1 Ausgangslage

Seit dem 01.01.2025 gilt die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO) verpflichtend. Diese Mitteilungspflicht wurde zwar schon zum 01.01.2020 eingeführt, war bisher jedoch durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums ausgesetzt.

Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Erfassung von aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen oder anderen Vorgängen nutzen, sind nun verpflichtet, dies dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung zu melden.

Hinweis

Elektronische Aufzeichnungssysteme können zum Beispiel sein:

• Elektronische Registrierkassen
• PC-Kassensysteme
• Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kassenfunktion
• Taxameter und Wegstreckenzähler (z.B. bei Taxis)

Die Mitteilung erfolgt über das ELSTER-Portal und dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und manipulationssicheren Aufzeichnung von Kassendaten. Für die Übertragung an das Finanzamt ist ein ELSTER-Zertifikat notwendig.

Die Meldung ist auf folgenden drei Wegen möglich:

1. Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“
2. Upload einer XML-Datei in „Mein ELSTER“
3. Datenübertragung aus einer Software mittels ERiC-Schnittstelle

Dieses Merkblatt erläutert, welche System gemeldet werden müssen, welche Angaben erforderlich sind und wie die Meldung über ELSTER Schritt für Schritt durchgeführt wird.

2 Hintergrund: Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und Meldepflicht

2.1 Was ist eine TSE?

Um modernen Manipulationsmethoden (z.B. „Zappern“) vorzubeugen und eine transparente Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, muss bei Anschaffung eines neuen Kassensystems seit dem 01.01.2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) eingesetzt werden. Dadurch ist es nicht mehr möglich, eine „Schadsoftware“ wirksam zu installieren und so die Umsätze manipulativ zu reduzieren.

Die TSE besteht aus drei Komponenten: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Vereinfacht dargestellt wird die TSE bei jedem Kassenvorgang aktiviert: sie sichert die zugehörigen Daten und speichert diese in einem einheitlichen Format ab. Jede Transaktion wird so durch die TSE protokolliert und mit einer elektronischen Signatur versehen, sodass die Finanzbehörden anschließend die geschützten Daten auf Vollständigkeit und Seriosität prüfen können.

Die Zertifizierung beschränkt sich auf die TSE und umfasst nicht die Kasse selbst oder die eingesetzte Kassensoftware. Auf die bestehende Gültigkeit der Zertifizierung ist zu achten.

Hinweis

Weitere Details zur TSE können Sie unserem Merkblatt „Ordnungsgemäße Kassenführung“ entnehmen. Sprechen Sie uns gerne darauf an.

2.2 Welche Systeme müssen wann gemeldet werden?

Seit dem 01.01.2020 sind dem zuständigen Finanzamt grundsätzlich Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der TSE mitzuteilen. Es ist jedoch vereinbart worden, dass diese Meldungen an das zuständige Finanzamt erst bei Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens durch die Finanzverwaltungen erfolgen müssen. Dieses Meldeverfahren wird nun seit dem 01.01.2025 über das Programm „Mein ELSTER“ (elektronisches Formular oder Upload einer XML-Datei) oder der dort vorhandenen ERiC-Schnittstelle zur Verfügung gestellt.

Folgende Einzelheiten sind hierbei zu beachten:

• Vor dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind bis zum 31.07.2025 zu melden. Hiervon betroffen sind die aktuellen Systeme, die zum Zeitpunkt des Beginns der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit am 01.01.2025 im Einsatz sind. Systeme, die beispielsweise von 2020 bis 2024 im Einsatz waren, sind nicht zu melden.

• Nach dem 01.07.2025 angeschaffte Kassen sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen.

• Vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommene Kassen, die im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.

• Ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene Kassen sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen.

Meldepflichtige Systeme sind unter anderem:

• elektronischen Aufzeichnungssysteme gemäß § 1 Satz 1 KassenSichV,

• Leihgeräte für Feste,

• Kassensoftware, wie zum Beispiel Apps,

• Barzahlungsmodule (zum Beispiel Warenwirtschaft oder Praxissoftware in Heilberufen).

Nichtmeldepflichtige Systeme sind unter anderem:

• Systeme laut Negativkatalog gemäß § 1 Satz 2 KassenSichV,

• Elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion, die in Verbundsystemen mit einem oder mehreren elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktion i.S.d. § 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden,

• elektronische Aufzeichnungssysteme und TSE, die auf Vorrat gekauft und nicht aktiv genutzt werden,

• Demo-Systeme, mit denen keine steuerwirksamen Geschäftsvorfälle erfasst werden (zum Beispiel Ausstellungskassen, Kassen für Schulungszwecke.

Nicht angeschaffte Systeme (Miete, Leasing, Lizenzgebühren) stehen angeschafften gleich.

Bei Betriebsstätten ist je Betriebsstätte die Meldung für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme vorzunehmen, auch wenn sich nur Daten für ein Kassensystem ändern.

Folgende Daten sind stets mitzuteilen:

• Name des Steuerpflichtigen,
• Steuernummer des Steuerpflichtigen,
• Betriebsstätte(n) und dort eingesetzte Systeme,
• Art, Seriennummer und Zertifizierungs-ID der zertifizierten TSE,
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Hinweis

Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler mit zertifizierter TSE gelten die gleichen Vorgaben, mit der Besonderheit, dass auch das jeweilige KFZ-Kennzeichen zu melden ist.

Zu beachten ist jedoch die Nichtbeanstandungsregelung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die zum 01.01.2021 bereits mit der INSIKA-Technologie ausgestattet waren und bis zum 31.12.2025 die TSE nachrüsten können. Diese fallen erst ab dem Zeitpunkt der Aufrüstung mit einer TSE, spätestens zum 01.01.2026, unter die Meldepflicht.

3 So melden Sie Ihr elek­tro­ni­sch­es Aufzeichnungssystem über ELSTER

3.1 Erste Schritte: Registrierung im ELSTER-Portal

Für den Fall, dass Sie die Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a Abs. 4 AO selbst eingeben und weder einen eigenen Zugang noch ein ELSTER-Zertifikat besitzen, müssen Sie sich erstmalig im ELSTER-Portal registrieren und ein ELSTER-Zertifikat beantragen.

Hinweis

Beachten Sie bitte, dass die erstmalige Registrierung einige Tage Zeit beansprucht, da Teile der Unterlagen auf dem Postweg versandt werden.

Für die erfolgreiche Kontoerstellung sind vier Schritte erforderlich:

1. Auswahl der Login-Optionen
2. Registrierung (die Aktivierungsdaten werden per Post und E-Mail zur Verfügung gestellt)
3. Download der Zertifikatsdatei
4. Login

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Registrieren Sie sich über diesen Link: https://www.elster.de/eportal/registrierungsart

2. Wählen Sie als Unternehmen die klassische Registrierung und bestätigen Sie mit „Auswählen“ und „Weiter“, bis Sie zu der Wahl der Login-Option kommen.

3. Dort können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:

• • Zertifikatsdatei (gängigste empfohlene Variante)
  • ElsterSecure (nur auf mobilen Geräten mit Kamera)
  • Personalausweis
  • Sicherheitsstick (inkl. kostenpflichtiger Hardware)
  • Signaturkarte (inkl. kostenpflichtiger Hardware)

4. Wenn Sie sich für die Option „Zertifikatsdatei“ entschieden haben, bestätigen Sie die Beantragung des Zertifikats für eine Organisation und wählen die Identifizierung mit der betrieblichen Steuernummer aus. Geben Sie nun die Stammdaten zu Ihrem Betrieb ein.
5. Zusätzlich müssen Sie hier ein Benutzerkonto anlegen. Bevor Sie Ihre Daten prüfen und freigeben können, bekommen Sie einen Hinweis, dass Sie Aktivierungs-ID und -Code auf getrennten Wegen erhalten.

Hinweis: Getrennte Zustellung

Sie erhalten die Aktivierungs-ID per E-Mail und den Aktivierungs-Code per Post. Der Brief mit dem Aktivierungs-Code wird an die Adresse versandt, die aktuell bei dem für die Steuernummer zuständigen Finanzamt gespeichert ist.

6. Im weiteren Schritt müssen Sie einen Sicherheitstest (CAPTCHA) durchführen. Nun sehen Sie die zuvor eingegebenen Daten, die Sie nochmal kontrollieren und absenden können. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail an die zuvor hinterlegte E-Mail-Adresse, die Sie bestätigen müssen.

Seitens der Finanzverwaltung wird nun der Versand der Aktivierungs-ID mittels E-Mail und des Aktivierungs-Codes per Post vorgenommen. Hier können einige Werktage vergehen.

7. Wenn Sie sowohl die Aktivierungs-ID und den Aktivierungs-Code erhalten haben, müssen Sie im ELSTER-Portal das Zertifikat erzeugen. Hierfür öffnen Sie den folgenden Link:

https://www.elster.de/eportal/registrierung-auswahl/aktivierung/JM0

Geben Sie die Aktivierungsdaten ein und erstellen Sie die Zertifikatsdatei. Diese müssen Sie wiederum downloaden, um sich künftig anzumelden.

3.2 So funktioniert die Meldung im ELSTER-Portal

1. Loggen Sie sich mit Ihrer Zertifikatsdatei (Endung auf .pfx) und Ihrem Passwort ein.

2. Wählen Sie im ELSTER-Menü den Bereich „Formulare und Mitteilungen“.

3. Wählen Sie unter „Alle Formulare“ den Bereich „Anträge und Mitteilungen“.

4. Dort unter „Sonstige Formulare“ die Auswahlmöglichkeit „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ wählen.

5. Die Auswahl bestätigen Sie mit „Weiter“.

6. Im nächsten Schritt können Sie entweder

   1. durch Angaben eines früheren Formulars (einer früheren Meldung),

   2. durch den Import eines Datensatzes im XML-Format oder

   3. ohne Datenübernahme

die Meldung vornehmen.

Hinweis

Sofern Sie die Daten mittels XML-Datensatz importieren wollen, empfiehlt es sich, die Feldbeschreibung der XML-Datei für das Elsterportal zu beachten.

Beispiel

<?xml version=“1.0″ encoding=“UTF-8″ standalone=“no“?>

<Aufzeichnung146a xmlns=“http://finkonsens.de/elster/elsternachricht/aufzeichnung146a/v1″ version=“1″>

[…]

</Aufzeichnung146a>

Die XML-Datei muss als UTF-8 kodiert sein.

7. Der im Moment gängigste Weg ist die direkte Eingabe in der Eingabemaske.

8. Neben den Stammdaten und den Angaben zur Betriebsstätte können Sie nun die Angaben für jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem nebst technischer Sicherheitseinrichtung vornehmen. Weitere Informationen zu den benötigten Angaben finden Sie unter Punkt 3.3 in diesem Merkblatt.

9. Geben Sie die Werte händisch oder per Copy & Paste ein.

10. Speichern Sie die Daten und übermitteln Sie diese dann über das Menü an die Finanzverwaltung.

3.3 Welche Angaben müssen gemacht werden?

Für die Meldung an das zuständige Finanzamt sind zahlreiche Angaben erforderlich. Im Wesentlichen sind dies die Stammdaten

• zum Unternehmen/dem Steuerpflichtigen,
• zur Betriebsstätte,
• zum elektronischen Aufzeichnungssystem sowie
• zur zertifizierten TSE.

Hinweis

Es empfiehlt sich, diese Angaben bereits jetzt zu komplettieren und etwa in einem elektronischen Dokument abzulegen. Dann können Sie die notwendigen Angaben einfach kopieren und in das Eingabefeld in ELSTER einfügen. Dies wird den Prozess der Eingabe verkürzen.

Hinweis

Da das elektronische Aufzeichnungssystem über die einheitliche digitale Schnittstelle verfügt, können Teile der erforderlichen Daten auch mittels Schnittstelle aus der einheitlichen „digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) bzw. der einheitlichen „digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Taxameter und Wegstreckenzähler“ (DSFinV-TW) extrahiert werden. Die Beschreibung des Datenexportes ergibt sich aus dem Handbuch Ihres elektronischen Aufzeichnungssystems. Die Fundorte in den Datenexporten sind in den Erläuterungen zu den betreffenden Datenfeldern aufgeführt. Die so erzeugten Exportwerte können dann kopiert und in das Onlineformular eingefügt werden.

3.3.1 Erforderliche Angaben zur Betriebsstätte

Angabe	Erklärung
Bezeichnung Betriebsstätte	Bezeichnung der Betriebsstätte, die Sie z.B. bei der Gewerbeanmeldung oder im Geschäftsverkehr nutzen.
Anzahl der zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAs)	Zahl der in Besitz befindlichen elektronischen Aufzeichnungssysteme, die dieser Betriebsstätte zugeordnet sind. Dies umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die in der Betriebsstätte vorgehalten werden und noch nicht endgültig außer Betrieb genommen wurden.
Außerbetriebnahme Betriebsstätte	Im Fall der Abmeldung einer Betriebsstätte ist das Datum der Aufgabe der Betriebsstätte einzutragen. Wird das Feld ausgefüllt, ist zu allen dieser Betriebsstätte zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssystemen das Feld „Außerbetriebnahme eAs“ auszufüllen.
Bemerkungen zur Betriebsstätte (max. 1000 Zeichen)	Hier können individuelle Informationen zur Betriebsstätte mitgeteilt werden.

3.3.2 Erforderliche Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem (eAs)

Angabe	Erklärung
Art des eAs (Pulldownmenü mit Auswahl)	Computergestützte/PC-Kassensysteme Tablet-/App-Kassensysteme Elektronische Registrierkassen Taxameter Wegstreckenzähler
Software des eAs	Hier ist die eingesetzte Software zu nennen (nicht das Betriebssystem, wie z.B. Windows).
Software-Version des eAs	Die Software-Version können Sie in den Einstellungen der Software oder der Anleitung finden.
Seriennummer des eAs/Software-App	Die Seriennummer ist meist auf dem Gerät selbst, auf der Rechnung oder auf dem Kassenbeleg auffindbar.
Hersteller des eAs	Name des Herstellers
Modell des eAs	Modellbezeichnung
Anschaffung des eAs (Lieferdatum)	Das Anschaffungsdatum, das sich auf der Rechnung oder dem Lieferschein befindet. Bei geleasten oder geliehenen elektronischen Aufzeichnungssystemen gilt das Datum des Beginns der Zurverfügungstellung als Anschaffungsdatum.
Inbetriebnahme des eAs	Datum der ersten Inbetriebnahme
Außerbetriebnahme des eAs	Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)
Grund der Außerbetriebnahme des eAs	z.B. Verkauf, Defekt, Diebstahl
Bemerkungen zum eAs	Hier können Sie Hinweise zur Nutzung oder besondere Einschränkungen (z.B. örtliche oder zeitliche Nutzung) eintragen.

3.3.3 Erforderliche Angaben zur TSE

Angabe	Erklärung
Seriennummer der TSE	Die Seriennummer der TSE findet Sie in der Systemdokumentation oder ggf. auf der Rechnung. Eingabevorgabe: 64 Zeichen, Hexadezimalcode, ausschließlich Zahlen von 0 bis 9 oder Buchstaben A bis F.
BSI-Zertifizierungs-ID	Die Zertifizierungs-ID der TSE, die durch das Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik vergeben wird. Hier müssen Sie nur die Nummerierung und das Jahr im Format NNNN-YYYY angeben.
Inbetriebnahme/Aktivierung der TSE	Datum der ersten Inbetriebnahme/Aktivierung der TSE
Art/Bauform der TSE	SD-Karte USB-Stick Cloud „Keine Angabe“ (wenn das elektronische Aufzeichnungssystem nicht verwendet wird und keine TSE existiert)

4 Änderungen und Korrekturen nach der Meldung

Wenn Sie nach der Meldung feststellen, dass Ihre angegebenen Daten nicht richtig waren oder sich geändert haben, können Sie diese anpassen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in dem Menü-Bereich „Meine Formulare“ das oder die bereits mitgeteilten elektronischen Aufzeichnungssysteme aus.
2. Wenn Sie über das ELSTER-Zertifikat bereits eine oder mehrere Mitteilungen übermittelt haben, können Sie nun die Daten aus einer vorherigen Übermittlung übernehmen. Diese Funktion sollte verwendet werden, wenn durch Anschaffung oder Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen eine neue Mitteilung abzugeben ist.
3. Geben Sie die geänderten Werte ein und speichern Sie diese.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: Februar 2025

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.