Das BMF hat Grundsätze zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfassten Geschäftsvorfälle aufgestellt. Die hierdurch erstellten Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.
BMF 26.11.10, IV A 4 – S 0316/08/10004-07
Eine Verdichtung dieser Daten, die ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen und das Vorhalten in ausgedruckter Form reichen nicht aus. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten etwa innerhalb der Registrierkasse nicht möglich, müssen sie unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Die Einsatzorte und -zeiträume der Geräte sind zu protokollieren und die Grundlagenaufzeichnungen müssen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Das beinhaltet auch die zum Gerät gehörende Bedienungs- und Programmieranleitung. Soweit unbare Geschäftsvorfälle wie beispielsweise das elektronische Lastschriftverfahren erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
Das BMF definiert darüber hinaus die Aufzeichnungspflichten bei Taxameter und Wegstreckenzähler, die Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel sind. Soweit ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, darf es längstens bis Ende 2016 im Betrieb weiterhin eingesetzt werden, sofern die technisch möglichen Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchgeführt werden, die Anforderungen zu erfüllen.
