1 Allgemeines
Für kurzfristige Übernachtungsleistungen von bis zu sechs Monaten in Hotels, Pensionen, Gasthöfen, Ferienwohnungen und Fremdenzimmern sowie möblierten Appartements gilt der gegenüber dem Steuersatz von 19 % ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Neben dem reinen Übernachtungsangebot gilt der ermäßigte Steuersatz auch für übliche Nebenleistungen zu einer Übernachtung, nicht hingegen für sonstige Angebote des Hoteliers wie beispielsweise die Ausgabe von Frühstück und anderen Mahlzeiten oder die Nutzung von Telefon und Pkw-Parkplatz.
1.1 Begünstigte Nebenleistungen
Der ermäßigte Umsatzsteuersatz gilt ausschließlich für kurzfristige Übernachtungsleistungen sowie die üblichen Nebenleistungen, die umsatzsteuerrechtlich wie die Hauptleistung „Vermietung“ behandelt werden. Derart begünstigte Nebenleistungen sind etwa
- die Bereitstellung von Heizung, Wasser und Strom,
- die Überlassung von Bettwäsche, Handtüchern, Bademänteln, Körperpflegeutensilien, Schuhputz- und Nähzeug, Mobiliar oder Einrichtungsgegenständen (z.B. Fernsehgerät, Radio, Telefon, Zimmersafe),
- die Reinigung von Zimmer oder (Ferien-)Wohnung,
- die angebotenen Servicedienste (z.B. Weckdienst, Bereitstellung von Schuhputzautomaten und die Unterbringung von Tieren in den überlassenen Wohn- und Schlafräumen) sowie
- die Bereitstellung von Schwimmbädern.
1.2 Nicht begünstigte Nebenleistungen
Sonstige Umsätze, die mit Übernachtungen zusammenhängen, aber nicht unmittelbar der Beherbergung dienen, fallen dagegen nicht unter die Steuerermäßigung. Dies gilt beispielsweise für Umsätze, die erzielt werden durch Angebote wie
- die Verpflegung (insbesondere Frühstück, Halb- oder Vollpension, „All inclusive“),
- die Überlassung von Räumen oder Orten, die nicht der Beherbergung dienen (z.B. Garage, Pkw-Park- und Stellplatz, Bootshaus),
- die Nutzung von Kommunikationsnetzen (insbesondere Telefon und Internet),
- die Pay-TV-Nutzung („pay per view“),
- die Getränkeversorgung aus der Minibar,
- Wellness- und sonstige Pauschalangebote,
- die Überlassung von Tagungsräumen sowie Zimmern zur Ausübung einer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit,
- die Reinigung und das Bügeln von Kleidung,
- die Bereitstellung von Waschmaschinen bei Ferienwohnungen,
- die Überlassung von Fahrkarten oder Eintrittskarten für Veranstaltungen, die nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegen,
- den Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft sowie von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs,
- die Überlassung von Sportgeräten und -anlagen,
- die Nutzung von Saunaeinrichtungen sowie
- Ausflüge.
Hinweis
Auch wenn diese Leistungen im Entgelt für die Beherbergung enthalten sind, ändert das nichts an ihrer Besteuerung mit 19 %.
2 Besonderheiten für Hoteliers
Die Differenzierung zwischen Umsätzen, die mit 7 % oder mit 19 % versteuert werden müssen, birgt Abrechnungsschwierigkeiten. Allerdings können diese nicht dadurch umgangen werden, dass lediglich ein Pauschalpreis für eine Übernachtung mit dem ermäßigten Steuersatz in Rechnung gestellt wird, ohne dass etwa das Frühstück in der Rechnung ausgewiesen wird.
Selbst bei Pauschalangeboten für eine Hotelübernachtung inklusive Vollpension und bestimmter Wellnessanwendungen ist der Hotelbetreiber verpflichtet, seine Kalkulation in der Rechnung offenzulegen, da er für die Beherbergungsleistung einen gesonderten Umsatzsteuersatz in Rechnung stellen muss.
2.1 Angaben in der Rechnung
Aufgrund der unterschiedlichen Steuersätze müssen Beherbergungsunternehmen in ihren Rechnungen neben der reinen Übernachtungsleistung (7 %) die Nebenleistungen für Verpflegung und sonstige gesondert in Rechnung gestellte Leistungen (19 %) getrennt ausweisen – sowohl beim Netto- als auch beim jeweiligen Umsatzsteuerbetrag.
Hinweis
Lediglich bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen gibt es formale Erleichterungen.
Soweit eine Pflicht zur Rechnungserteilung besteht, beispielsweise gegenüber Geschäftsreisenden, muss die Rechnung
- das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt,
- den Steuersatz sowie
- den Steuerbetrag
enthalten.
Hinweis
Wird für nicht von der Steuerermäßigung erfasste Hotelleistungen kein gesondertes Entgelt berechnet, ist deren Anteil zu schätzen – etwa auf Basis der internen Kalkulation.
2.2 Erlaubte Erleichterungen
Die Finanzverwaltung erlaubt es, bestimmte in einem Pauschalangebot enthaltene, nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z.B. „Business-Package“ oder „Servicepauschale“) zusammenzufassen. Dies gilt für folgende Leistungen:
- Abgabe eines Frühstücks
- Nutzung von Kommunikationsnetzen
- Reinigung und Bügeln sowie Schuhputzservice
- Transport zwischen Bahnhof oder Flughafen und Unterkunft sowie von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs
- Nutzung von Saunaeinrichtungen
- Überlassung von Fitnessgeräten sowie von Parkplätzen für das Abstellen von Fahrzeugen
Alternativ darf der auf diese Posten entfallende Teil mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt werden. Dies gilt für Kleinbetragsrechnungen entsprechend.
Hinweis
Die Vereinfachungsregelung gilt aber nur, wenn für diese Leistungen nichts gesondert berechnet wird.
2.3 Umgang mit Gästekarten
Es gibt zahlreiche Hoteliers, die über Tourismusverbände und ähnliche Zusammenschlüsse eine regionale Gästekarte anbieten. Hiermit kann der Gast dann verschiedene Einrichtungen wie Schwimmbad, Wellnessbereich oder ein örtliches Museum kostenlos nutzen. Die Umlage für die Gästekarte zahlt das Hotelunternehmen (und nicht der Gast) an den Tourismusverband. Deren Höhe bemisst sich allein anhand der Anzahl der Übernachtungen im jeweiligen Hotel.
Hinweis
Das Unternehmen darf diese Umlage nicht gesondert ausweisen, weil der Hotelier rechtlich gesehen nicht den Status eines Reiseveranstalters hat.
Für den Kunden stellt die Gästekarte eine kostenlose Zusatzleistung zur Übernachtung dar. Der Übernachtungspreis verringert sich auch nicht für den Fall, dass der Gast die Karte nicht annimmt oder nicht nutzt. Im Übernachtungspreis ist kein Anteil für die Gästekarte enthalten. Auch zahlt der Gast in Bezug auf die Gästekarte kein steuerrelevantes Entgelt an den Hotelier.
Daher ist kein gesonderter Ausweis der Gästekarte oder der anteiligen Umsatzsteuer auf der Rechnung vorzunehmen.
3 Auswirkungen auf die Reisekostenabrechnung
Der ermäßigte Umsatzsteuersatz für Übernachtungsleistungen und der daraus resultierende separate Ausweis der Frühstückskosten, die mit 19 % zu versteuern sind, hat lohnsteuerliche Konsequenzen.
3.1 Verpflegungspauschale vs. tatsächliche Kosten
Das Frühstück ist gesondert in der Rechnung auszuweisen. Dieser ausgewiesene und vom Arbeitgeber erstattete Frühstücksbetrag ist zu versteuern, wenn er über der steuerlichen Verpflegungspauschale liegt.
Beispiel
Die Verpflegungspauschale am Abreisetag beträgt 12 €. Werden die Frühstückskosten in der Hotelrechnung mit 20 € ausgewiesen, so gilt:
- Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diese tatsächlich angefallenen Kosten, unterliegt die Differenz von (20 €– 12 € =) 8 € der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherung.
- Erhält der Arbeitnehmer hingegen nur die Pauschale, fällt zwar kein zusätzlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn an. Doch der Arbeitnehmer ist dann mit den nicht erstatteten 8 € endgültig belastet. Allerdings kann er den nicht erstatteten Betrag in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
3.2 Sachbezugswert
Alternativ kommt jedoch der Ansatz des Sachbezugswerts in Betracht, wenn der Arbeitgeber das Frühstück direkt mit der Übernachtung beim Hotel bucht. Der amtliche Sachbezugswert für ein Frühstück beträgt 1,70 € im Jahr 2017 (2016: 1,67 €; 2015: 1,63 €). Als weitere Erleichterung kommt hinzu, dass der Sachbezugswert nicht nur für das Frühstück, sondern für sämtliche Mahlzeiten gilt, die bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt werden. So können im Jahr 2017 je Mittag- oder Abendessen 3,17 € (2016: 3,10 €; 2015: 3,00 €) berücksichtigt werden.
Diese Vereinfachung für Mahlzeiten gelingt auch dann, wenn der reisende Arbeitnehmer selbst die Übernachtung mit Mahlzeit bucht. Der Arbeitnehmer darf die Rechnung bezahlen und sich dann erstatten lassen. Formale Voraussetzung ist lediglich, dass
- die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
- die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.
Sofern der Sachbezugswert lohnversteuert wird, ist es für die Steuerfreiheit der Arbeitgebererstattung in jedem Fall unerheblich, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind.
Der Sachbezugswert muss aber nicht zwingend gesondert lohnversteuert werden. Der Arbeitgeber kann ihn auch direkt von den zu erstattenden Reisespesen abziehen.
Beispiel
Eine Übernachtung mit Frühstück kostet 100 € brutto. Der Arbeitgeber wendet die Sachbezugsregelung an. Er kann seinem Mitarbeiter die kompletten 100 € steuerfrei erstatten. Das gilt unabhängig davon, ob das Frühstück auf der Hotelrechnung separat oder im Sammelposten für Nebenleistungen ausgewiesen ist. Nunmehr hat er die Möglichkeit, die 1,70 € im Jahr 2017 entweder bei der Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer abzuziehen oder als steuerpflichtigen Arbeitslohn zu behandeln.
3.3 Nicht separat ausgewiesene Mahlzeiten
Die Finanzverwaltung akzeptiert, wenn das Hotel die Nebenkosten inklusive Frühstück als Pauschalpreis oder Servicepauschale ausweist (siehe Punkt 2.2). Dann kann der Arbeitgeber die 4,80 € von den steuerfrei zu erstattenden Nebenkosten abziehen und die Verpflegungspauschale voll ausbezahlen.
Beispiel
Das Hotel weist für die Übernachtung 80 € aus. Das Frühstück ist im Sammelposten für Nebenleistungen (Business-Package) mit 20 € ausgewiesen. Der Arbeitgeber kann für die Übernachtung 80 € steuerfrei erstatten. Hinzu kommen 15,20 € (= 20 € – 4,80 €) als Reisenebenkosten. Die steuerfreie Erstattung beläuft sich auf insgesamt 95,20 €.
Denkbar ist der Fall, dass Sie im Hotel gegessen haben und die Kosten hierfür in der Gesamtrechnung aufgeführt sind. Weil Essen und Trinken aber bereits über die Verpflegungspauschale abgegolten sind, können Sie die Kosten für die Mahlzeit nicht mehr über die Hotelrechnung bei den Übernachtungskosten steuerlich berücksichtigen. Andernfalls liefe das auf eine doppelte Erstattung hinaus, die das Finanzamt nicht erlaubt. Daher gilt bei der Reisekostenabrechnung: Sind Frühstück, Mittagessen oder Abendessen in der Hotelrechnung enthalten, müssen Sie diese Kosten aus der Rechnung streichen oder herausrechnen.
Werden Mahlzeiten in der Hotelrechnung nicht gesondert aufgeführt, können sie auch nicht gestrichen werden (z.B. bei der Angabe „Vollpension“ oder „Halbpension“). In einem solchen Fall rechnen Sie die Verpflegungspauschale aus der Hotelrechnung heraus, indem Sie den Satz für 24-stündige Abwesenheit zu Hilfe nehmen und Ihre Hotelrechnung für jeden Tag und jede Übernachtung pauschal neu berechnen.
- Ist das Frühstück in der Hotelrechnung enthalten, so ziehen Sie ein Fünftel (20 %) der Verpflegungspauschale von der Hotelrechnung ab.
- Sind Mittag- oder Abendessen in der Hotelrechnung enthalten, so ziehen Sie jeweils zwei Fünftel (40 %) der Verpflegungspauschale ab.
Diese Methode gilt für Arbeitnehmer und Selbständige.
