Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem letzte Eintragungen gemacht, Abschlüsse festgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Das gilt für Belege, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind.
Quellen zu den Aufbewahrungspflichten:
Digitale Unterlagen: BMF 16.7.01, IV D 2 – S 0316 – 136/01, BStBl I 01, 415
Ausfuhrbelege: OFD Koblenz 7.5.07, S 7134 A – St 44 2, UR 07, 708
Umsatzsteuerheft OFD Frankfurt 16.6.09, S 7389 A – 2 – St 113
Privatbelege: OFD München 9.2.04, S 0240 – 4 St 312, DB 04, 518
Grundstücke: BMF 24.11.04, IV A 5 – S 7280 – 21/04, BStBl I 04, 1122
Online-Bankauszüge: OFD Münster 17.5.05, DStR 05, 1101
Die Aufbewahrungsvorschriften gelten auch für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Das betrifft etwa EÜR-Rechner für umsatzsteuerliche Zwecke gem. § 22 UStG oder die in H 18.2 EStH aufgelisteten Aufzeichnungspflichten für Freiberufler.
2010 können Geschäftsunterlagen vernichtet werden, die 1999 oder früher erstellt wurden. Das gilt etwa für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, Buchungsbelege sowie Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.
2003 oder früher erstellte Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge können ebenfalls nach dem Jahreswechsel vernichtet werden. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Lohnunterlagen für die Sozialversicherung hingegen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa für schwebende Außenprüfungen, anhängige steuerstraf- oder bußgeld-
rechtliche Ermittlungen, zur Begründung von Anträgen ans Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Über das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz gibt es zwar neue Nachweispflichten zu Geschäftsbeziehungen mit Ländern, die keine steuerlichen Auskünfte nach OECD-Standard erteilen. Derzeit steht aber kein Staat auf der schwarzen Liste der Steueroasen, sodass die Neuregelung erst einmal nicht zur Anwendung kommt.
Für Privatbelege besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Sie werden lediglich für die entsprechende Veranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt. Nach Rückgabe durch das Finanzamt müssen sie aufgrund der erfüllten Beweislast nicht mehr gesondert bereit gehalten werden. Dies gilt auch bei Bescheiden nach § 164 AO. Bei einer Erklärungsabgabe mittels ELSTER werden die Betroffenen durch einen Hinweis in der Anlage zur komprimierten Steuererklärung darauf aufmerksam gemacht, dass die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren sind.
Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und nicht bereits mit Erbringung der Leistung.
Die neue Aufbewahrungspflicht bei den privaten Überschusseinkünften muss noch nicht beachtet werden. Zwar ist für die Summe der positiven Einkünfte von 500.000 EUR die Veranlagung 2009 maßgebend, die Pflicht zur Aufbewahrung besteht jedoch erstmals ab 2010.
