Gemäß § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das vorhandene Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.
Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten hierfür hat der Steuerpflichtige zu tragen.
Eine Rückstellung für Aufwendungen zur Anpassung der betrieblichen EDV an die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen durch die Betriebsprüfung nach § 147 Abs. 6 AO ist steuerlich nicht zulässig.
OFD Rheinland 5.11.08, S 2137 – St 141
Auf dieses Ergebnis einer Erörterung auf Bundesebene weist die OFD Rheinland hin.
Die Voraussetzungen für eine Rückstellung sind nicht erfüllt, da es sich um keine inhaltlich und zeitlich hinreichend konkretisierte Verpflichtung gegenüber Dritten handelt. Die drohende Schätzung bei Nichteinhaltung der Vorgaben ist zwar ein wirtschaftlicher Nachteil. Dieser führt aber nicht zu Sanktionen, die zu einer Rückstellungsfähigkeit der Aufwendungen führen.
Zwar knüpft die Anpassungsverpflichtung an die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsverpflichtung für Geschäftsvorgänge eines abgelaufenen Jahres an. Doch das Recht auf Datenzugriff durch Einsichtnahme der gespeicherten Daten muss erst zu dem ungewissen Ereignis des Beginns einer Außenprüfung erfüllt sein.
Daher ist weder eine wirtschaftliche Verursachung noch die ernsthafte Inanspruchnahme am Bilanzstichtag gegeben. Darüber hinaus steht es Betrieben frei, ob und wann sie entsprechende Anpassungsmaßnahmen ergreifen wollen.
