Das BMF hat in einem aktuellen Schreiben zum Thema „Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen und anderen steuerlich relevanten Daten bei Taxi- und Mietwagenunternehmen“ die wesentlichen Anforderungen und bestehenden branchenüblichen Mindestaufzeichnungen für Taxi- und Mietwagenunternehmen und die in diesen Unternehmen insbesondere eingesetzten Taxameter und Wegstreckenzähler zusammengefasst (BMF 11.3.24, IV D 2 – S 0316-a/21/10006 :008).
In den vergangenen Jahren haben sich die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme im Hinblick auf die steuerliche Ordnungsmäßigkeit der mit ihnen geführten Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen verändert. Die Veränderungen betreffen auch Taxi- und Mietwagenunternehmen und die in diesen Unternehmen eingesetzten Taxameter und Wegstreckenzähler. Mit dem BMF-Schreiben sollen die wesentlichen Anforderungen und bestehenden branchenüblichen Mindestaufzeichnungen für diese Unternehmen zusammengefasst werden.
Beachten Sie | Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen bleiben hiervon unberührt.
Allgemein
Bei Taxametern und Wegstreckenzählern handelt es sich um elektronische Aufzeichnungssysteme. Die hierüber geführten Aufzeichnungen unterliegen der Einzelaufzeichnungspflicht. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt darüber hinaus auch für alle Geschäftsvorfälle, die nicht mit dem Taxameter oder Wegstreckenzähler aufgezeichnet werden, z. B. Rechnungsfahrten, Krankenfahrten etc. Verpflichtungen nach anderen Vorschriften sind zu beachten.
Taxiunternehmen
Zur Erfüllung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten sind mindestens die folgenden branchenüblichen Daten aufzuzeichnen:
Allgemeine Daten pro Schicht bzw. Abrechnungstag
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Eindeutige Fahrerkennung
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Taxikennung (Ordnungsnummer des Fahrzeugs)
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Zählwerksdaten zu Beginn und Ende einer Schicht
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Schichtdauer (Datum und Uhrzeit zu Schichtbeginn und -ende), soweit das Taxi von einem Arbeitnehmer gefahren wird
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Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten
Einzeldaten je Geschäftsvorfall
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Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit)
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Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt)
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Zurückgelegte Strecke (nur bei Fahrttyp Tariffahrten)
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Fahrpreis
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Zuschlag
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In Rechnung gestellte Gesamtsumme
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Umsatzsteuersatz
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Zahlungsart (z. B. bar, unbar)
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Gezahlte Trinkgelder (sofern steuerlich relevant)
Ist das Taxameter dazu in der Lage, sind alle vorgenannten Daten mit diesem in elektronischer Form aufzuzeichnen.
Soweit die Daten zulässigerweise nicht durch das Taxameter aufgezeichnet werden (können) oder soweit diese den tatsächlichen Geschäftsvorfall nicht zutreffend wiedergeben (z. B. Fahrt zu frei vereinbartem Preis außerhalb des Pflichtfahrgebiets mit aktiviertem Taxameter), werden die erforderlichen Daten durch Ergänzungen oder Korrekturen manuell erfasst.
Dies kann entweder in einem nachgelagerten elektronischen Aufzeichnungssystem oder in einer anderen geeigneten und zugelassenen Form (z. B. händisch) erfolgen. Eine Ergänzung oder Korrektur kann insbesondere notwendig sein, wenn für die tatsächlich durchgeführte Fahrt nicht der in dem Gerät einprogrammierte (und aufgezeichnete) Tarif gilt, weil es sich beispielsweise um eine Kranken- oder Privatfahrt handelt.
Soweit die Aufzeichnungen durch ein Taxameter oder mithilfe eines ergänzenden Systems erfolgen, sind die zum jeweiligen Gerät gehörenden Organisationsunterlagen ebenfalls aufzubewahren.
Zudem sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Taxameter im Rahmen der allgemeinen Pflichten zu protokollieren und diese Protokolle ebenfalls aufzubewahren. Einsatzort eines Taxameters ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wird. Als Einsatzzeitraum gilt der Zeitraum zwischen der Inbetriebnahme und der Außerbetriebnahme des Taxameters.
EU-Taxameter
Bei Verwendung eines EU-Taxameters richten sich die aufzuzeichnenden Daten sowie die Art und Weise der Aufzeichnung nur nach den speziellen Vorgaben des § 146a AO und der KassenSichV.
Darüber hinaus gilt für EU-Taxameter die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (DSFinV-TW). Ergänzende Systeme, die Daten aus EU-Taxametern weiterverarbeiten, können die Vorgaben der DSFinV-TW freiwillig entsprechend anwenden.
Andere Taxameter
Andere Taxameter können aus steuerlicher Sicht nur genutzt werden, soweit durch sie und etwaige Ergänzungen die Anforderungen an die Einzelaufzeichnungspflicht und die Unveränderbarkeit der Daten erfüllt werden und die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind. Elektronische Daten müssen unverzüglich lesbar bereitgestellt und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Beachten Sie | Das BMF-Schreiben enthält darüber hinaus die Anforderung zur Erfüllung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten an Mietwagenunternehmen.
Umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungsdoppel
Zu einer ausgestellten Rechnung ist ein Doppel aufzubewahren. Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme (z. B. Taxameter, Wegstreckenzähler oder Kassensysteme) erteilt, ist es hinsichtlich einer erteilten Rechnung im Sinne des § 33 UStDV ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann, die auch die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllen, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung.
