Gutscheine und Sachbezüge: Nachträgliche Kostenerstattungen vermeiden

Sachbezüge vom Arbeitgeber sind als Arbeitslohn steuerpflichtig. Für Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber herstellt oder erbringt, profitieren die Mitarbeiter von dem Personalrabatt-Freibetrag von 1.080 EUR im Jahr. Für andere Wohltaten gibt es eine weitere interessante Steuervergünstigung: die kleine Sachbezugsfreigrenze von 44 EUR pro Monat. Diese 44-EUR-Grenze haben sich in der Vergangenheit viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer zunutze gemacht, beispielsweise durch die monatliche Hingabe eines Warengutscheins oder durch Kostenerstattungen nach dem Erwerb von Waren durch Arbeitnehmer.

Ab dem 1.1.2020 ist im Gesetz festgeschrieben worden, dass nachträgliche Kostenerstattungen nicht mehr als Sachbezug gelten, folglich nicht unter die 44 EUR-Grenze fallen und zu versteuern sind (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EStG, geändert durch das „Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“). Damit sind folgende – in der Vergangenheit lieb gewordene – Modelle unseres Erachtens nicht mehr zulässig, und die Kostenerstattungen führen zu einer Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht:

• Ein Arbeitnehmer tankt zunächst auf eigene Rechnung und legt seinem Arbeitgeber jeweils am Monatsende eine Tankquittung über 44 EUR vor. Der Arbeitgeber erstattet seinem Arbeitnehmer daraufhin 44 EUR.
• Der Arbeitnehmer kauft Monat für Monat Waren im Wert von 44 EUR ein und legt seinem Arbeitgeber – wie im Fall der Tankquittungen – am Monatsende die Rechnungen vor. Der Arbeitgeber erstattet seinem Arbeitnehmer daraufhin 44 EUR.
• Der Arbeitnehmer kauft sich jeden Monat selbst einen Gutschein über 44 EUR, zum Beispiel in einem Blumengeschäft, überreicht dem Arbeitgeber die Quittung und lässt sich den Betrag später erstatten.
• Der Arbeitgeber „bastelt“ jeweils zum Monatsbeginn einen Gutschein über 44 EUR und händigt ihm seinem Arbeitnehmer aus. Dieser geht einkaufen und lässt sich anschließend von seinem Arbeitgeber – mit dem Gutschein und der Einkaufsquittung in der Hand – 44 EUR aus­zahlen.

In allen Sachverhalten dürfte es sich nach der Neuregelung um – nicht mehr begünstigte – nachträgliche Kostenerstattungen handeln.

Praxistipp |  Weiterhin gilt zwar, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Gutscheine, Gutscheinkarten und Prepaidkarten gewähren kann. Er muss sich aber die Mühe machen und die Gutscheine und Karten selbst besorgen oder gegebenenfalls eine Art Rahmenabkommen mit einer Tankstelle oder einem bestimmten Geschäft abschließen, wonach diese ihm „Einkäufe“ seiner Arbeitnehmer jeweils am Monatsende in Rechnung stellen und er dann die fälligen Beträge überweist. Bei Tankstellen gibt es auch sogenannte Stationskarten, bei denen der Arbeitgeber der Zahlende und der Arbeitnehmer der Berechtigte ist.

Beachten Sie | Gutscheine und Prepaidkarten gelten weiterhin als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Damit diese aber auch bis 44 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, ist nun erforderlich, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Damit soll der steuerliche Vorteil insbesondere im Rahmen von Gehaltsumwandlungen ausgeschlossen werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Nicht als „Sachbezug“, sondern als „Barlohn“ bzw. Geldleistung gelten allerdings Geldkarten, die sozusagen „wie Geld“ überall eingesetzt werden können, oder bestimmte Geldkarten, die über eine Barauszahlungsfunktion verfügen.