Bei der Gewinnermittlung sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, nicht jedoch Aufwen­dungen, die privat veranlasst sind, als Betriebsausgaben abzugsfähig. Gemischte Aufwendungen, die sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind, sind nur insoweit abzugsfähig, wie ein objektiver betrieblicher Anteil nachgewiesen werden kann. Daneben können Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen mit sich bringt, anfallen, die zugleich zur För­derung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen. Bei bestimmten Aufwendungen, welche betrieblich oder beruflich veranlasst sind – hierzu gehören Geschenke an Geschäftsfreunde und Bewirtungsaufwendungen –, hat der Gesetzgeber eine gesetzliche Abzugsbeschränkung festgelegt.

In diesem Merkblatt wird Ihnen aufgezeigt, inwieweit Sie derartige Aufwendungen steuermindernd als Betriebsausgaben geltend machen können.

1 Aufwendungen für Geschenke

Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner des zuwendenden Unternehmers sind nur beschränkt als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten für Geschenke dürfen pro Jahr und Empfänger nicht höher als 50 € sein (siehe Punkt 1.2.1). Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit ist die betriebliche Veranlassung.

Geschenke an Arbeitnehmer hingegen sind immer in voller Höhe abziehbar, jedoch kann eine Lohnsteuerpflicht entstehen. Um vor bösen Überraschungen bei einer Betriebsprüfung gefeit zu sein, werden Ihnen hier die Bestimmungen für die korrekte steuerliche Behandlung von Geschenkaufwendungen aufgezeigt (siehe Punkt 1.3).

Hinweis

Die Regelung gilt gleichermaßen für Überschusseinkünfte (z.B. bei Einkünften aus nicht selbständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung).

1.1 Wann liegt steuerrechtlich ein Geschenk vor?

Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen. Maßgebend ist der zivilrechtliche Begriff der Schenkung: Eine Zuwendung bedeutet die Verschaffung eines vermö­genswerten Vorteils, welcher nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung des Empfängers gedacht ist und auch nicht in einem unmittelbaren zeitlichen
oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit einer solchen Leistung steht.

Beispiel

Werbepräsente sind Geschenke, wenn sie weder zeitlich noch unmittelbar mit einem Warenkauf zusammenhängen.

Incentive-Reisen sind Geschenke, wenn sie nicht sachlich und zeitlich mit einer konkreten Leistung des Empfängers zusammenhängen (z.B. um Geschäftsbeziehungen anzubahnen oder zu verbessern).

Zugaben zu Warenkäufen, die direkt mit dem Warenkauf zusammenhängen (z.B. Kugelschreiber als Zugabe zum Kauf von Druckerpapier), sind keine Geschenke.

Trinkgelder sind keine Geschenke, weil sie ein Entgelt für eine bestimmte Leistung darstellen (z.B. Bedienung im Restaurant).

Rabatte sind keine Geschenke, weil sie die Anschaffungskosten mindern.

Kränze und Blumen bei Beerdigungen sind ebenfalls keine Geschenke.

Soweit ein Geschenk teilweise oder ganz privat veranlasst ist, sind die entsprechenden Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung insgesamt nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

1.2 Geschenke an Geschäftspartner

1.2.1 Wie teuer dürfen Geschenke sein?

Die Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs bei Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner liegt pro Jahr und Empfänger (personenbezogen) bei 50 €. Sobald also die Aufwendungen für Geschenke an eine Person mehr als 50 € im Jahr betragen, sind sie in voller Höhe nicht als Betriebsausgaben abziehbar (Freigrenze).

Hinweis

Diese Freigrenze lag zuvor bei 35 €. Sie wurde mit dem Wachstumschancengesetz für Wirtschaftsjahre mit Beginn nach dem 31.12.2023 auf 50 € angehoben.

Beispiel

1. Ein Unternehmer schenkt einem Geschäftspartner im Sommer ein Buch für 36 € und zu Weihnachten Wein im Wert von 15,50 €.
2. Ein anderer Geschäftspartner erhält zu Weihnachten drei Flaschen Wein im Wert von 40 €.

Lösung

1. Die Zuwendungen haben insgesamt einen Wert von 51,50 €. Deswegen sind sie in voller Höhe (51,50 €) nicht als Betriebsausgaben abziehbar.
2. Diese Aufwendungen dagegen liegen unterhalb der Freigrenze von 50 € und sind damit in voller Höhe abziehbar.

Die 50-€-Freigrenze ist bei

• vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern als Nettobetrag und
• bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern (z.B. Ärzten) als Bruttobetrag

zu verstehen. Wenn die Aufwendungen die Freigrenze überschreiten, sind die darauf entfallenden Vorsteuern nicht abzugsfähig.

Für die Berechnung der Freigrenze sind die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten maßgebend, bei gebrauchten Gegenständen, die zu diesem Zweck aus dem Betriebsvermögen entnommen werden, gilt der Verkehrswert. Hinzuzurechnen sind Aufwendungen für die Kennzeichnung der Werbeträger, nicht jedoch die Verpackungs- und Versandkosten. Wird ein Geschenk in einem anderen Geschäftsjahr als dem seines Erwerbs übergeben, sind die Aufwendungen erst im Jahr der Zuwendung bei der Prüfung der Überschreitung der 50-€-Freigrenze zu berücksichtigen.

Hinweis

Bei Geschenken aus einem besonderen persönlichen Anlass des Geschäftspartners (z.B. Hochzeit, runder Geburtstag) gilt die Freigrenze für Aufmerksamkeiten an die eigenen Arbeitnehmer, so dass ein Wert von bis zu 60 € brutto pro Anlass beim Schenker als Betriebsausgabe gebucht werden darf. Der Beschenkte braucht den Wert dann nicht zu versteuern (vgl. Punkte 1.2.3 und 1.2.4), da das Geschenk nicht der betrieblichen Sphäre zuzurechnen ist.

1.2.2 Welche Aufzeichnungen sind in der Buchhaltung vorzunehmen?

Die Aufwendungen sind nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) zusätzlich einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, um als Betriebsausgaben abziehbar zu sein. Konkret bedeutet dies, dass die Buchung auf einem besonderen Konto bzw. eine Aufzeichnung als besonderer Posten erfolgen muss. Die Aufzeichnungen haben zeitnah und fortlaufend zu erfolgen. Die gesonderte Aufzeichnung dient der leichteren Überprüfung, ob die Freigrenze von 50 € eingehalten worden ist.

Hinweis

Sofern die Aufwendungen erst bei den Jahresabschlussarbeiten auf ein Konto umgebucht werden, liegt ein Verstoß gegen eine zeitnahe Erfassung vor. Die umgebuchten Aufwendungen sind trotz eines Nichtüberschreitens der 50-€-Freigrenze steuerlich nicht abziehbar.

Allgemein gilt: Wenn die Aufzeichnungspflicht nicht beachtet wird, sind die betreffenden Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

Aufwendungen für mehrere Geschenke gleicher Art (z.B. zehn Notizbücher) können in einer Summe auf dem gesonderten Konto zusammengefasst werden. Die Namen der Empfänger sind einzeln auf der Einkaufs­rechnung zu vermerken.

Die Aufzeichnungspflicht bleibt auch bei der Pauschalierung (siehe Punkt 1.2.4) bestehen.

1.2.3 Wie werden Geschenke beim Empfänger behandelt?

Als Empfänger eines Geschenks muss ein Unternehmer dieses als Betriebseinnahme versteuern. Voraussetzung für die Steuerpflicht ist, dass das Geschenk aus betrieblichem Anlass gegeben wird. Der Wert ist mit dem gemeinen Wert anzusetzen; dieser ist der übliche Endpreis am Abgabeort.

Hinweis

Wenn von der Pauschalierung bei Geschenken Gebrauch gemacht wird, entfällt die Steuerpflicht beim Beschenkten (siehe Punkt 1.2.4).

1.2.4 Pauschalierungsmöglichkeit bei Geschenken

Wenn der Wert von Geschenken beim Empfänger der Besteuerung unterliegt (vgl. Punkt 1.2.3), verkehrt sich die Freude des Beschenkten emotional ins Gegenteil. Dieses gilt insbesondere bei Eintrittskarten für Kultur- und Sportveranstaltungen. Daher ermöglicht es § 37b EStG dem Zuwendenden, die Steuer des Empfängers in pauschaler Form zu übernehmen.

Bei Anwendung dieser Pauschalierungsvorschrift müssen Sie als Zuwendender einheitlich alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Sachzuwendungen, die aus betrieblichem Anlass gewährt werden, mit 30 % versteuern (zuzüglich Solidaritätszuschlag [SolZ] und Kirchensteuer [KiSt]). Bemessungsgrundlage sind Ihre Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer. Auch der Wert der Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer muss in die Pauschalierung einbezogen werden.

Hinweis

Eine Pauschalierung darf nicht vorgenommen werden, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 € übersteigen. Gleiches gilt, wenn die Aufwendungen für eine einzelne Zuwendung diesen Betrag übersteigen.

Durch die Pauschalierung braucht der Empfänger den Wert der Geschenke nicht in seine Gewinnermittlung einzubeziehen. Die Pauschalierung hat somit abgeltende Wirkung. Der Zuwendende muss den Empfänger informieren, dass er die anfallende Steuer übernimmt.

Hinweis

Die pauschale Einkommensteuer wird bei der Lohnsteuer angemeldet und abgeführt. Diese Steuer ist nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Die Übernahme der Einkommensteuer des Zuwendungsempfängers seitens des Zuwendenden durch Zahlung von 30 % pauschaler Einkommensteuer wird vom Bundesfinanzhof (BFH) als weitere Zuwendung angesehen. Der abzugsfähige Höchstbetrag verringert sich dadurch effektiv bei Übernahme der Pauschalierung, und zwar neben der Einkommensteuer auch um SolZ und KiSt.

Demnach liegt hier der abzugsfähige Höchstbetrag für Geschenke bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern – abhängig vom Bundesland – zwischen 35,67 € netto und 35,95 € netto.

Hinweis

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat dieses Urteil des BFH zwar zur Veröffentlichung im Bundessteuerblatt bestimmt, wodurch es grundsätzlich bindend für die Finanzverwaltung wird. Jedoch hat das BMF dabei eine Fußnote gesetzt, die über einen Verweis auf sein Schreiben vom 19.05.2015 explizit ausdrückt, dass weiterhin nur auf den Betrag der Zuwendung abgestellt und die übernommene Steuer nicht mit einbezogen wird.

Ob Sie bei Geschenken an ausländische Geschäftspartner überhaupt Pauschalsteuer abführen müssen – und ob damit auch diese Geschenke von der neuen Rechtsprechung betroffen sind –, prüfen wir im Einzelfall für Sie. Sie können uns jederzeit gerne darauf ansprechen.

Zu beachten ist, dass die Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG nur greift, wenn die Zuwendung beim Empfänger zu einkommensteuerpflichtigen Einkünften führt.

1.3 Zuwendungen an Arbeitnehmer

Aufwendungen aus betrieblichem Anlass für Geschenke an eigene Arbeitnehmer sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Dabei sind die lohnsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten:

• Geldzuwendungen sind immer lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn.
• Sachzuwendungen sind dann lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn sie weder Aufmerksamkeiten noch übliche Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung darstellen.
• Sachzuwendungen, die nicht nach § 3 EStG steuerfrei sind und die Freigrenze von 50 € übersteigen, sind ebenfalls lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn.

Aufmerksamkeiten

Lohnsteuerfreie Aufmerksamkeiten sind freiwillige Sachzuwendungen mit einem Wert bis 60 € (brutto, inklusive Umsatzsteuer), die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern oder deren Angehörigen aus einem besonderem Anlass (z.B. silberne Hochzeit, Examen) gewähren und zu keiner nennenswerten Bereicherung führen.

Auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind steuerfreie Aufmerksamkeiten. Das Gleiche gilt für Speisen, soweit ein betriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt (z.B. bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen oder Fortbildungsveranstaltungen), wenn ihr Wert 60 € nicht übersteigt.

Hinweis zur Umsatzsteuer

Unentgeltliche Sachzuwendungen an das Personal lösen generell Umsatzsteuer aus. Jedoch gehören bloße Aufmerksamkeiten nicht zu den steuerbaren Umsätzen.

Generell müssen steuerfreie Aufmerksamkeiten vom Arbeitgeber zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden.

Sachbezüge bis 50 €

Neben Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern sogenannte Sachbezüge (geldwerte Vorteile) gewähren. Typische Beispiele hierfür sind Tankgutscheine, Essensmarken, Warengutscheine von einem Dritten etc. Sachbezüge zählen beim Arbeitnehmer zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Sie sind jedoch lohnsteuerfrei, wenn deren Wert 50 € monatlich nicht überschreitet.

Dies gilt allerdings nicht für Geldleistungen. Reine Geldleistungen stellen grundsätzlich Arbeitslohn dar. Die 50-€-Grenze ist bei Gutscheinen und Geldkarten hingegen nur dann anwendbar, wenn diese „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden“. Bestimmte Sachzuwendungen können zudem nach § 3 EStG steuerfrei sein, beispielsweise Fahrradüberlassung, Gesundheitsförderung, Jobticket etc.

Hinweis

Ausführliche Informationen zu Sachbezügen können Sie im Merkblatt „Gutscheine und Tankkarten“ finden. Sprechen Sie uns gerne darauf an.

2 Bewirtungskosten

Aufwendungen für die betrieblich veranlasste Bewirtung von Geschäftspartnern können nur in Höhe von 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden (einschließlich der enthaltenen Bewirtungskosten des Unternehmers und von teilnehmenden Arbeitnehmern).

Beispiel

Ein Firmenchef lädt einen Geschäftsfreund zu einem Geschäftsessen ein. Die angemessenen Kosten betragen 80 € (netto, also ohne Umsatzsteuer).

Lösung

Der Firmenchef kann 70 % von 80 €, also 56 €, als Betriebsausgabe geltend machen. Der verbleibende Betrag von 24 € mindert nicht seinen Gewinn.

Aufwendungen für betrieblich veranlasste Arbeitnehmerbewirtung sind in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehbar; sie können jedoch beim Arbeitnehmer lohnsteuerpflichtig sein (siehe Punkt 1.3). Aufwendungen für die eigene Bewirtung des Unternehmers oder private Feiern können nicht steuerlich geltend gemacht werden. Hierbei handelt es sich um Kosten der privaten Lebensführung.

Hinweis

Die Regelung gilt gleichermaßen für Überschusseinkünfte (z.B. bei Einkünften aus nicht selbständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung).

2.1 Wann liegt steuerrechtlich eine Bewirtung vor?

Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen und Getränke und die damit zusammenhängenden Nebenkosten (z.B. Trinkgelder, Garderobengebühren).

Hinweis

Werden Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, etwa Kaffee und Gebäck bei Besprechungen, gewährt, gilt das nicht als Bewirtung, sondern als übliche Aufmerksamkeitsgeste.

2.1.1 Was ist mit „betrieblichem Anlass“ gemeint?

Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, an denen Geschäftspartner (betriebsfremde Personen) teilnehmen. Die Teilnahme von Arbeitnehmern ist unschädlich. Wenn der Anlass der Bewirtung privater Natur ist (z.B. Geburtstag, Hochzeit), können die Kosten steuerlich nicht berücksichtigt werden. Für den bewirteten Geschäftspartner stellt die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass keine Betriebseinnahme dar und für den bewirteten Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn.

Hinweis

Ein geschäftlicher Anlass liegt auch vor, wenn die Bewirtung dazu dient, Geschäftsbeziehungen zur betreffenden Person erst anzubahnen.

Bei Bewirtung in der Privatwohnung des Unternehmers wird grundsätzlich eine private Veranlassung unterstellt, so dass Aufwendungen dafür nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

2.1.2 Gemischt veranlasste Bewirtungen

Hat eine Bewirtung sowohl private als auch betriebliche Gründe, können die Aufwendungen aufgeteilt werden, wenn sich mit der Einladung und den sonstigen Umständen plausibel nachweisen lässt, dass (und warum) die Bewirtung aus beiden Anlässen erfolgt.

Beispiel

Bei einem Empfang anlässlich des Firmenjubiläums und des runden Geburtstags des Unternehmers werden sowohl Geschäftsfreunde als auch private Gäste bewirtet. Eine Aufteilung der Aufwendungen nach der Zahl der Teilnehmenden aus beiden Bereichen wird zugelassen.

Hinweis

Die Aufwendungen für die teilnehmenden Geschäftsfreunde sind als betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen zu 70 % abzugsfähig, während die auf die Geburtstagsgäste entfallenden Aufwendungen als Privatentnahmen zu buchen sind.

2.2 Wann sind Bewirtungskosten angemessen?

Abzugsfähig mit 70 % der Aufwendungen sind nur Bewirtungsaufwendungen in angemessener Höhe. Unangemessen hohe Aufwendungen können nicht, auch nicht eingeschränkt, als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unangemessen sind Bewirtungsaufwendungen dann, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe der Bewirtung besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird die Finanzbehörde im Einzelfall prüfen. Eine feste betragsmäßige Grenze, ab wann Bewirtungskosten als unangemessen anzusehen sind, gibt es nicht. Jede Bewirtung ist vielmehr für sich auf die Angemessenheit hin zu prüfen.

2.3 Welche Aufzeichnungen sind vorzunehmen?

Das Gesetz verlangt ausdrücklich einen Nachweis über die Höhe und den Anlass der Bewirtung. Der Nachweis hat schriftlich zu erfolgen und muss folgende Angaben enthalten:

• Ort und Datum sowie Höhe der Aufwendungen (inklusive Trinkgeld),
• konkreter Anlass (z.B. „Planung Projekt XY“; die Be­zeichnung „Geschäftsessen“ reicht nicht aus),
• Namen aller Teilnehmer (inklusive dem Gastgeber),
• Unterschrift des bewirtenden Unternehmers

Bei Bewirtungen in Gaststätten oder Restaurants erfolgt der Nachweis über Ort, Datum und Höhe der Aufwendungen durch die maschinell erstellte Rechnung der Gaststätte bzw. des Restaurants. Aus diesen Rech­nungen müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte, der Tag der Bewirtung, die in Anspruch genommene Leistung nach Art, Umfang und Entgelt (als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer unter Angabe des Steuersatzes) sowie das Ausstellungsdatum ergeben. In der Rechnung müssen auch die einzelnen Posten gesondert aufgeführt werden, ein allgemeiner Posten „Speisen und Getränke“ genügt nicht für den Betriebskostenabzug.

Hinweis

Bei Gaststättenrechnungen über 250 € inklusive Umsatzsteuer müssen zusätzlich sowohl der Name und die Anschrift des Gastgebers als auch die Rechnungs- und Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) der Gaststätte und das Ausstellungsdatum enthalten sein.

Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern können entweder auf der maschinellen Rechnung oder auf einem separaten Beleg, der aber fest mit der Rechnung verbunden sein muss, vorgenommen werden. Des Weiteren sind die Bewirtungsaufwendungen zeitnah einzeln und getrennt aufzuzeichnen. Sie sind in der Buchführung auf einem gesonderten Konto zu erfassen.

Sind die Bewirtungskosten Betriebsausgaben, kann die darauf entfallende Vorsteuer in vollem Umfang bei der Umsatzsteuer abgezogen werden. Dies betrifft aber nur den Vorsteuerabzug. Die nicht abziehbaren Betriebsausgaben von 30 % erhöhen den Gewinn.

Hinweis

Sind die Angaben der Belege lückenhaft, können die Aufwendungen insgesamt nicht abgezogen werden, auch wenn Sie die Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachweisen oder glaubhaft machen. Achten Sie daher bei Restaurantrechnungen genau darauf, dass

• Name und Anschrift der Gaststätte vollständig ersichtlich sind,
• Ort, Datum und die einzelnen Posten mit allen umsatzsteuerlichen Details auf der Rechnung vollständig und korrekt sind,
• das Ausstellungsdatum enthalten ist,
• Ihr Betriebsname bei Rechnungen über 250 € auf der Rechnung angegeben ist,
• bei Beträgen über 250 € Rechnungs- und Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Gastwirts verzeichnet sind,
• alle Teilnehmer mit Namen aufgeführt sind,
• der Anlass des Geschäftsessens genannt ist und
• Sie die Richtigkeit der Angaben mit Ihrer Unterschrift bestätigen.

2.3.1 Digitalisierung von Bewirtungs­rechnungen und -belegen

Ein Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg ergänzt die Bewirtungsrechnung. Der Eigenbeleg kann in Papierform erstellt und anschließend digitalisiert werden. Alternativ kann direkt ein digitaler Beleg erzeugt werden. Ein digital erstellter Beleg muss zwingend mit einer elektronischen Unterschrift oder einer elektronischen Genehmigung versehen sein. Ebenso darf dieser nicht mehr veränderbar sein. Der digitale Eigenbeleg und die digitale Bewirtungsrechnung müssen miteinander verknüpft werden. Eine elektronische Verknüpfung ist möglich.

Hinweis

Bei digitalen Aufzeichnungen gelten die gleichen Nachweispflichten. Werden diese nicht erfüllt, dürfen die Bewirtungskosten nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. In folgenden Fällen bleibt es beim Betriebsausgabenabzug:

• Der Eigenbeleg muss zeitnah erstellt werden und es müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sein oder zeitnah ergänzt werden,
• der genaue Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung muss fixiert werden,
• das elektronisch erstellte Dokument muss digital signiert oder genehmigt werden,
• der genaue Zeitpunkt der Unterschrift oder Genehmigung muss festgehalten werden,
• der digitale Beleg muss elektronisch aufbewahrt werden und
• die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind unbedingt zu beachten.

2.3.2 Was ist bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem zu beachten?

Bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems sind spezielle gesetzliche Regelungen zu beachten. Damit Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt werden, muss die Rechnung

• maschinell erstellt,
• elektronisch aufgezeichnet und
• mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein.

Der so erstellte Beleg gilt bei einem Betrag bis 250 € als eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Rechnungen in anderer Form (z.B. handschriftlich erstellte) werden nicht anerkannt. Die Kosten können dann nicht als Betriebsausgaben erfasst werden.

Wird eine Bewirtungsleistung zu einem späteren Zeitpunkt abgerechnet (z.B. für eine Unternehmensfeier) oder sind in dem Bewirtungsbetrieb nur Barzahlungen möglich, so reicht ein bloßer Zahlungsbeleg aus.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass der Beleg eine Seriennummer und eine Transaktionsnummer enthält (auch in Form eines QR-Codes möglich).

Sollte die TSE ausfallen, ist es wichtig, dass der Ausfall auf dem Beleg vermerkt ist.

2.3.3 Bewirtung im Ausland

Ob die Bewirtung im Inland oder Ausland erfolgt, spielt keine Rolle. Das bedeutet, dass ausländische Belege die gleichen Anforderungen erfüllen müssen. Ansonsten können die Kosten nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Liegt jedoch nur eine handschriftliche Rechnung vor, muss der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im Ausland nicht die gleichen Nachweise benötigt werden. Dann kann diese als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.

2.4 Bewirtung durch Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können beruflich veranlasste Aufwendungen für Bewirtungen von Geschäftspartnern, die sie wirtschaftlich selbst tragen – also ohne Erstattung durch den Arbeitgeber –, in Höhe von 70 % als Werbungskosten bei den Einkünften aus nicht selbständiger Arbeit geltend machen. Die vorgenannten Nachweispflichten (siehe Punkt 2.3) sind zu beachten.

Aufwendungen für reine Arbeitnehmerbewirtungen sind Werbungskosten, wenn der bewirtende Arbeitnehmer erfolgsabhängige Lohnbezüge erhält. Aufwendungen eines Arbeitnehmers sind auch dann Werbungskosten, wenn ein beruflicher Anlass vorliegt und nur Personen aus dem beruflichen Umfeld teilnehmen.

Beispiel

Als Werbungskosten gelten die Aufwendungen etwa für:

• eine Feier zum 25-jährigen Dienstjubiläum,
• die Antrittsvorlesung eines Chefarztes an einer Universitätsklinik oder
• die Abschiedsfeier eines leitenden Beamten während der Dienstzeit im Dienstgebäude.

Bewirtungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers (z.B. Geburtstag) sind als Kosten der privaten Lebensführung anzusehen. Sie stellen damit für den Arbeitnehmer keine Werbungskosten seiner Lohneinkünfte dar.

3 Betriebsveranstaltungen und der Freibetrag von 110 €

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, etwa Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis überwiegend besteht aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls weiteren Personen, die einen besonderen Bezug zu den Mitarbeitern haben (z.B. Leiharbeiter oder Mitarbeiter anderer Unternehmen im Konzernverbund).

Aufwendungen des Arbeitgebers für Betriebsveranstaltungen unterliegen grundsätzlich nicht der Lohnsteuer, da sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse ge­tätigt werden, etwa zur Förderung des Kontakts der Mit­arbeiter untereinander. Sofern aber die Aufwendungen einen Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer übersteigen, sind die übersteigenden Aufwendungen lohnsteuerpflichtig.

Hinweis

Anstatt die Lohnsteuer bei jedem einzelnen Arbeitnehmer, auf den mehr als 110 € entfällt, zu berechnen, kann der Arbeitgeber die steuerpflichtigen Beträge mit einem Pausch­steuersatz von 25 % (zuzüglich SolZ und KiSt) belegen.

Achtung: Die frühere Rechtsprechung der Finanzgerichte stellte unter gewissen Umständen auf eine andere Berechnung ab. Wenn mehr Teilnehmer gemeldet als tatsächlich bei der Veranstaltung anwesend waren (z.B. aufgrund Krankheit), so war auf die Anzahl der angemeldeten Arbeitnehmer abzustellen und nicht auf die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer. Der Differenzbetrag stellte (fehlgeschlagenen) Aufwand dar. Der BFH widersprach mit seiner Entscheidung vom 29.04.2021 (Az. VI R 31/18) dieser Sichtweise. Demnach ist bei der Berechnung der 110-€-Grenze auf die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer abzustellen. Aus diesem Grund sollten Sie bei der Planung einer Betriebsveranstaltung stets miteinkalkulieren, dass einige Arbeitnehmer absagen könnten, da ansonsten die Grenze von 110 € schnell überschritten werden könnte.

Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags von 110 € ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Bei einer Beschränkung des Teilnehmerkreises müs­sen sachliche Gründe hierfür vorliegen, sie darf sich nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmer­gruppen darstellen. Zulässig sind somit auch Abteilungsversammlungen, Pensionärstreffen oder Treffen von Jubilaren ab zehn Jahren Betriebszugehörigkeit. Die Ehrung eines einzelnen Jubilars gilt nicht als begünstigte Betriebsveranstaltung.

Hinweis

Für den einzelnen Arbeitnehmer sind jährlich maximal zwei Betriebsveranstaltungen mit je 110 € Freibetrag begünstigt.

Sofern die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, können seine Reisekosten steuerfrei erstattet werden.

Nehmen an einer Betriebsveranstaltung zusätzlich Geschäftspartner und deren Arbeitnehmer teil, sind die anteiligen Aufwendungen für diese Personen nach den Regelungen des Bewirtungsaufwands für geschäftliche Bewirtungen nur mit 70 % des Aufwands und ohne Berücksichtigung des Freibetrags von 110 € als Betriebsausgabe abzugsfähig (siehe Punkt 2).

3.1 Berechnung des 110-€-Freibetrags

Aufwendungen für die nachstehenden Kostenpunkte sind bei Betriebsveranstaltungen zulässig:

• Speisen und Getränke,
• Tabakwaren und Süßigkeiten,
• äußerer Rahmen (Musik, Gestaltung der Räume, Beleuchtung),
• Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, wenn sie zusätzlich angeboten werden,
• Geschenke an die Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen,
• Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten.

Die berücksichtigungsfähigen Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Sofern der so ermittelte Betrag den Freibetrag von 110 € übersteigt, ist der überschießende Betrag der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen. Für Begleitpersonen ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € anzusetzen. Durch Aufzeichnungen ist somit die Zahl der anwesenden Teilnehmer und der Begleitpersonen nachzuweisen.

Beispiel

Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung mit 75 Arbeitnehmern und 25 Begleitpersonen betragen 10.000 €.

Lösung

Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein Zuwendungsbetrag von 100 € entfällt.

Durch die Hinzurechnung der Aufwendungen für Begleitpersonen ist bei 25 Arbeitnehmern ein Betrag von 200 € anzusetzen. Abzüglich des Freibetrags von 110 € verbleibt bei diesen ein steuerpflichtiger Anteil von 90 €.

Die Aufwendungen für die Mitarbeiter ohne Begleitperson liegen innerhalb des Freibetrags von 110 €, so dass bei ihnen keine Lohnsteuer anfällt.

3.2 Umsatzsteuerliche Auswirkungen

Von den Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen können die Vorsteuern abgezogen werden, wenn der Betrag einschließlich Mehrwertsteuer den Wert von 110 € je Arbeitnehmer nicht übersteigt. Andernfalls ist ein Vorsteuerabzug im Gesamten nicht zulässig.

Der BFH konkretisierte zudem, dass ein Vorsteuerabzug bei einer Betriebsveranstaltung nur dann möglich ist, wenn die bezogenen Leistungen nicht ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dienen, sondern durch die besonderen Umstände der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens bedingt sind (BFH-Urteil vom 10.05.2023, Az. V R 16/21).

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: April 2024

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