Wer ein Unternehmen gründet, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits nach kurzer Zeit mit der Aufgabe konfrontiert sein, die erste Rechnung für einen seiner Kunden zu erstellen. Zumindest, wenn das Geschäft so läuft, wie geplant. Es ist empfehlenswert, sich bereits im Vorfeld darüber zu informieren, was es bei der Erstellung einer Rechnung zu beachten gibt und welche Tools Unternehmen dabei eventuell das Leben erheblich erleichtern können. Die wichtigsten Informationen dazu gibt es in diesem Beitrag.
Die gesetzlichen Regelungen für die Rechnungsstellung
Wie eine Rechnung in Deutschland auszusehen hat, ist im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) genau nachzulesen. In diesem Zusammenhang ergibt sich für viele Unternehmer bereits das erste Missverständnis.
Denn auch wenn ein Betrieb im Sinne der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit ist, so besteht dennoch eine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen. Der einzige Unterschied ist, dass die Umsatzsteuer nicht an den Kunden verrechnet wird. In diesem Fall muss auf der Rechnung vermerkt werden, warum keine Steuer enthalten ist. Der Hinweis könnte beispielsweise folgendermaßen lauten: „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
Im Gesetzestext finden sich unter anderem die Pflichtangaben, die auf einer Rechnung ab einem Betrag von mehr als 250 Euro enthalten sein müssen. Dazu gehören vor allem:
* Der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsausstellers (Rechnungsadresse)
* Der Name und die Adresse des Kunden
* Die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
* Eine fortlaufende Rechnungsnummer
* Das Erstellungsdatum
* Der Zeitpunkt der Leistungserbringung
* Die Menge sowie die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Produkte beziehungsweise Art und Umfang einer sonstigen Leistung
* Das Entgelt für die Lieferung bzw. Leistung als Nettobetrag
* Der anzuwendende Steuersatz und die ausgerechnete Umsatzsteuer
* Der Bruttobetrag der Rechnung
Unterschiede bei Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen unter 250 Euro gelten im Sinne des Umsatzsteuergesetzes als sogenannte Kleinbetragsrechnungen.
Für diese Art von Rechnungen gelten vereinfachte Formvorschriften. In diesem Fall müssen lediglich
* die Rechnungsadresse,
* das Ausstellungsdatum,
* die Menge und Art der gelieferten Gegenstände (bzw. die Art und der Umfang der sonstigen Leistung) sowie
* das Bruttoentgelt und der anzuwendende Steuersatz (bzw. ein Hinweis auf Steuerbefreiung)
enthalten sein.
Dürfen Rechnungen auch per E-Mail versendet werden?
Bei einer Rechnung, die per E-Mail an den Empfänger verschickt wird, handelt es sich im rechtlichen Sinn um eine Variante der elektronischen Rechnung. Seit der Einführung des Steuervereinfachungsgesetztes im Jahr 2011 ist es gesetzlich erlaubt, Rechnungen per E-Mail zu verschicken.
Dabei gibt es allerdings ein paar wichtige Punkte zu beachten. Die Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie die Papierrechnungen.
Darüber hinaus muss der Rechnungsempfänger seine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung der Rechnung gegeben haben. Dafür ist es allerdings ausreichend, diesen Passus in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) festzuhalten.
Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen per E-Mail beträgt 10 Jahre. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Zudem müssen die Rechnungen so aufbewahrt werden, wie sie im Unternehmen eingetroffen sind. Das heißt, sie werden elektronisch gesichert und nicht ausgedruckt.
Professionelle Software sorgt für rechtliche Sicherheit bei der Rechnungsstellung
Unternehmer, die ihre erste Rechnung schreiben müssen, können sich grundsätzlich dafür eine entsprechende Vorlage mit Software wie Microsoft Word oder Microsoft Excel selbst gestalten oder entsprechende Muster aus dem Internet herunterladen.
Wer sich jedoch das Leben erheblich erleichtern und zudem auch noch rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, sollte sich von Beginn an für professionelle Software für die Rechnungserstellung entscheiden.
Der größte Vorteil in diesem Zusammenhang ist, dass die E-Rechnungen damit auf alle Fälle gesetzeskonform sind. Kommt es zu gesetzlichen Änderungen im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung, so erfolgt rechtzeitig ein entsprechendes Update der Software, ohne dass dafür die eigenen Vorlagen manuell umgestellt werden müssen.
Zudem lässt sich mit einer guten Software viel Zeit sparen. Die meisten Pakete enthalten zusätzlich auch noch eine entsprechende Auftragsbearbeitung sowie eine Datenbank mit allen Kunden- und Lieferantendaten.
So sind mit einem Klick alle wichtigen Daten und Belege zu jedem einzelnen Kunden zu finden. Zusätzlich besteht oftmals auch die Möglichkeit, individuelle Preise, Zahlungs- und Lieferbedingungen festzulegen, die bei der Erstellung einer neuen Rechnung automatisch berücksichtigt werden.
Wer viel unterwegs ist, hat auch online über den Browser die Möglichkeit, die wichtigsten Daten abzurufen und zu bearbeiten. Mit entsprechenden Schnittstellen kann die Software direkt mit dem Online Banking und per DATEV auch zum Datenaustausch mit dem eigenen Steuerberater verbunden werden.
