Anpassungen vor dem Jahresende für das Lohnbüro und die Belegschaft

Umstellung auf ELStAM im Laufe von 2013
Ab 2013 beginnt die Umstellung auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM. Für 2012 vorhandene Freibeträge werden nicht automatisch für 2012 berücksichtigt und sollten daher vor Silvester mithilfe des Lohnsteuerermäßigungsantrags neu beim FA beantragt werden.
Nur so können diese ab Januar 2013 bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Ausnahmen bestehen für schon 2012 gewährte Behinderten-und Hinterbliebenen-Pauschbeträge sowie antragsabhängige Kinderfreibeträge aufgrund mehrjähriger Berücksichtigung, die bereits für 2013 in der ELStAM-Datenbank ent-halten sind.

Betrieben stehen die ELStAM für ihre Arbeitnehmer seit dem 1.11.2012 maschinell verwertbar zum Abruf zur Verfügung. Diese sind ins Lohnkonto zu übernehmen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer für den Abruf der ELStAM anzumelden und die gebildeten Daten für die darauf folgende nächste Lohnabrechnung abzurufen.
Das ist nur möglich, wenn ein Arbeitgebersignal angelegt ist. Anschließend sind die Abzugsmerkmale monatlich abzufragen und in der Gehaltsabrechnung auszuweisen. Der alleinige Arbeitnehmer-Ehegatte erhält Klasse III. Ansonsten erhalten beide Partner automatisch die Klasse IV.
Auf Antrag beim Wohnsitzfinanzamt kann die Kombination III/V gewählt werden. Fehlen dem Arbeitgeber Daten, hat er den Steuerabzug nach Klasse VI durchzuführen, etwa wenn der Arbeitnehmer seine Steuer-ID oder Geburtsdatum nicht mitteilt oder den Betrieb zur Übermittlung der ELStAM sperren lässt.
Die Verwaltung gewährt eine Kulanzfrist bis Ende 2013, innerhalb derer jeder Arbeitgeber entscheiden kann, wann er von Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung auf ELStAM umstellt. Das kann für alle Arbeitnehmer gleichzeitig oder individuell gewählt werden, etwa pro Abteilungen und Betriebsstätte. Spätester Umstieg ist jedoch der Zeitpunkt der Abrechnung für Dezember 2013. Mindestens eine Lohnabrechnung muss nämlich noch im Jahr 2013 mit elektronischen Daten erfolgen.
Bis zur Umstellung auf den elektronischen Abruf der Daten der Arbeitnehmer bleibt alles beim Alten. Für die Lohnabrechnung werden die bisher verwendeten Daten über Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung genutzt. Nach dem Datenabruf darf für interne Prüfungen noch bis zu sechs Monate auf die Umstellung verzichtet werden, die folglich dann auch 2014 erfolgen kann.
Hierzu sind zwei BMF-Schreiben zu beachten:
1. Das Startschreiben zum erstmaligen Abruf der elektronischen Lohn-steuerabzugsmerkmale durch den Arbeitgeber und Anwendungsgrundsätze für den Einführungszeitraum 2013 („Entwurf“:http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2012-10-02-elstam.pdf?__blob=publicationFile&v=2)“ vom 2.10.2012:
Das ELStAM-Startschreiben umfasst Regelungen zur Einführungsphase 2013. Hierzu wurde § 52b EStG über das Jahressteuergesetz 2013 neu eingeführt.
2. Das Anwendungsschreiben „Lohnsteuerabzug ab dem Kalenderjahr 2013 im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale („Entwurf“:http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2012-10-12-LStAbzugsmerkmale.pdf?__blob=publicationFile&v=1)“ vom 11.10.2012:
Dieses ist anzuwenden auf Lohnzahlungszeiträume ab 2013, soweit der Arbeitgeber im Einführungszeitraum nicht nach den Übergangsregelungen des § 52b EStG verfährt. Das Schreiben regelt die Einzelheiten für die dauerhafte Anwendung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale im Kalen-derjahr 2013.
Weitere Tipps für Arbeitgeber und -nehmer sowie aktuelle Tendenzen
Bereits seit 2002 darf die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen auf die Daten der Buchführung elektronisch zugreifen, sofern diese mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt werden. Dieses Zugriffsrecht erstreckt sich auf alle steuerrelevanten Daten, also auch auf die Lohnbuchhaltung. Die Außenprüfer lassen sich oft Datenträger zur Auswertung auf deren Notebooks aushändigen. Die Verwaltung empfiehlt hierzu ihre Digitale LohnSchnittstelle DLS, um technische Schwierigkeiten beim Aufbereiten der Daten zu vermeiden. Die aktuelle Version der DLS 2013.1 vom Oktober 2012 steht jetzt beim Bundeszentralamt für Steuern unter www.bzst.bund.de zum Download bereit. Sie berücksichtigt insbesondere die Änderungen der Eintragungen in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2013.
In Vorbereitung auf die Anlage N für 2012 ist eine Reihe von grundsätzlichen BFH-Entscheidungen des laufenden Jahres zu beachten, die in der Regel für Arbeitnehmer günstig ausgefallen sind. Hierzu ist es ratsam, bereits die für 2014 geplanten Änderungen bei den Reisekosten zu berücksichtigen, da sie teilweise diese Rechtsprechung ins EStG umsetzen. Für den Arbeitgeber steht die endgültige Umstellung auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM an.
Hatten als Arbeitnehmer tätige Ehegatten für 2012 das Faktorverfahren mit den Steuerklassen IV/IV gewählt, löst dies eine Pflichtveranlagung aus. Anderenfalls können Arbeitnehmer freiwillig einen Antrag auf Einkommensteuerveranlagung innerhalb der vierjährigen Festsetzungsfrist stellen, für 2012 also bis Silvester 2016. Diese Frist gilt auch für den Antrag auf Festsetzung der Arbeitnehmer-Sparzulage.
Bei Minijobs steigt die Entgeltgrenze für geringfügig entlohnte Beschäftigung von 400 auf 450 EUR ab dem 1.1.2013 und in der Gleitzone für Midi-Jobber entsprechend auf 450 bis 850 EUR und somit um insgesamt 600 EUR im Jahr. Mini- und Midi-Jobber werden grundsätzlich der Rentenversicherungspflicht unterworfen, erhalten jedoch die Möglichkeit, sich von der Versicherungspflicht befreien zu lassen. Diese Aufbesserung um 50 EUR sollte Anlass für eine Gehaltserhöhung sein.
Praxishinweis:
Da ab 2013 gleichzeitig die Übungsleiter-und Ehrenamtspauschale erhöht werden, können in diesem Bereich Beschäftigte ab dem Jahreswechsel bis zu 900 EUR mehr steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten.
Maßgebend bei der Entfernungspauschale ist nicht zwingend die kürzeste Straßenverbindung, wenn eine längere Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig benutzt wird. Hierzu ist jetzt keine Zeitersparnis von 20 Minuten pro Wegstrecke mehr erforderlich, um eine längere Straßenverbindung als verkehrsgünstiger anzuerkennen. Der BFH ist davon abgerückt. Maßgeblich sind nunmehr die Umstände des Einzelfalls.
Aufwendungen für das Erststudium oder die Erstausbildung können vorweggenommene Werbungskosten sein, wenn sie auf eine spätere berufliche Tätigkeit vorbereiten und es sich um eine weitere Berufsausbildung oder das Erststudium nach abgeschlossener erstmaliger nichtakademischer Berufsausbildung handelt. Der Abzug scheitert nicht daran, dass die Berufstätigkeit später auch im Ausland ausgeübt werden kann oder ein Umzug tatsächlich erfolgt. Das gilt auch für eine berufliche Fort- und Weiterbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses, selbst ohne vorherige Ausbildung.
Bei berufsbedingten Umzügen nach R 9.9 Abs. 2 LStR lassen sich höhere Pauschalen für Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen absetzen. Hierzu gibt es jeweils steigende Beträge ab 1.1. und 1.6.2012 sowie im kommenden Jahr ab dem 1.1. und 1.8.2013. Abgestellt wird dabei auf das Datum der Beendigung des Umzugs.
Angestellte mit einem kostenlos oder verbilligt überlassenen Firmenwagen können die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte statt mit 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat mit der Einzelbewertung versteuern. Bei weniger als 15 Tagen im Monat lohnt der Ansatz von 0,002 % des Listenpreises pro tatsächlich zurückgelegtem Entfernungskilometer, auch wenn der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil für 2012 normal und damit zu hoch ermittelt hat. Zur praktischen Umsetzung gibt es ein BMF-Schreiben. Der nachträgliche Einbau von Sonderausstattung in ein Firmenfahrzeug ist nicht in den Listenpreis einzubeziehen. Lediglich werkseitig bei Erstzulassung bereits vorhandene Extras sind einzubeziehen. Geplant ist, rückwirkend eine Reduzierung des Lis-tenpreises bei Kauf eines Hybrid- und Elektro-Fahrzeugs, indem Batteriesysteme nicht mit einbezogen werden.
Arbeitnehmer, die in mehreren Betriebsstätten ihres Arbeitgebers tätig sind – entweder je nach Bedarf, fortwährend oder abwechselnd – können nur noch eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Entscheidend sind der Mittelpunkt der Tätigkeit und die zentrale Bedeutung der Arbeitsstätte. Bei mehreren Arbeitsstätten fallen alle übrigen weg. Nur noch der zentrale Ort bleibt übrig. Für die entfallenden Arbeitsstätten muss für Fahrten zwischen Wohnung/Arbeit mit dem Firmenwagen kein geldwerter Vorteil mehr versteuert werden und die Anfahrten dieser Orte lassen sich nach Dienstreisegrundsätzen statt der Entfernungspauschale geltend machen.
Denkbar ist auch, dass keinem Tätigkeitsort eine zentrale Bedeutung zukommt. Dann hat der Arbeitnehmer gar keine regelmäßige Arbeitsstätte, die nur mit der Entfernungspauschale abzurechnen wäre. Leiharbeitnehmer verfügen über keine regelmäßige Arbeitsstätte und können damit Reisekosten geltend machen. Zu dieser Rechtsänderung gibt es einen BMF-Anwendungserlass, dessen Inhalt auch beim geplanten neuen Reisekostenrecht gelten soll. Laut BFH kann die betriebliche Einrichtung des Kunden unabhängig von der Dauer des Einsatzes nur dann regelmäßige Arbeitsstätte sein, wenn der Arbeitgeber dort über eine eigene Betriebsstätte verfügt.
Die Sozialversicherungsrechengrößen ändern sich wie jedes Jahr auch für 2013. Die Bezugsgröße, die für die Festsetzung der Mindestbeitragsbemessungsgrundlagen für freiwillige Mitglieder in der gesetzlichen Krankenversicherung und für die Beitragsberechnung von versicherungspflichtigen Selbstständigen in der gesetzlichen Rentenversicherung Bedeutung hat, erhöht sich auf 2.695 EUR im Monat. Die Bezugsgröße (Ost) steigt auf 2.275 EUR. Die Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung steigt auf monatlich 5.800 EUR und im Osten auf 4.900 EUR. Die Versicherungspflichtgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung steigt auf 52.200 EUR und für Arbeitnehmer, die bereits am 31.12.2002 versicherungsfrei waren, steigt die Jahresarbeitsentgeltgrenze auf 47.250 EUR. Unabhängig von der Versicherungspflichtgrenze beträgt die Beitragsbemessungsgrenze 2013 für alle in der gesetzlichen Krankenversicherung 47.250 EUR jährlich und 3.937,50 EUR monatlich.
Hat der Angestellte von seinem Arbeitgeber Gutscheine zum Bezug von Sachwerten wie Benzin oder Waren bis zur monatlichen Freigrenze von 44 EUR erhalten, können diese jetzt auch dann steuerfrei sein, wenn der Arbeitnehmer den Gutschein zunächst auf eigene Kosten einlöst oder ein konkreter Geldbetrag ausgewiesen ist. Kein begünstigter Sachbezug liegt jedoch vor, wenn der Beschäftigte anstelle eines Gutscheins alternativ eine Auszahlung verlangen darf, dies stellt Barlohn dar. Zum Jahresende kann es sich lohnen, arbeitsvertraglich monatliche Sachleistungen in Form von Tank- oder Warengutscheinen bis 44 EUR zu vereinbaren, um das Nettogehalt aufzubessern. Der Arbeitgeber erspart sich insoweit seinen Anteil an den Sozialabgaben.
Für alleinstehende Arbeitnehmer, die noch bei den Eltern wohnen, hatte der BFH zwar die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung erleichtert, indem nicht mehr zwingend erforderlich ist, dass er hierfür Miete zahlt oder sich an den Haushaltskosten beteiligt. Es bleibt jedoch dabei, dass Miete oder Kostenbeteiligung gewichtige Indizien dafür sind, dass er den Hauptwohnsitz noch bei den Eltern hat, sofern es sich um geeignete Räumlichkeiten zur Haushaltsführung handelt. Zudem spricht die zunehmende Dauer der Auswärtstätigkeit immer mehr dafür, dass der ledige Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt zum Arbeitsort verlagert und damit die doppelte Haushaltsführung endet. Familienheimfahrten von Partner und Kindern an den Arbeitsort werden nicht anerkannt, wenn der dort Beschäftigte am Wochenende nicht nach Hause kommen kann oder will. Diese „umgekehrten“ Familienheimfahrten zählen nur ausnahmsweise, wenn eine Verhinderung aus beruflichen Gründen vorliegt.
Bei gemischten Aufwendungen greift das Aufteilungsverbot in § 12 EStG nicht mehr. Arbeitnehmer können insbesondere Aufwendungen für die Hin- und Rückfahrt bei Dienstreisen in abziehbare Werbungs- und Lebenshaltungskosten aufteilen. Als Maßstab werden dabei meist die beruflich und privat veranlassten Zeitanteile herangezogen. Arbeitnehmer haben die Nachweispflicht. Nur wenn sie den beruflichen Zeitanteil dokumentieren, gelingt der Werbungskostenabzug. Hierzu ist festzuhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufliche Veranlassung vorlag. Die Aufteilung gemischter Aufwendungen gelingt auch in anderen Bereichen, wozu ein BMF-Schreiben Hinweise gibt. Besonderheiten sind bei Auslandsgruppenreisen und Sprachkursen zu beachten.
Die Dreimonatsfrist für Verpflegungsaufwand wird bei einer Fahrtätigkeit generell nicht angewendet, weil die Tätigkeit auf Kfz oder Schiff nicht an einem Ort stattfindet. Somit sind die Pauschalen zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten abziehbar oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar.
Darüber hinaus sind folgende Änderungen zu beachten:
Bei beruflich veranlassten Umzügen ab dem 1.1.2012 gelten ohne nähere Nachweise jeweils höhere Pauschalen. Der Aufwand lässt sich jetzt auch dann absetzen, wenn der Hauptwohnsitz aus privaten Gründen vom Arbeitsort wegverlegt wird.
Die neuen Lohnsteuerrichtlinien 2011 bieten verlässliche Vorgaben im Umgang mit der Verwaltung. Sie beinhalten neue Regelungen zu Mahlzeiten auf Dienstreisen, Fortbildung, Einsatz beim Kunden, beim Firmenwagen, doppelter Haushaltsführung und der steuerfreien Arbeitgeberleistung bei Gehaltsumwandlung.
Bei Arbeitnehmern, die einen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung für 2013 stellen, ist darauf zu achten, dass ihnen stets ein Ausdruck der ELStAM mit den ab 2013 geltenden Merkmalen zur Vorlage beim Arbeitgeber ausgehändigt oder zugesendet wird.
Benutzen Arbeitnehmer für die Fahrten Wohnung/Betrieb abwechselnd öffentliche Verkehrsmittel und den Pkw, müssen sie jetzt jahresbezogen prüfen, ob die Entfernungspauschale oder die Summe der Fahrkarten höher ist. Damit lassen sich nicht mehr wie zuvor pro Tag der jeweils höhere Betrag geltend machen. Nach der aktuellen BFH-Rechtsprechung ist die längere Strecke zur Arbeit nicht nur dann günstiger und kann angesetzt werden, wenn die Zeitersparnis 20 Minuten je Fahrt beträgt. Es werden auch andere Gründe für Umwege akzeptiert.
Arbeitnehmer mit geringem Einkommen müssen keine Steuererklärung abgeben, wenn sie hohe Min-destvorsorgepauschalen für die Kranken- und Pflegeversicherung aufweisen und lediglich einen Jahresarbeitslohn bis 10.200 und 19.400 EUR bei Zusammenveranlagung beziehen.
Die folgenden bewährten Gestaltungsüberlegungen zum Jahresende sind ratsam:
Für Arbeitnehmer kann es vorteilhaft sein, berufsbezogene Ausgaben oder variable Gehaltsbestandteile vorzuziehen bzw. erst nach Silvester fließen zu lassen. Maßgebend ist grundsätzlich das Zu- und Abflussprinzip. Sofern Angestellte leicht unter dem Pauschbetrag bleiben, sollten sich Kosten geballt alle zwei Jahre auswirken. Das lässt sich durch den Zahlungsfluss steuern.
Bei anstehenden Abfindungen sollte die Fünftel-Regelung des § 34 EStG effektiv eingesetzt und vorab durchgerechnet werden, ob sich die Zusammenballung der Einkünfte eher 2012 oder 2013 auswirkt. Alternativ kommt die Zahlung der Abfindung in eine Direktversicherung in Betracht. Erfolgt im anderen Jahr eine geringfügige Nachzahlung bis maximal 5 Prozent der Hauptabfindung, ist das unschädlich.
Bei hohen Werbungskosten sowie Verlusten aus anderen Einkunftsarten sollten Arbeitnehmer einen Lohnsteuerermäßigungsantrag für 2013 stellen. Durch die Umstellung auf ELStAM ist der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende und die Steuerklasse II neu zu beantragen.
Spätestens zum Jahresende sollten Arbeitgeber und Belegschaft prüfen, ob die vielseitigen Möglichkeiten von steuerfreien und begünstigten Lohnbestandteilen ausgeschöpft wurden oder noch kurzfristig optimiert werden können. Darunter fallen Sachbezüge unter Ausnutzung der Freigrenze von 44 EUR, Zuschüsse zu Fahrt- und Verpflegungskosten oder zur Kinderbetreuung, Erstattungen von Reise- und Umzugskosten, Tankgutscheine, Rabatte auf den Bezug der eigenen Waren und Dienstleistungen sowie die Überlassung von Mitarbeiterbeteiligungen.
Beim Firmenwagen sollte neben den Auswirkungen der aktuellen BFH-Rechtsprechung überprüft werden, ob Privatnutzung und Pendelfahrten zur Arbeit günstiger über ein Fahrtenbuch ermittelbar sind. Hierbei sind die formalen Anforderungen von BFH und Verwaltung an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs zu beachten. Verbietet der Arbeitgeber Privatfahrten mit dem Betriebs-Pkw, entfällt die Besteuerung eines geldwerten Vorteils nach der Listenpreis-Regel.
Liegt ein Ehegatten-Arbeitsverhältnis vor, ist der Vertrag auf Fremdüblichkeit zu prüfen. Sind für 2013 Änderungen vorgesehen, vermeidet die Anpassung noch in 2012 eine nicht erlaubte Rückwir-kung.
Die zum Jahresende übliche Weihnachtsfeier führt dann nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn pro Arbeitnehmer höchstens die Freigrenze von 110 EUR inklusive Umsatzsteuer aufgewendet wird und es sich maximal um die zweite Betriebsveranstaltung im Jahr handelt. Wird diese mit einer betrieblichen Fortbildung verbunden, können Kosten jetzt aufgeteilt werden, was sich mindernd auf die 110 EUR-Grenze auswirkt. Sofern sie überschritten wird, kann der Arbeitgeber den Lohn pauschal mit 25 % versteuern. Bei der Ermittlung der 110 EUR-Grenze wird der Arbeitgeber selbst nicht mitgezählt.
Zahlt der Arbeitgeber Weihnachtgeld, ist die Lohnsteuer für den sonstigen Bezug im Zeitpunkt des Zuflusses beim Arbeitnehmer selbst dann einzubehalten, wenn das 13. Monatsgehalt erst im Januar 2013 ausgezahlt wird. Bei der Einmalzahlung bietet sich eine Entgeltumwandlung in eine betriebliche Altersversorgung an.
Da Sozialleistungsträger wie die Bundesagentur für Arbeit erbrachte steuerfreie Lohnersatzleistungen an das FA übermitteln, sollten die Angaben in der Anlage N für den Progressionsvorbehalt sorgfältig erfolgen.
Sowohl 2012 als auch 2013 sind bei der Sozialversicherung geänderte Beitragsbemessungsgrenzen und Bezugsgrößen zu beachten.