Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist als ungewisse Verbindlichkeit zwingend in der Handels- und Steuerbilanz zu bilden. Obwohl die Belege für zehn Jahre zu archivieren sind, ist der Jahresaufwand für den Rückstellungsbetrag nur mit 5,5 Jahren als arithmetisches Mittel der Aufbewahrungszeit zu vervielfachen. Damit schließt sich das FG Niedersachsen der Verwaltungsauffassung an.
In der Rechtsprechung war die Frage bislang noch nicht zu entscheiden. Soweit sich die Literatur mit der Frage der Höhe der Rückstellung beschäftigt, geht man ebenfalls von einer Rückstellung des Jahresbetrags x 5,5 aus.
FG Niedersachsen 21.1.09, 3 K 12371/07, Revision unter X R 14/09,
BFH 19.8.02, VIII R 30/01, BStBl II 03, 131
OFD Hannover vom 27.6.07 S 2137 – 106 – StO 222/221
Durch den Faktor 5,5 wird berücksichtigt, dass nach Ablauf des Bilanzstichtages jeweils ein Jahrgang auszusortieren ist. Daher ist nicht der gesamte Archivierungsraum in den künftigen Jahren erforderlich, da sich dieser Bedarf jährlich um 1/10 vermindert. Zwar entsteht nach Ablauf des Bilanzstichtages im Folgejahr ein weiterer zu archivierender Jahrgang an Geschäftsunterlagen. Diese Verpflichtung entsteht aber erst nach dem Bilanzstichtag und ist erst einmal nicht zu berücksichtigen.
Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b) EStG als Sachleistungsverpflichtung mit den Einzelkosten und den angemessenen Teilen der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten und in Höhe des voraussichtlichen Erfüllungsbetrags zu bilden. Da eine Sachleistungsverpflichtung vorliegt, sind die vollen Einzelkosten anzusetzen, eine Abzinsung kommt nicht in Betracht. Gegen das Urteil wurde Revision eingelegt.
