Das BMF hat den Entwurf eines „Anwendungserlasses zu den durch das Steuervereinfachungsgesetz ab Juli 2011 eingeführten Neuregelungen bei EDV-Rechnung zur Stellungnahme der Verbände veröffentlicht.
Gleichzeitig werden die entsprechenden Abschnitte im UStAE angepasst. Jetzt gilt als eine elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG eine in einem elektronischen Format ausgestellte und empfangene Rechnung, wodurch die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen für den Vorsteuerabzug gegenüber der alten Rechtslage deutlich reduziert wurden.
BMF 1.2.12, IV D 2 – S 7287 a/09/10004: 003, BMF 26.7.11, Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung
Nicht mehr erforderlich sind zwingend die qualifizierte elektronische Signatur oder der Datenträgeraustausch EDI. Als ausreichend sind auch Rechnungen anzuerkennen, die auf andere Weise elektronisch übermittelt oder bereitgestellt werden.
Das führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit. Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen gelten dieselben Voraussetzungen, was durch jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden kann, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt.
Ist der Nachweis der Vorlage einer korrekten EDV-Rechnung erbracht, misst die Verwaltung der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im konkreten Einzelfall keine eigene Bedeutung mehr zu.
Das FA kann insbesondere den Vorsteuerabzug nicht mehr versagen. Mit innerbetrieblichen Kontrollverfahren gleicht der Unternehmer seine Zahlungsverpflichtungen ab. Er ist in der Wahl des Verfahrens frei, sofern ein Zusammenhang zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung hergestellt werden kann. Dabei gibt das BMF-Schreiben keine technischen Verfahren vor, die zu verwenden sind und erwartet auch keine gesonderte Dokumentationspflicht.
Sowohl Papier- und elektronische Rechnungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sie müssen nach § 14b Abs. 1 Satz 2 UStG während des gesamten Aufbewahrungszeitraums die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts, die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme sowie zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen erfüllen.
Für den Vorsteuerabzug muss der Unternehmer eine nach §§ 14, „14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen. Verletzt er Aufbewahrungspflichten, kann das zwar als eine Ordnungswidrigkeit geahndet werden, der Vorsteuerabzug bleibt hiervon aber unberührt. Der Unternehmer trägt allerdings die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Vorsteueranspruch begründen.
Aufgrund der deutlichen Reduzierung der Anforderungen an eine elektronische Rechnungsstellung dürfen im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen und elektronische Rechnungen auf Verlangen eingesehen werden. Der Beamte darf hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme nutzen.
Praxishinweis:
Von den Verbänden wird in den Stellungnahmen insbesondere bemängelt, dass das BMF-Entwurfsschreiben keine Hinweise an die Anforderungen und den Umfang der ordnungsgemäßen Archivierung von elektronischen Rechnungen beinhaltet.
So fehlen Angaben, auf welchen Datenträgern dies zu erfolgen hat und ob Begleitdokumente oder die zugrunde liegende E-Mail hinzuzufügen sind. Zudem geht nicht daraus hervor, in welchem zeitlichen Turnus die elektronische Archivierung zu erfolgen hat.
Nicht erwähnt wird zudem die Vermeidung der Risiken einer doppelten Rechnungsausstellung, was zur Steuerschuldnerschaft des Rechnungsausstellers nach § 14c Abs. 1 UStG führen kann. Diese Fälle werden vermutlich zunehmen, beispielsweise durch die elektronische Versendung und zusätzliche Versendung noch einmal in Papierform oder dem mehrfachen Downloaden oder Versenden der Dokumente.
