Die nach § 4 Abs. 2 GAufzV erforderlichen Aufzeichnungen von Geschäftsbeziehungen zu nahestehenden Personen unterliegen nach der erstmaligen Dokumentation im Normalfall keinen wesentlichen Veränderungen.
Und so sollten Sie Ihre Geschäftsbeziehungen zu nahestehenden ausländischen Unternehmen dokumentieren :
Differenzierung Ihrer Geschäftsbeziehungen nach der Art der Geschäfte in Warenlieferungen, Dienstleistungen, Darlehen, Lizenzen und sonstige Geschäfte.
Innerhalb dieser verschiedenen Geschäftsarten Zusammenfassung möglichst vieler gleichartiger Geschäftsvorfälle zu Gruppen gemäß § 2 Abs. 3 GAufzV, damit Sie nicht jeden einzelnen Geschäftsvorfall aufzeichnen müssen. Beachten Sie aber, dass Lieferungen und Leistungen nur zusammengefasst werden können, wenn die beteiligten ausländischen Konzerngesellschaften die gleichen Funktionen und Risiken innehaben.
Innerhalb der verschiedenen Geschäftsarten sollten möglichst viele gleichartige Geschäftsvorfälle zu Gruppen gemäß § 2 Abs. 3 GAufzV, zusammengefaßt werden, damit nicht jeder einzelne Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden muss.
Beachten Sie dabei aber, dass Lieferungen und Leistungen nur zusammengefasst werden können, sofern die beteiligten ausländischen Konzerngesellschaften die gleichen Funktionen und Risiken innehaben.
Ihre Dokumentation der Geschäftsbeziehungen zu nahe stehenden Gesellschaften nach § 4 Nr. 2 GAufzV kann wie folgt aussehen:
Übersicht: kurze aber präzise Darstellung aller Leistungsbeziehungen zu nahestehenden Gesellschaften im Prüfungszeitraum.
Lieferungen: Darstellung Ihrer Kriterien für Gruppenbildung, Gruppenumsätze im Prüfungszeitraum, Übersicht über die zu Grunde liegenden Verträge einschließlich deren Veränderungen im Prüfungszeitraum
Dienstleistungen: Management, Forschung- und Entwicklung, Marketing-/Marktforschung-Beratung, Beratung durch Rechtsabteilung, Finanzdienstleistungen, EDV-Beratung, sonstige Dienstleistungen (einschließlich Kostenumlagen) für jeden Bereich Darlegung der erbrachten Dienstleistungen einschließlich der abgerechneten Vergütungen. Angabe der zu Grunde liegenden Verträge einschließlich deren Veränderungen.
Darlehen: Übersicht aller bestehenden Darlehen an/von nahestehenden Gesellschaften einschließlich der vergüteten Zinsen. Auflistung aller zu Grunde liegenden Verträge.
Nutzungsüberlassungen: Übersicht über alle wesentlichen immateriellen Wirtschaftsgüter (insbesondere Lizenzen) die an/von nahestehende/n Gesellschaften überlassen wurden. Angabe der damit verbundenen Vergütungen und der zu Grunde liegenden Verträge. Angabe aller sonstigen Nutzungsüberlassungen an/von nahestehende/n Gesellschaften einschließlich Vergütungen und zu Grunde liegender Verträge.
