Die OFD Rheinland und Münster weisen darauf hin, dass elektronische Fahrtenbücher und Fahrtenbuchprogramme von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen werden.
Im Übrigen könnte sich eine Zertifizierung ohnehin immer nur auf eine bestimmte Version beziehen. Insoweit muss der Nutzer selbst auf die Erfüllung der technischen Voraussetzungen achten und die Hard- und Software ordnungsgemäß bedienen.
OFD Rheinland und Münster 18.2.13, akt. Kurzinfo LSt-Außendienst 2/2013
BFH 1.3.12, VI R 33/10, BStBl II 12, 505; 20.9.12, VI B 36/12, BFH/NV 13, 359
Anschließend muss es alle von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung insbesondere in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR geforderten Angaben enthalten.
Insbesondere müssen sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Außerdem müssen beim Ausdrucken nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert werden.
Laut BFH genügt eine Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.
Die OFD betont, dass die eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch im Ausdruck unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung ist.
Zudem muss auch sichergestellt sein, dass die Daten bis zum Ablauf der Aufbe-wahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt, wieder unverändert lesbar gemacht werden können und eventuelle Änderungen die Historie mit Änderungsdaten und jeweils ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein müssen. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.
Werden im elektronischen Fahrtenbuch alle Strecken automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Ziel erfasst, reicht es aus, wenn der Nutzer den Anlass der Fahrt erst nachträglich in einem Webportal beim Anbieter eines solchen Fahrtenbuchprogramms einträgt.
Dabei müssen Person und Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert sein. Als zeitnah sieht die Verwaltung Einträge in einem Webportal innerhalb von bis zu sieben Tagen nach Fahrtenabschluss.
Im Gegensatz zu beruflichen Fahrten ist die Angabe des Datums bei Privatfahrten nicht vorgesehen. Allerdings werden die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch nur erfüllt, wenn sich zumindest der Zeitraum der Privatfahrten aus dem Zusammenhang der Eintragungen ergibt.
Ergeben sich beim elektronischen Fahrtenbuch über die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken Abweichungen vom Tachostand, ist das grundsätzlich unbedenklich, allerdings sollte der tatsächliche Tachostand im Halb- oder Jahresabstand dokumentiert werden.
Praxishinweis
Auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die mit Hilfe der EDV erstellt werden, hat die Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht. Deshalb muss auch die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten nach § 147 Abs. 2 AO gewährleistet sein.
