Mit Schreiben vom 11.7.2019 hat das BMF die GoBD – „die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – grundlegend überarbeitet und neu gefasst. Die GoBD waren erstmals 2014 veröffentlicht worden. In der Zwischenzeit ist jedoch die Digitalisierung weit fortgeschritten, sodass eine Anpassung an den technischen Fortschritt nötig war.
Die wichtigsten Neuerungen, die sich durch die Überarbeitung ergeben, sind die Folgenden:
- Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte wie dem Smartphone (sogenanntes mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt und ist damit erlaubt.
- Die bildliche Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland wird nunmehr zugelassen, d. h., aus Vereinfachungsgründen (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland) steht es einer bildlichen Erfassung durch z. B. Smartphones im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden.
- Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig. Erfolgt im Zusammenhang mit einer genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die Ursprungsbelege aus Papier zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Nach der Erfassung dürfen die Papierbelege vernichtet werden, soweit keine steuerlichen Vorschriften für eine Aufbewahrung in Originalformat vorliegen.
- Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion.
- Cloud-Systeme werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.
- Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein.
Praxistipp | Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Fundstelle
BMF 11.7.19, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, 2019/0592405
