Seit 2002 haben Betriebsprüfer über § 147 Abs. 6 AO die Möglichkeit, in elektronisch geführte Daten und Aufzeichnungen Einsicht zu nehmen und diese maschinell auszuwerten. Damit ist die Finanzverwaltung erstmals in der Lage, große Datenmengen innerhalb kurzer Zeit effektiv zu überprüfen. Nach einer Grundsatzentscheidung des BFH zum neuen Datenzugriffsrecht umfasst diese Einsicht aber nicht eine freiwillig erstellte elektronische Buchhaltung eines Einnahme-Überschuss-Rechners.
BFH 24.6.09, VIII R 80/06,
26.9.07, I B 53, 54/07, BStBl II 08, 415
Der Aufbewahrungspflicht und dem Datenzugriff unterliegen grundsätzlich alle Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Nicht dazu gehören dagegen Unterlagen und Daten, die z.B. private, nicht aufzeichnungspflichtige Vorgänge betreffen, aber auch Unterlagen und Daten, die „freiwilligen“, also über die gesetzliche Pflicht hinausreichenden Aufzeichnungen zuzuordnen sind. Soweit sich für sie eine Aufbewahrungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt, können sie vom Steuerpflichtigen jederzeit vernichtet oder gelöscht werden.
Steuertipp: Die Entscheidung des BFH hat auch für die neue Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren bei den privaten Überschusseinkünften Bedeutung, sofern die Summe mehr als 500.000 EUR im Jahr beträgt. Diese über das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz eingeführte Regelung erfasst auch den Datenzugriff auf Aufzeichnungen und Unterlagen etwa über Mieteinnahmen und Werbungskosten.
