1 Einleitung

Die Gründung eines Unternehmens in Deutschland bringt einiges an steuerlichen Pflichten mit sich. Im Rahmen der Einkommensteuer spielt es grundsätzlich keine Rolle, wie geringfügig die gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit ausgestaltet ist. Solange diese mit Gewinnerzielungs- und Wiederholungsabsicht und unter Teilnahme am Wirtschaftsverkehr ausgeführt wird, muss zwingend eine Gewinnermittlung gemacht werden, entweder in Form einer vereinfachten Einnahmeüberschussrechnung oder einer Bilanz. Außerdem müssen gegebenenfalls zusätzliche Anlagen in der Steuererklärung ausgefüllt werden. Grundlage hierzu ist eine Buchführung.

Auch in der Umsatzsteuer ergeben sich gegebenenfalls Erklärungspflichten im Rahmen von Umsatzsteuervor­anmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen. Außerdem muss gegebenenfalls auch die Umsatzsteuer in Rechnungen an Kunden ausgewiesen werden. Im Gegenzug erstattet das Finanzamt dann die Umsatzsteuer (sogenannte Vorsteuer aus den Rechnungen anderer Unternehmer für Eingangsleistungen).

Bei der Umsatzsteuer bietet die sogenannte Kleinunternehmerregelung eine Möglichkeit der Vereinfachung. Werden bestimmte Umsatzschwellen nicht überschritten, ermöglicht diese fast die komplette Befreiung von umsatzsteuerlichen Pflichten. Es darf in den Rechnungen keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen werden. Allerdings wird dann die Vorsteuer aus den Rechnungen anderer Unternehmen auch nicht mehr vom Finanzamt erstattet.

2 Überblick der umsatzsteuer­lichen Pflichten

2.1 Umsatzsteuervoranmeldung

Nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind Sie als Unternehmer verpflichtet, bis zum zehnten Tag nach Ablauf des sogenannten Voranmeldungszeitraums eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Haben Sie als Unternehmer nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht, befinden Sie sich in der umsatzsteuerlichen Regelbesteuerung. Ihnen obliegen also alle umsatzsteuerlichen Pflichten.

Für die Übermittlung der UStVA wird das Elster-Portal der Finanzverwaltung (www.elster.de) oder eine entsprechend damit verknüpfte Softwarelösung genutzt. Die UStVA ist eine Steuererklärung, in der Sie die Steuer für den Voranmeldungszeitraum selbst berechnen müssen.

Hierbei ist das Quartal der Voranmeldungszeitraum.

Es gibt aber drei Ausnahmen:

• Ist die Umsatzsteuer des gesamten vorangegangenen Kalenderjahrs besonders gering (aktuell weniger als 1.000 €), kann das Finanzamt Unternehmer von der Abgabepflicht gänzlich befreien. Hinweis: Ab dem Besteuerungszeitraum 2025 können Unternehmer von der Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreit werden, wenn die Steuer für das vorausgegangene Kalenderjahr nicht mehr als 2.000 € betragen hat.
• Unternehmer sind zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung zwingend verpflichtet, wenn ihre Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr über 7.500 € betrug.
• Sollte die Steuer des gesamten vorangegangenen Kalenderjahrs jedoch mehr als 7.500 € zugunsten eines Unternehmers betragen, so steht es ihm offen, statt dem Quartal jeden Monat als Voranmeldungszeitraum zu wählen. Sollten Sie dies aber wählen, sind Sie für das gesamte Kalenderjahr an diese Option gebunden.

Hinweis

Für Existenzgründer besteht die Verpflichtung, im laufenden (Erst-)Jahr und im darauffolgenden zweiten Jahr monatliche Voranmeldungen abzugeben.

Diese Regelung ist seit 2021 für fünf Jahre ausgesetzt. Demnach wird nunmehr auch in den Neugründungsfällen nach den allgemeinen Grenzen entschieden, ob eine monatliche oder quartalsweise Abgabe der Voranmeldungen nötig ist.

Beispiel

Unternehmer U hat seinen Handelsbetrieb am 01.02.2023 begonnen. Er entscheidet sich für die Regelbesteuerung in der Umsatzsteuer, weist also Umsatzsteuer in seinen Rechnungen aus und muss UStVAs abgeben.

Die Abgabe seiner ersten UStVA erfolgt für das erste Quartal 2023, also Januar bis März. Hierin sind dann alle Umsätze anzugeben, die bis Ende März erzielt wurden, ebenso alle Vorsteuerbeträge aus Eingangsleistungen anderer Unternehmer. Die UStVA für das erste Quartal muss hierbei dann bis zum 10.04.2023 elektronisch beim Finanzamt eingereicht werden.

Dauerfristverlängerung

Nach der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) muss das Finanzamt für Unternehmer auf Antrag die Fristen für die Abgabe der Voranmeldungen um einen Monat verlängern. Diese dauerhaft wirkende Fristverlängerung gilt für das jeweilige Jahr. Sie ist bei Unternehmern, die monatlich Voranmeldungen abgeben, von einer Sondervorauszahlung abhängig, die ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahrs oder der Umsatzsteuer auf die hochgerechneten bzw. zu erwartenden Umsätze beträgt.

Steuerausweis in der Rechnung

In der Regelbesteuerung ist der Unternehmer verpflichtet, in seinen Rechnungen die Umsatzsteuer mit den jeweiligen Steuersätzen auszuweisen und diese an das Finanzamt abzuführen. Gezahlte Umsatzsteuer für Eingangsleistungen kann er sich hierbei vom Finanzamt erstatten lassen.

2.2 Umsatzsteuerjahreserklärung

Daneben ist auch die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung (UStJE) vorgesehen, die – wie andere Jahressteuern – grundsätzlich zum 31.07. des Folgejahrs abzugeben ist. Wenn die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch genommen wird, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 28.02. des übernächsten Jahres. Die Umsatzsteuer ist eine sogenannte Anmeldesteuer. Die Besonderheit liegt hier darin, dass sie durch Bescheid festgesetzt werden kann, aber auch auf anderem Weg einer Steuerfestsetzung gleichgestellt wird. Dies ist der Fall bei der zu übermittelnden Jahreserklärung.

Jahreserklärungen, die zu einer Herabsetzung der bisher entrichteten Steuer oder sonstig zu einer Steuervergütung führen, bedürfen der Zustimmung der zuständigen Finanzbehörde. Die übermittelte Jahreserklärung ist zu dem Zeitpunkt als Steuerfestsetzung zu bezeichnen, an dem die Zustimmung durch das Finanzamt bekanntgegeben wird. Die unten genannten Fristen gelten neben der UStJE auch für Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer- sowie die Gewerbesteuererklärungen. Für die Jahre 2021 bis einschließlich 2025 wurden die Fristen zur Abgabe der Steuererklärungen (UStJE) sowie Einkommensteuer­erklärung verlängert.

Die einzelnen Abgabefristen können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:

Veranlagungszeitraum	Abgabefrist für steuerlich beratene Steuerpflichtige	Abgabefrist für nicht steuerlich beratene Steuerpflichtige
2021	31.08.2023	31.10.2022
2022	31.07.2024	30.09.2023
2023	31.05.2025	30.08.2024
2024	30.04.2026	31.07.2025
2025	28.02.2027	31.07.2026

Ab dem Jahr 2026 erfolgt die Abgabe der Steuererklärungen wieder im üblichen Turnus: Für nicht beratene Steuerpflichtige erfolgt die Abgabe spätestens bis zum 31.07. des Folgejahrs. Bei beratenen Steuerpflichtigen ist die Steuererklärung dann grundsätzlich spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahrs abzugeben.

3 Die Kleinunternehmerregelung in der Praxis

3.1 Überblick

Wirkung der Kleinunternehmerregelung

Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind solche Unternehmer, bei denen die Summe der erbrachten steuerpflichtigen Umsätze im vergangenen Kalenderjahr 22.000 € nicht überstiegen hat oder im laufenden Kalenderjahr 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Durch die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bestehen praktisch kaum umsatzsteuerliche Pflichten mehr, es muss also keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden (für Ausnahmen zu Erklärungspflichten siehe Punkt 8). Außerdem muss bzw. darf auf den Rechnungen auch keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen werden. Auch die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer aus den Rechnungen anderer Unternehmer, darf sich der Kleinunternehmer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung nicht mehr vom Finanzamt erstatten lassen.

Achtung

Weisen Sie als Kleinunternehmer (irrtümlich) in Ihren Rechnungen dennoch Umsatzsteuer aus, schulden Sie diese und müssen sie entsprechend an das Finanzamt abführen. Abhilfe kann hier eine Korrektur der Rechnung schaffen.

Wer kann die Kleinunternehmerregelung anwenden?

Jeder Unternehmer im Sinne des UStG kann die Kleinunternehmerregelung anwenden. Es kommen beispielsweise Einzelunternehmer, wie auch die Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH), bis hin zur juristischen Person des öffentlichen Rechts im Rahmen ihrer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit in Frage. Auch für Vereine ist die Anwendung möglich. Das Unternehmen muss im Inland ansässig sein.

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Auch wenn die Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung grundsätzlich erfüllt sind, muss ihre Anwendung nicht für jeden Unternehmer sinnvoll sein. Hier spielen nicht nur steuerliche, sondern auch wirtschaftliche Überlegungen eine Rolle.

Besteht das Geschäftsmodell zum Beispiel aus Handel von Waren und muss auf den Wareneingang Umsatzsteuer bezahlt werden, ist bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung eine Erstattung dieser Vorsteuer nicht möglich. Wird allerdings eine Beratungsleistung angeboten, für welche kaum Wirtschaftsgüter und Waren mit Umsatzsteuer eingekauft werden müssen, kann die Kleinunternehmerregelung sinnvoll sein. Werden überdies Leistungen an Privatpersonen erbracht, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, haben Kleinunternehmer gegebenenfalls gegenüber Konkurrenten, die entsprechende Leistungen mit Umsatzsteuer an Privatpersonen berechnen, einen Preisvorteil.

Die 22.000-€-Umsatzgrenze

Es empfiehlt sich zunächst das vorangegangene Kalenderjahr zu betrachten, da es sich hier um einen feststehenden und genau bestimmbaren Wert handelt. Für diesen Zeitabschnitt ist ein Grenzwert von 22.000 € festgelegt. Grundsätzlich sind nur in Deutschland steuerbare und steuerpflichtige Umsätze in die Ermittlung der Umsatzgrenze einzubeziehen. Es muss also immer geprüft werden, ob bestimmte Umsätze ohne die Anwendung der Kleinunternehmerregelung steuerpflichtig wären.

Die 22.000-€-Umsatzgrenze bezieht sich hierbei immer auf den Umsatz des vorangegangenen Jahres.

Damit die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden kann, dürfen bestimmte Umsatzarten die Umsatzgrenze nicht überschreiten. Um dies festzustellen, wird der sogenannte Gesamtumsatz ermittelt. Maßgeblich für die Ermittlung der Umsatzschwellen sind, wie oben dargestellt, nur die in Deutschland steuerpflichtigen Umsätze.

Hinweis

Sie müssen also zum Ende jedes Jahres überprüfen, ob die 22.000-€-Grenze überschritten wurde. Ist dies der Fall, müssen Sie ab dem nächsten Jahr zwingend zur Regelbesteuerung übergehen. Zur genauen Bestimmung der Umsätze müssen zum Beispiel auch Anzahlungen, Vorauszahlungen und Abschlagszahlungen berücksichtigt werden. Hier ist die Ist-Besteuerung anzuwenden. Diese Umsätze zählen also bei der Ermittlung der Umsatzgrenzen, wenn das Entgelt im jeweiligen Jahr vereinnahmt wurde.

Sie müssen dann Umsatzsteuer in den Rechnungen ausweisen und Umsatzsteuervoranmeldungen sowie Umsatzsteuerjahreserklärungen abgeben.

Die 50.000-€ Umsatzgrenze

Für die Prüfung der Umsatzgrenze des laufenden Jahres ist der voraussichtliche Umsatz heranzuziehen. Es muss also eine Umsatzprognose erstellt werden. Im Verhältnis zu der Umsatzgrenze für das vorangegangene Jahr ist die Nichterhebungsgrenze für das laufende Jahr mit 50.000 € hoch angesetzt. Diese Schätzung muss vom Unternehmer zum Jahresanfang nach bestem Wissen mit Blick auf die voraussichtliche geschäftliche Entwicklung vorgenommen werden.

Ergeben sich im laufenden Geschäftsjahr starke, unvorhersehbare Abweichungen von der Beurteilung des voraussichtlichen Umsatzes zu Beginn des Kalenderjahrs, sind diese nicht zu berücksichtigen. Dies gibt also dem Unternehmer zusätzlich bei unvorhersehbaren Umsatzsteigerungen Rechtssicherheit.

Selbst die Erweiterung des Unternehmens im laufenden Jahr stellt keine Ausnahme von dem Grundsatz der Ermittlung des voraussichtlich zu erwartenden Gesamt­umsatzes dar. Abzustellen ist auch hier einzig auf den bei Beginn des Kalenderjahrs vorliegenden Kenntnisstand des Unternehmers. Es muss mit Sicherheit für ihn voraussehbar gewesen sein, dass ein solcher Fall der Überschreitung der Umsatzgrenze eintreten wird.

Hinweis

In der Praxis dürfte die verlangte Umsatzprognose für die 50.000-€-Grenze eher schwierig sein. Sie sollten sie allerdings nicht völlig ignorieren. Liegen zu Jahresbeginn wichtige Gründe vor (etwa sicherer Abschluss neuer Verträge, Übernahme von anderen Betrieben), müssen Sie diese berücksichtigen und zur Regelbesteuerung wechseln. Ansonsten droht die Gefahr, dass das Finanzamt nachträglich eine Umsatzsteuerschuld feststellt und entsprechende Nachforderungen erhebt. Theoretisch können Sie dann zwar versuchen, die Umsatzsteuer von den Kunden nachzufordern, in der Praxis ist dies allerdings regelmäßig schwierig bis unmöglich.

Aufgrund der Unsicherheit einer zuverlässigen Schätzung hat in der Praxis die 22.000-€-Umsatzgrenze weit mehr Relevanz als die 50.000 €-Umsatzgrenze.

Grundsatz der vereinnahmten Entgelte

Für die Ermittlung der Umsatzgrenzen ist von den vereinnahmten Entgelten im Rahmen der Ist-Besteuerung auszugehen. Es sind also nur die Umsätze im Rahmen der Ermittlung der jahresbezogenen Umsatzgrenzen maßgeblich, die auch tatsächlich vereinnahmt wurden.

3.2 Steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze

Es ist zu beachten, dass bestimmte Umsätze in der Umsatzsteuer steuerfrei oder überhaupt nicht steuerbar sind. Diese Umsätze sind bei der Ermittlung beider Umsatzgrenzen nicht zu berücksichtigen.

Hinweis

Es reicht also nicht aus, wenn Sie lediglich die Gesamtumsätze für die Prüfung der Umsatzschwellen heranziehen. In den Gesamtumsätzen können Umsätze enthalten sein, die insoweit nicht zu berücksichtigen sind. Werden diese steuerfreien oder nicht steuerbaren Umsätze nicht ausgesondert, führt dies zu falschen Ergebnissen. Im schlimmsten Fall verzichten Sie hierdurch auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, obwohl dies gar nicht nötig war.

Beispiele für nicht steuerbare und steuerfreie Lieferungs- und Dienstleistungsumsätze (Auswahl):

• Warenlieferungen an Unternehmer in einem anderen EU-Staat
• Warenlieferungen in ein Drittland (Rest der Welt außerhalb der EU)
• Dienstleistungen an Unternehmer in einem anderen EU-Staat oder ins Drittland
• Finanz- und Bankumsätze (z.B. Gewährung und Vermittlung von Krediten, Wertpapierumsätze)
• Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen (z.B. Immobilienverkäufe)
• Vermietung von Grundstücken und Wohnungen
• Leistungen der Versicherungsvertreter
• Heilbehandlungen der Heilpraktiker, Hebammen, Ärzte und Zahnärzte

Bei bestimmten steuerfreien Leistungen kann zur umsatzsteuerpflichtigen Behandlung optiert werden. Dies kann sinnvoll sein, um entsprechende Vorsteuerbeträge aus dem Einkauf vom Finanzamt erstattet zu bekommen. Diese steuerpflichtigen Umsätze sind dann in die Umsatzschwellen der Kleinunternehmerregelung einzubeziehen.

3.3 Fernverkäufe an EU-Privatkunden

Ein Sonderfall kann für Lieferungen und elektronische Dienstleistungen an Nichtunternehmer im EU-Ausland bestehen, sogenannte Fernverkäufe. Diese sind in Deutschland nur dann nichtsteuerbar, wenn sich der Leistungsort ins Ausland verlagert. Die Besteuerung im Bestimmungsland erfolgt ab einem Gesamtwert von 10.000 € für entsprechende Leistungen von Deutschland aus in anderen EU-Staaten. Damit nicht in jedem EU-Staat, in den Leistungen erbracht werden, eine Pflicht zur Steueranmeldung besteht, gibt es eine zentrale Vereinfachung über das sogenannte OSS-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (vgl. für Details das Merkblatt „OSS-Verfahren“).

3.4 Umsätze durch Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Umsätze, die durch Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, etwa Verkäufe, angefallen sind, bleiben bei der Ermittlung der Umsatzhöhe für die Nichterhebungsgrenze unberücksichtigt. Dies gilt unabhängig davon, ob diese Umsätze grundsätzlich steuerpflichtig wären.

Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt. Beispiele für durchlaufende Posten sind Gerichtskosten, die von einem Anwalt nur weitergeleitet werden oder Kosten bei Architekten, die Gebühren an das zuständige Bauamt weitergeben. Durchlaufende Posten sind bereits ihrer Art nach kein umsatzsteuerliches Entgelt und sind auch bei der Ermittlung der Umsatzgrenze auszulassen.

3.5 Umkehr der Steuerschuldnerschaft und internationale Aspekte

Für bestimmte Arten von Leistungen gilt nach § 13b Abs. 5 UStG die Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das bedeutet, dass ein Unternehmer, der diese Art von Leistungen erbringt, auch in der Regelbesteuerung keine Umsatzsteuer abführt, da hier die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergeht. Gleichzeitig kann der Leistungsempfänger die geschuldete Steuer auch als Vorsteuer abziehen.

Unter die Leistungen, für welche die Umkehr der Steuerschuldnerschaft gilt, fallen insbesondere

• Werklieferungen und nicht unter § 13b Abs. 1 UStG fallende sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers,
• Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen (also insbesondere Grundstücksverkäufe),
• Bauleistungen, wenn der Empfänger ebenfalls Bauleistender ist,
• Leistungen der Gebäudereinigung, wenn der Leistungsempfänger ebenfalls entsprechende Leistungen erbringt,
• bestimmte Goldprodukte,
• innergemeinschaftliche Erwerbe (siehe dazu Hinweis unten).

Werden vom Unternehmer entsprechende Leistungen erbracht, für die eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft gilt, sind diese Umsätze in die Berechnung der Umsatzgrenzen einzubeziehen.

Ist allerdings der Kleinunternehmer selbst Steuerschuldner aufgrund der Umkehr der Steuerschuldnerschaft, muss er die entsprechende Steuer entrichten. Dies ist dann ein Ausnahmefall von der generellen Steuerfreiheit und bedeutet auch, dass ein entsprechender Umsatz in einer Umsatzsteuervoranmeldung angegeben werden muss. Zu beachten ist allerdings, dass der Kleinunternehmer in diesem Fall die geschuldete Steuer nicht wie eine Vorsteuer abziehen kann. Es bleibt so also bei einer Effektivbelastung.

Hinweis

Bezieht ein Kleinunternehmer Waren für sein Unternehmen aus einem anderen Staat der EU, werden diese grundsätzlich mit der EU-ausländischen Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Nur wenn der Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identi­fi­kations­nummer verwendet sowie die Erwerbsschwelle für Waren aus der EU in Höhe von 12.500 € überschritten hat oder auf die Anwendung der Erwerbsschwelle verzichtet, schuldet der Kleinunternehmer die Steuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb in Deutschland.

Bezieht der Kleinunternehmer Waren aus dem Drittland ist er grundsätzlich Schuldner der Einfuhrumsatzsteuer.

Insgesamt betrachtet kann demnach der Bezug von Waren und Dienstleistungen aus dem Ausland beim Kleinunternehmer zu Mehrbelastungen führen. Den konkreten Einzelfall sollten Sie daher durch uns als Steuerberater begleiten lassen, um bestmöglich unnötige Belastungen zu vermeiden.

3.6 Kleinunternehmerregelung und abweichendes Wirtschaftsjahr

Sollte der Unternehmer im Einvernehmen mit der Finanzverwaltung als Gewinnermittlungszeitraum ein abweichendes Wirtschaftsjahr gewählt haben, gewährt das Recht keinen Spielraum. Auch in diesen Fällen ist zur Ermittlung der maßgeblichen Umsatzhöhe von dem Kalenderjahr auszugehen

4 Reichweite der Kleinunter­neh­mer­regelung

Zur Ermittlung der Umsatzgrenzen sind die entsprechenden steuerpflichtigen Umsätze in allen Betrieben des Unternehmers zusammenzurechnen.

Beispiel

Ein Unternehmer führt einen Hundesalon und betreibt einen Onlineshop für Modellbaubedarf. Beide Betriebe laufen unter separater Steuernummer und es wird auch jeweils eine eigene Buchhaltung erstellt.

Für die Bestimmung der 22.000-€- bzw. 50.000-€-Grenze sind die steuerpflichtigen Umsätze beider Betriebe zusammenzurechnen. Die Kleinunternehmerregelung ist nur einheitlich für alle Betriebe eines Unternehmers anwendbar.

Werden alle oder ein Teil der Betriebe des Unternehmers in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH) oder einer Personengesellschaft (z.B. OHG, KG) geführt, so gelten für diese Gesellschaften eigene Umsatzgrenzen, da diese für Zwecke der Umsatzsteuer als eine eigene Rechtsperson zählen.

5 Umsatzgrenzen im Jahr der Betriebseröffnung

Im ersten Jahr der neu aufgenommenen Tätigkeit gibt es logischerweise keine Vorjahreswerte im Rahmen der der 22.000-€-Umsatzgrenze. Die Umsatzgrenze, auf die bei der Betriebseröffnung abzustellen ist, liegt in Ermangelung eines Vorjahreswerts bei 22.000 € (und nicht bei 50.000 €).

Unterjährige Betriebseröffnung

Bei einer unterjährigen Betriebseröffnung reduziert sich die Umsatzgrenze für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung um den bereits vor der Betriebseröffnung abgelaufenen Zeitraum. Die Umsatzgrenze wird also anteilig gekürzt.

Zunächst ist der Beginn der gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit zu ermitteln. Vorbereitungshandlungen, die auf die Ausführung von Umsätzen abzielen, kennzeichnen im Allgemeinen bereits den Beginn der unternehmerischen Tätigkeit. Dies können zum Beispiel der Abschluss der betrieblichen Mietverträge sowie erste Vereinbarungen mit Lieferanten sein. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs bedeutet aber eine der Gründung des Unternehmens vorausgehende Schulung noch nicht den Beginn der unternehmerischen Tätigkeit.

Beispiel: Unterjährige Betriebseröffnung

Der Unternehmer F beginnt am 01.02.2023 mit Vorbereitungshandlungen zur Gründung eines Modellbauladens. Er schließt Mietverträge, Lieferantenverträge und bestellt Waren. Am selben Tag meldet F seine Tätigkeit im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt an. Seinen Gesamtumsatz für das Jahr 2023 schätzt er auf 18.000 € steuerpflichtige Umsätze. Verkäufe oder Entnahmen von Anlagevermögen sind in dieser Summe nicht enthalten.

Beurteilung

Die 22.000-€-Umsatzgrenze ist um den bereits vergangenen Zeitraum Januar 2023 zu kürzen:

22.000 € / 12 x 11 Monate = 20.166,66 €

Die gekürzte Umsatzgrenze liegt hier demnach bei 20.166,66 €.

Wenn F mit seinen steuerpflichtigen Umsätzen im Jahr 2023 also unter der gekürzten Umsatzgrenze bleibt, kann er im Folgejahr erneut die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Wird der Betrieb innerhalb eines Monats eröffnet (z.B. zum 15.) kann die Berechnung der anteiligen Umsatzgrenze auch tagesgenau erfolgen.

6 Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Ihnen als Unternehmer ist es möglich, auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Die Frist für die Ausübung des Wahlrechts läuft mit dem Eintreten der Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung ab. Umsatzsteuerfestsetzungen ergehen bzw. wirken grundsätzlich als Steuerfestsetzungen unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Dies ermöglicht bis zum Eintritt der Festsetzungsverjährung eine jederzeitige Änderung der Festsetzung.

Diese Erklärung gilt vom Beginn des Kalenderjahrs an, für das Sie die Erklärung abgeben. Ein Verzicht mit Wirkung ab einem Zeitpunkt inmitten eines Kalenderjahrs ist nur möglich, wenn erst ab diesem Zeitpunkt mit der unternehmerischen Tätigkeit begonnen wurde.

Nach Erklärung des Verzichts können Sie bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung den Verzicht auch wieder zurücknehmen. In diesem Fall gilt dann wieder die Kleinunternehmerregelung.

Entscheiden Sie sich für die Anwendung der Regelbesteuerung anstatt der Kleinunternehmerregelung, so sind Sie an diese Entscheidung fünf Jahre gebunden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung überschritten werden oder nicht. Erst nach Ablauf dieses Zeitraums ist, abhängig von den Umsatzgrenzen, wieder ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung möglich.

7 Aufzeichnungspflichten

Viele Aufzeichnungspflichten, die im Rahmen der Regelbesteuerung gelten, sind für den Kleinunternehmer nicht relevant. Es gelten aber die Aufzeichnungspflichten bei unrichtigem Steuerausweis (§ 22 Abs. 2 Nr. 4 UStG in Verbindung mit § 65 UStDV) sowie die Aufzeichnung von Bemessungsgrundlagen beim innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen und bei Lieferungen im Zusammenhang mit einem Umsatzsteuerlager (§ 4 Nr. 4a UstG). Darüber hinaus muss auch der Kleinunternehmer Aufzeichnungen über Leistungen führen, für welche er als Steuerschuldner gilt. Zudem muss ein Kleinunternehmer auch die allgemeinen Aufzeichnungspflichten zum Steuersatz sowie zu Anzahlungen und Teilentgelten erfüllen (§ 22 Abs. 2 Nr. 8 Satz 1 UStG in Verbindung mit § 65 UStDV).

Abgesehen von diesen speziellen Sachverhalten sind die Aufzeichnungspflichten für Kleinunternehmer stark reduziert. Wichtig ist grundsätzlich aber, dass alle Werte und Entgelte der Gegenleistungen für die ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen aufzuzeichnen sind (§ 65 UStDV).

8 Steuererklärungspflichten

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: Juni 2024

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Auch wenn der Kleinunternehmer von der Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen regelmäßig befreit ist (außer im Fall der innergemeinschaftlichen Erwerbe und bei der Umkehr der Steuerschuldnerschaft), gab es bisher dennoch regelmäßig Erklärungspflichten im Rah­men der Umsatzsteuerjahreserklärung.

Dies hat sich durch das Wachstumschancengesetz geändert. Ab 2024 müssen Kleinunternehmer üblicherweise keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr abgeben. Auf die Übermittlung einer Umsatzsteuer­vor­an­mel­dung wird bei Kleinunternehmern im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG grundsätzlich verzichtet. Lediglich in Sonderfällen, wie dem innergemeinschaftlichen Erwerb oder der Lieferung neuer Fahrzeuge, muss eine Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt werden. Außerdem gilt die Verpflichtung auch, wenn das Finanzamt dazu auffordert.

Muss eine Umsatzsteuerjahreserklärung im Ausnahmefall abgegeben werden, ist sie elektronisch über das Elster-Portal oder eine entsprechend verknüpfte Software an das Finanzamt zu übermitteln.