AO.