Stellen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern ein betriebliches Fahrzeug kostenlos oder verbilligt auch für Privatfahrten oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zur Verfügung, so löst diese Zuwendung einen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Vorteil aus.

Dieses Merkblatt erklärt Ihnen, welche steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten bei der Dienstwagennutzung bestehen und wie Arbeitnehmer diese optimal ausnutzen können. Einleitend wird im folgenden Kapitel dargestellt, wie Arbeitnehmer mit und ohne Dienstwagen ihre Fahrten zur Arbeit als Werbungskosten abziehen können.

1 Grundlagen und wichtige Begriffe

Arbeitnehmer können für ihre täglichen Fahrten zur Arbeit eine vom gewählten Verkehrsmittel unabhängige Entfernungspauschale als Werbungskosten bei ihren Lohneinkünften abziehen. Dies gilt auch, wenn sie die Pendelfahrten mit einem Dienstwagen durchführen. Die Pauschale wird vom Fiskus ab dem ersten Entfernungskilometer gewährt.

Folgendes ist in diesem Zusammenhang zu beachten:

• Die Pauschale darf nur einmal pro Tag angesetzt werden (Ausnahme bei mehreren Dienstverhältnissen). Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer täglich mehrmals aus beruflichen Gründen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pendelt.
• Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 0,30 € pro Entfernungskilometer. Maßgeblich sind also nicht die tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt), sondern nur die Kilometer der Entfernung. Dieser Wert muss immer auf volle Kilometer abgerundet werden.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer fährt an 218 Tagen zur Arbeit. Die einfache Entfernung dorthin beträgt 40,6 km.

Lösung

Die Entfernungspauschale für die Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte berechnet sich wie folgt:

218 Tage × 40 km × 0,30 €  2.616 €

Der Arbeitnehmer kann also Werbungskosten von 2.616 € für die Fahrten zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ansetzen.

Durch das Klimaschutzgesetz 2030 wird die Entfernungspauschale ab dem Veranlagungszeitraum 2021 schrittweise angehoben.

Die Erhöhungen sind auf den Zeitraum von 2021 bis 2026 befristetet. Danach ist nach derzeitigem Stand wieder eine Rückkehr zur 0,30-€-Regelung pro Entfernungskilometer angedacht.

Die Erhöhung gestaltet sich wie folgt:

• Für 2021 gilt für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ab dem 21. Kilometer der Entfernung eine um 5 Cent erhöhte Pauschale, also 0,35 € pro Kilometer. Für die ersten 20 Kilometer der Entfernung gilt weiterhin die Abzugsmöglichkeit von 0,30 € je vollem Kilometer.
• Ab 2022 steigt die Pauschale dann ab dem 21. Entfernungskilometer um weitere 3 Cent auf dann 0,38 € pro Entfernungskilometer. Diese Regelung gilt bis Ende 2026.

Hinweis

Die Erhöhung auf 0,38 € war ursprünglich erst für 2024 geplant, gilt aber aufgrund des Steuerentlastungsge­setzes 2022 rückwirkend bereits ab dem Jahr 2022.

Hinweis

Hintergrund der Regelung ist die Schaffung eines Ausgleichs für die Preiserhöhungen bei Diesel und Benzin durch den eingeführten CO2-Preis. Entsprechend ist die Regelung auch ein Anreiz zum Umstieg auf Elektro- und Hybridfahrzeuge, da diese von den Preiserhöhungen durch den CO2-Preis nicht betroffen sind.

Mobilitätsprämie

Geringverdiener, also Personen, die wegen geringer Einkünfte keine Einkommensteuer zahlen (z.B. Teilzeit- oder Geringfügigbeschäftigte) und deshalb im Ergebnis nicht von der Entfernungspauschale profitieren, können von 2021 bis 2026 für Fahrten ab dem 21. Entfernungskilometer eine Mobilitätsprämie beanspruchen, die als steuerfreier Zuschuss gezahlt wird.

Das zu versteuernde Einkommen des Steuerpflichtigen muss hier unter dem Grundbetrag liegen.

Die Mobilitätsprämie beträgt hierbei 14 % des durch die Neuregelungen ab 2021 entstehenden erhöhten Be­trags der Pendlerpauschale.

Beispiel

Arbeitnehmer A ist verheiratet und fährt an 220 Tagen zu seiner Teilzeitbeschäftigung. Die Entfernung beträgt 35 km. Im Jahr 2021 beträgt sein zu versteuerndes Einkommen 16.000 € und liegt somit unter dem Grundfreibetrag für Verheiratete von 18.816 €.

Lösung

Die Entfernungspauschale beträgt für 2021 ab dem 21. Entfernungskilometer 0,35 € pro Kilometer.

Berechnung Mobilitätsprämie

220 Tage x 15 km x 0,35 € = 1.155 €

Die Mobilitätsprämie beträgt 14 % von 1.155 €, also 162 €.

Für die Mobilitätsprämie ist ein Antrag erforderlich. Der Prämienbetrag wird dann in einem gesonderten Bescheid festgesetzt.

Maßgebliche Entfernung

Für die Berechnung der Entfernungspauschale ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Dies gilt auch, wenn der Weg beispielsweise per Bus oder Rad kürzer oder länger ausfällt.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer fährt mit der Bahn zur Arbeit. Die zurückgelegte Fahrtstrecke beträgt dabei 15 km, die kürzeste Straßenverbindung beträgt dagegen nur 10 km.

Lösung

Der Arbeitnehmer kann die Entfernungspauschale nur für 10 km ansetzen.

Eine „Hintertür“ im Einkommensteuergesetz bietet in der Praxis jedoch Steuersparpotential: Arbeitnehmer dürfen ausnahmsweise auch eine längere Fahrtstrecke als die kürzeste Straßenverbindung in ihrer Einkommensteuererklärung abrechnen, wenn sie diese Strecke tatsächlich regelmäßig genutzt haben und sie dem Finanzamt glaubhaft machen können, dass die längere Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist. Hierzu müssen sie dem Amt nachweisen, dass die längere Fahrtstrecke zumindest eine geringfügige Zeitersparnis mit sich bringt.

Hinweis

Für den Ansatz einer längeren Fahrtstrecke sollten Sie als Arbeitnehmer insbesondere belegen können, dass die kürzeste Straßenverbindung verkehrsungünstiger war. Hierzu können Sie Zeitungsartikel oder Staumeldungen sammeln, aus denen hervorgeht, dass auf der kürzesten Strecke häufig Staus herrschten oder Baustellen lagen.

Anzahl der Arbeitstage

Hat ein Arbeitnehmer eine Fünftagewoche, erkennen die Finanzämter pro Jahr üblicherweise 230 Arbeitstage bei der Berechnung der Entfernungspauschale an. Sofern der Arbeitnehmer seinen ihm zustehenden Urlaub nicht genommen hat, kann er diese Tage addieren. Bei einer Sechstagewoche werden in der Regel 280 Arbeitstage anerkannt.

Hinweis

Einen Rechtsanspruch auf den Ansatz von 230 bzw. 280 Arbeitstagen haben Arbeitnehmer allerdings nicht, da stets die individuell abgeleisteten Arbeitstage zählen (365 Kalendertage abzüglich Wochenenden, Feiertage, Urlaubs- und Krankheitstage etc.). Die genannten 230 bzw. 280 Arbeitstage sind also nicht als Pauschale zu verstehen.

Insbesondere bei längeren Auswärtstätigkeiten, für welche vom Arbeitgeber die Beförderungskosten übernommen wurden, hat grundsätzlich eine Kürzung der Arbeitstage in der Einkommensteuererklärung zu erfolgen.

Homeoffice-Pauschale

Gerade durch die immer mehr verbreitete Möglichkeit zum Homeoffice und die sogenannte Homeoffice-Pau­scha­le muss ein verstärkter Blick auf die tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung- und Betriebsstätte gelegt werden.

Seit 2023 kann als Homeoffice-Pauschale ein Pauschalbetrag von 6 € für jeden Arbeitstag angesetzt werden, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird. Die Pauschale kann dabei höchstens bis zu einem Gesamtbetrag von 1.260 € jährlich, also für 210 Arbeitstage, geltend gemacht werden.

Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Pauschale ist, dass am jeweiligen Tag keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird. Wird allerdings an einem Tag im Homeoffice gearbeitet und dann noch eine andere Auswärtstätigkeit unternommen (z.B. eine Dienstreise), ist die Pauschale abzugsfähig.

Hin- und Rückweg an unterschiedlichen Arbeitstagen

In einem Urteil aus 2020 hatte der Bundesfinanzhof (BFH) darüber zu entscheiden, wie hoch die Pendlerpauschale an­ge­setzt werden kann, wenn der Hin- und Rückweg zur ge­wöhn­lichen Arbeitsstätte an unterschiedlichen Ta­gen er­folg­t. Es ging es um einen Flug­be­glei­ter, der häufig mehrtägige Einsätze hatte. Er war der An­sicht, dass ihm die Pendlerpauschale in Höhe von 0,30 € pro Arbeitstag und Wegstrecke zustehe. Nach Ansicht des BFH war die Pendlerpauschale hier aber auf­zu­tei­len. Dem Flugbegleiter stand im Ergebnis für die Hin- und Rückfahrt lediglich jeweils ein Abzug von 0,15 € pro Weg­strecke zu.

Erste Tätigkeitsstätte

Maßgeblicher Zielpunkt für die Berechnung der kürzesten Straßenverbindung (bzw. Fahrtstrecke) bei der Entfernungspauschale ist die sogenannte erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Als solche kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung

• des Arbeitgebers,
• eines verbundenen Unternehmens (z.B. der Tochter- oder Muttergesellschaft) oder
• eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z.B. eines Kunden oder Entleihers)

in Betracht. Der Arbeitnehmer muss dieser betrieblichen Einrichtung zudem dauerhaft zugeordnet sein. Von einer dauerhaften Zuordnung ist dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus in der betreffenden betrieblichen Einrichtung eingesetzt werden soll.

Wenn eine derartige Zuordnung durch den Dienstvertrag nicht vorliegt, ist die erste Tätigkeitsstätte diejenige, an welcher der Arbeitnehmer

• typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder
• je Arbeitswoche zwei volle Tage oder mindestens ein Drittel seiner insgesamt vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Ein Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. In bestimmten Fällen ist es auch denkbar, dass der Arbeitnehmer überhaupt keiner ersten Tätigkeitsstätte zuzuordnen ist (z.B. bei Personal im häuslichen Pflegedienst oder bei Kurierfahrern). Hier gilt insoweit nicht die Entfernungspauschale, sondern es können 0,30 € für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer (bei Hin- und Rückweg) angesetzt werden.

Hinweis

Umstritten ist die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte bei Leiharbeitnehmern. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass sie sich am Ort des Entleihers befindet. Hierzu muss der Arbeitnehmer dieser aber dauerhaft zugeordnet sein. Nach einer Entscheidung des BFH aus dem Jahr 2019 besteht regelmäßig keine dauerhafte Zuordnung, wenn das Leiharbeitsverhältnis befristet ist. Anders zu werten wäre dies nur, wenn jede Verlängerung der Befristung zugleich ein neues Beschäftigungsverhältnis darstellen würde und sich die Zuordnung mit der Dauer des Dienstverhältnisses decken würde. Ist dies nicht der Fall, kann der Arbeitnehmer bei einem befristeten Leiharbeitsverhältnis Fahrtkosten nach den Reisekostengrundsätzen gelten machen, da keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt.

Höchstgrenze von 4.500 €

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 € im Kalenderjahr begrenzt. Diese Beschränkung gilt für

• Strecken, die mit einem Motorrad, Motorroller, Moped, Fahrrad oder zu Fuß zurückgelegt werden,
• Mitglieder einer Fahrgemeinschaft, allerdings nur für diejenigen Tage, an denen sie nicht den eigenen Wagen bzw. Dienstwagen nutzen (und also Mitfahrer sind, siehe nachfolgendes Beispiel), und
• die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, soweit keine höheren Aufwendungen (Fahrkartenpreise) glaubhaft gemacht oder nachgewiesen werden.

Nutzt der Arbeitnehmer für die Pendelfahrten zur Arbeit seinen eigenen Wagen oder den zur Nutzung überlassenen Dienstwagen, gilt der Höchstbetrag von 4.500 € nicht – er kann dann also höhere Kosten abziehen. Allerdings kann das Finanzamt in diesen Fällen Nachweise dafür verlangen, dass die Pendelfahrten tatsächlich mit dem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw zurückgelegt wurden (z.B. durch Tachostand laut Werkstattrechnung). Die tatsächlich angefallenen Kosten für den Wagen (Benzin, Wartungskosten) müssen aber für einen Abzug von mehr als 4.500 € nicht nachgewiesen werden.

Die Höchstgrenze von 4.500 € gilt auch im Rahmen der befristeten Erhöhungen der Pendlerpauschale von 2020 bis 2021 weiter fort.

Fahrgemeinschaften

Jedes Mitglied einer Fahrgemeinschaft darf die Entfernungspauschale separat in Anspruch nehmen. Dies gilt auch für Eheleute, die zusammen im Auto zur Arbeit fahren. Zu beachten ist aber, dass jedes Mitglied nur die Entfernung zwischen seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abrechnen darf. Umwegfahrten (z.B. zum gemeinsamen Treffpunkt oder zum Abholen der anderen Mitglieder) werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Jeder Mitfahrer muss seine Entfernungsstrecke also so berechnen, als ob er direkt zur Arbeit gefahren wäre.

Zusätzlich ist zu beachten, dass die Entfernungspauschale auf 4.500 € jährlich begrenzt ist für diejenigen Fahrten, bei denen ein Mitglied einer Fahrgemeinschaft lediglich Mitfahrer ist. Denn an diesen „Mitfahrertagen“ liegt bei ihm keine Nutzung des eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw vor.

Wenn sich die Fahrer einer Fahrgemeinschaft abwechseln, muss die Berechnung der abziehbaren Entfernungspauschale somit in zwei Schritten erfolgen: Zunächst müssen die beschränkt abziehbaren Fahrten als Mitfahrer berechnet werden, anschließend die unbeschränkt abziehbaren Fahrten als Selbstfahrer.

Beispiel

Bei einer Fahrgemeinschaft von drei Arbeitnehmern beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte für jeden Arbeitnehmer 100 km. Von insgesamt 210 Arbeitstagen benutzt jeder Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw an 70 Tagen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Lösung

Die Entfernungspauschale ist für jeden Teilnehmer der Fahrgemeinschaft zu ermitteln.

Kostenabzug für „Mitfahrertage“:

140 Arbeitstage × 100 km × 0,30 €  4.200 €

(keine Kostenkappung, da Höchstbetrag von 4.500 € nicht überschritten)

Kostenabzug für „Selbstfahrertage“:

70 Arbeitstage × 100 km × 0,30 €  2.100 €

(unbegrenzt abziehbar)

insgesamt abziehbar: 6.300 €

Anmerkung: Ab 2022 ist noch die befristete Erhöhung der Pendlerpauschale jeweils ab dem 21. Entfernungskilometer um 5 Cent auf 0,38 € zu berücksichtigen.

Nutzung unterschiedlicher Verkehrsmittel

Nutzt ein Arbeitnehmer verschiedene Verkehrsmittel, um zur Arbeit zu kommen (z.B. ein Park-and-Ride-Modell), muss die Entfernungspauschale in mehreren Schritten berechnet werden. Zunächst wird die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ermittelt, anschließend dann die Teilstrecken, die auf die Nutzung des eigenen Pkw und der öffentlichen Verkehrsmittel entfallen.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Arbeitstagen zunächst mit seinem Pkw zum nächsten Bahnhof (Fahrtstrecke 30 km) und von dort mit der Bahn zu seiner ersten Tätigkeitsstätte (Fahrtstrecke 100 km). Für Bahntickets bezahlt er 2.160 € pro Jahr. Die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 100 km.

Lösung

Kostenabzug für Pkw-Fahrten:

220 × 30 km × 0,30 €  1.980 €

Kostenabzug für Bahnfahrten:

Von der kürzesten Straßenverbindung entfallen 70 km auf die Bahnnutzung (100 km – 30 km), somit beträgt die Entfernungspauschale:

220 × 70 km × 0,30 €  4.620 €, maximal jedoch 4.500 €

insgesamt abziehbar: 6.480 €

Für die Bahnfahrten greift also isoliert der Höchstbetrag von 4.500 €. Die tatsächlichen Kosten für die Bahntickets bleiben unberücksichtigt, weil sie unterhalb der insgesamt errechneten Entfernungspauschale liegen.

Anmerkung: Ab 2022 ist noch die befristete Erhöhung der Pendlerpauschale jeweils ab dem 21. Entfernungs-kilometer um 5 Cent auf 0,38 € zu berücksichtigen.

Abgeltungswirkung der Pauschale

Durch den Ansatz der Entfernungspauschale sind grundsätzlich sämtliche Kosten abgegolten, die für die Pendelfahrten zur Arbeit entstehen. Der Arbeitnehmer kann also neben der Pauschale grundsätzlich keine weiteren Kosten für die Fahrten abrechnen (z.B. Parkgebühren, Finanzierungs- und Reparaturkosten, Folgekosten eines Diebstahls, ADAC-Beitrag, Versicherungsbeiträge etc.). Nicht abziehbar sind zudem die Gebühren für die Nutzung eines Straßentunnels oder einer mautpflichtigen Straße.

Zusätzlich abziehbar sind allerdings Unfallkosten, sofern sich der Unfall auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ereignet hat.

Hinweis

Ein Unfall ist auch dann abziehbar, wenn er sich auf einer Umwegfahrt zum Tanken oder zur Abholung eines Mitfahrers einer Fahrgemeinschaft ereignet hat.

Hat sich der Unfall allerdings unter Alkoholeinfluss oder auf einer privaten Umwegfahrt (z.B. zum Einkauf) ereignet, sind die Unfallkosten nicht abziehbar.

Zu den Unfallkosten gehören in erster Linie Reparaturkosten am eigenen Wagen sowie am Fahrzeug des Unfallgegners. Erhaltene Versicherungserstattungen müssen allerdings gegengerechnet werden.

Hinweis

Reparaturkosten sind auch dann abziehbar, wenn der Arbeitnehmer auf den Erstattungsanspruch von der Versicherung verzichtet hat, um seinen Schadensfreiheitsrabatt zu retten. Springt dagegen die Vollkaskoversicherung ein, ist nur die Selbstbeteiligung absetzbar.

Wird auf die Reparatur des Wagens verzichtet, kann die Wertminderung des Kfz als außergewöhnliche technische Abnutzung geltend gemacht werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die gewöhnliche Nutzungsdauer des Fahrzeugs noch nicht abgelaufen ist (regelmäßig sechs Jahre).

Auch „Nebenkosten“ des Unfalls sind abziehbar. Dazu gehören die Kosten für die Schadensbeseitigung an Gepäck und Kleidung, Gebühren für einen Mietwagen während des Werkstattaufenthalts, Aufwendungen für Sachverständige, Anwalt, Gericht, Abschleppwagen, Taxifahrten und Telefonate.

Hat der Pkw des Arbeitnehmers auf dem Weg zur Arbeit einen Motorschaden (z.B. weil er versehentlich mit Benzin statt mit Diesel betankt wurde), sind die Kosten für einen Austauschmotor nach einhelliger Meinung von Finanzverwaltung und BFH nicht zusätzlich zur Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehbar.

Hinweis

Auch Geldbußen, Ordnungs- oder Verwarnungsgelder können nicht zusätzlich abgezogen werden.

Mehrere Arbeitsverhältnisse

Arbeitnehmer, die in mehreren Dienstverhältnissen stehen und denen Aufwendungen für die Fahrten zu mehreren, auseinanderliegenden ersten Tätigkeitsstätten entstehen, können die Entfernungspauschale für jede Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ansetzen. Dies gilt, wenn sie am Tag zwischenzeitlich in ihre Wohnung zurückkehren.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer hat zwei Dienstverhältnisse. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des ersten Dienstverhältnisses beträgt 20 km, die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des zweiten Dienstverhältnisses beläuft sich auf 25 km. Der Arbeitnehmer fährt an 220 Arbeitstagen zunächst zum ersten Dienstverhältnis, kehrt von dort nach Hause zurück und fährt anschließend von zu Hause aus zum zweiten Dienstverhältnis.

Lösung

Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die der Arbeitnehmer ansetzen kann, berechnet sich wie folgt:

Erstes Dienstverhältnis:

220 Arbeitstage × 20 km × 0,30 €  1.320 €

Zweites Dienstverhältnis:

220 Arbeitstage × 25 km × 0,30 €  1.650 €

insgesamt abziehbar: 2.970 €

Anmerkung: Ab 2022 ist noch die befristete Erhöhung der Pendlerpauschale jeweils ab dem 21. Entfernungs-kilometer um 5 Cent auf 0,38 € zu berücksichtigen.

Wenn ein Arbeitnehmer nicht zwischendurch seine Woh­nung, sondern seine ersten Tätigkeitsstätten nacheinander anfährt, können die Entfernungen zwischen der Wohnung und den ersten Tätigkeitsstätten grundsätzlich addiert werden. Allerdings darf die Entfernung höchstens mit der Hälfte der zurückgelegten Gesamtstrecke (Wohnung  erste Tätigkeitsstätte 1  erste Tätigkeitsstätte 2  Wohnung) angesetzt werden.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer steht in zwei Dienstverhältnissen. Vormittags fährt er von seiner Wohnung zunächst die erste Tätigkeitsstätte seines ersten Dienstverhältnisses an (Entfernung von der Wohnung: 30 km). Nachmittags fährt er direkt weiter zur ersten Tätigkeitsstätte des zweiten Dienstverhältnisses (Fahrtstrecke 40 km, Entfernung von der Wohnung 50 km). Von dort fährt er abends zurück zu seiner Wohnung.

Lösung

Bei 220 Arbeitstagen rechnet das Finanzamt wie folgt:

Entfernung der beiden ersten Tätigkeitsstätten von der Wohnung:

30 km + 50 km  80 km

Hälfte der zurückgelegten Gesamtstrecke:

(30 km + 40 km + 50 km) : 2  120 km : 2  60 km

Der Arbeitnehmer erhält die Entfernungspauschale demnach für 60 km:

220 Arbeitstage × 60 km × 0,30 €  3.960 €

Der Arbeitnehmer kann also Werbungskosten von 3.960 € für die Fahrten zwischen seiner Wohnung und den ersten Tätigkeitsstätten ansetzen.

Anmerkung: Ab 2022 ist noch die befristete Erhöhung der Pendlerpauschale jeweils ab dem 21. Entfernungs-kilometer um 5 Cent auf 0,38 € zu berücksichtigen.

Menschen mit Behinderung

Behinderte Menschen können anstelle der Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte absetzen. Dies gilt, wenn ihnen entweder

• ein Grad der Behinderung von mindestens 70 zuerkannt worden ist oder
• ihr Grad der Behinderung zwischen 50 und 70 liegt und sie in ihrer Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich beeinträchtigt sind.

Anstatt die tatsächlich entstandenen Kosten im Einzelnen gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen, kann stattdessen auch ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (nicht Entfernungskilometer!) in der Steuererklärung abgesetzt werden. Voraussetzung ist, dass für die Fahrten ein eigener Pkw oder ein Dienstwagen verwendet wird.

Unfallkosten, die auf solch einer Fahrt entstanden sind, können neben dem pauschalen Kilometersatz als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Hinweis

Bringt eine dritte Person einen behinderten Arbeitnehmer arbeitstäglich mit dessen (Dienst-)Wagen zur Arbeit und holt ihn später wieder ab, darf der Arbeitnehmer auch die Leerfahrten seines Fahrers als Werbungskosten abziehen (entweder mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer oder mit den tatsächlichen Kosten).

2 Besteuerung des Dienstwagens

Bei Gehaltsverhandlungen ist der Dienstwagen ein beliebtes Extra – Arbeitnehmer sollten jedoch beachten, dass dessen private Nutzung eine steuerliche Belastung nach sich zieht. Denn Arbeitnehmer müssen die private Nutzung des Fahrzeugs lohnversteuern, weil der vom Arbeitgeber überlassene Dienstwagen insoweit einen geldwerten Vorteil auslöst.

Der BFH hat klargestellt, dass es für den Ansatz eines geldwerten Vorteils nicht darauf ankommt, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer seinen Dienstwagen tatsächlich privat nutzt (sog. Anscheinsbeweis). Denn nach der Argumentation des BFH erspart sich der Arbeitnehmer schließlich auch bei einer unterbliebenen Privatnutzung die Kosten, die für das Vorhalten eines privaten Fahrzeugs anfallen. Dreh- und Angelpunkt für die Besteuerung eines privaten Nutzungsvorteils ist somit die Frage, ob der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen hat. Diese Nutzungsbefugnis muss sich aus den arbeitsvertraglichen Regelungen oder aus einer konkludent getroffenen Nutzungsvereinbarung ergeben. Sobald die Privatnutzung erlaubt ist, muss der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern.

Hinweis

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten daher ein gewolltes Privatnutzungsverbot (das die Vorteilsversteuerung ausschließt) unbedingt arbeitsvertraglich festhalten.

Die Ver­mutung der Privatnutzung kann aber entkräftet wer­den, wenn ein weiteres Fahrzeug mit vergleichbarem Sta­tus und Gebrauchswert privat zur Verfügung steht. Das FG Niedersachsen stellte in einem Urteil aus 2020 in diesem Zusammenhang auf den Gebrauchswert der jeweiligen Fahrzeuge ab. Liegt der Gebrauchswert des privat genutzten Fahrzeugs über dem des betrieblichen, geht die Tendenz dahin, keine Privatnutzung des betrieblichen Fahrzeugs anzunehmen.

Eine unbefugte Privatnutzung eines betrieblichen Pkw durch den Arbeitnehmer hat keinen Lohncharakter und löst somit keine Lohnsteuer aus. Das Nutzungsverbot sollte vom Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer klar schriftlich dargelegt werden. Sofern ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen also gegen den Willen seines Arbeitgebers privat nutzt, zählt dieser Vorteil nicht zum Arbeitslohn. Verzichtet der Arbeitgeber jedoch auf Schadenersatz für die unerlaubte Nutzung und gibt er dies dem Arbeitnehmer zu erkennen, entsteht ab diesem Zeitpunkt steuerpflichtiger Arbeitslohn durch die Privatfahrten.

Art und Typ des Fahrzeugs grundsätzlich unerheblich

Die Art und der Typ des zur Verfügung gestellten Fahrzeugs sind grundsätzlich unerheblich. Bei Fahrzeugen, die kraftfahrzeugsteuerrechtlich als Zugmaschine oder Lastkraftwagen dienen, ist die Lage nicht ganz eindeutig. Der BFH hat zum Beispiel schon im Jahr 2008 entschieden, dass bei einem zweisitzigen Kastenwagen zumindest eine Berücksichtigung des geldwerten Vorteils bezüglich der Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte erfolgen muss.

Bei Fahrzeugen, die im Rahmen von Bereitschaftsdiensten (Rufbereitschaft, z.B. bei Feuerwehrleuten) überlassen und insoweit privat genutzt werden, hat der BFH im Jahr 2020 jedoch entschieden, dass hier keine steuerpflichtige Privatnutzung vorliegt, wenn die Privatnutzung sich lediglich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen ergibt. Entsprechend der Grundsätze des Urteils dürfte für alle Bereiche der Bereitschaftsdienste (z.B. Sicherheitsdienste, Pflegebereich) ein während dieser Zeiten überlassener Pkw, der dann auch privat genutzt wird, kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil anzusetzen sein.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung sind aber auch Campingfahrzeuge und Kombinationskraftwagen, wie zum Beispiel Geländewägen einer Privatnutzung zugänglich.

Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Wagen oder tut dies ein Dritter aufgrund des Dienstverhältnisses, so sind lohnsteuerlich zunächst einmal die folgenden Aspekte zu beachten.

• Zuzahlungen zum Dienstwagen: Zahlt der Arbeitnehmer für die Kfz-Nutzung ein Entgelt, mindert dies in bestimmten Fällen den zu versteuernden Nutzungsvorteil (siehe Punkt 5).
• Pendelstrecke zur Arbeit: Selbst wenn Arbeitnehmer für den Dienstwagen nichts zahlen müssen, können sie ihre Pendelfahrten zur Arbeit über die Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen (siehe Punkt 2).

Die Höhe des geldwerten Vorteils kann ermittelt werden nach

• der pauschalen 1-%-Methode (siehe Punkt 3) oder
• der Fahrtenbuchmethode (siehe Punkt 4).

Hinweis

Pro Jahr und Fahrzeug können Sie nur eine der beiden Methoden anwenden.

Der Arbeitgeber ermittelt die monatliche Lohnsteuer zumeist pauschal nach der 1-%-Methode. Der Arbeitnehmer darf in seiner Steuererklärung aber später den Aufwand, der für private Touren tatsächlich angefallen ist, mittels Fahrtenbuchs gegenüber dem Finanzamt nachweisen (sogenannte Escape-Klausel). Das Amt berechnet den Vorteil dann nach den (niedrigeren) tatsächlichen Kosten und erstattet die zu viel gezahlte Lohnsteuer, die wegen der zunächst angewandten ungünstigeren 1-%-Besteuerung abgeführt wurde, über den Einkommensteuerbescheid zurück.

Hinweis

Der BFH hat 2018 entschieden, dass die Überlassung eines Dienstwagens zur unbeschränkten privaten Nutzung und ohne entsprechende Selbstbeteiligung im Rahmen eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses zwischen Ehegatten nicht fremdüblich ist. Hier kann dann der gesamte Betriebsausgabenabzug versagt werden.

3 Die 1-%-Methode

Entscheidet er sich für die pauschale 1-%-Methode, versteuert der Arbeitnehmer für Privatfahrten monatlich pauschal 1 % vom Bruttolistenpreis des Wagens (inklusive Umsatzsteuer) – und zwar unabhängig vom Alter des Fahrzeugs. Der steuer- und sozialversicherungspflichtige Vorteil summiert sich im Jahr also auf insgesamt 12 % des Listenpreises.

Hinweis

Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber sämtlichen Kfz-Aufwand übernimmt – vom Kaufpreis bzw. den Leasingraten bis hin zu den Benzinkosten für die Urlaubsfahrt –, oder wenn der Arbeitnehmer den gestellten Wagen ausgiebig für private Wochenend- und Ferientrips nutzt. Diese sind mit Anwendung der 1-%-Methode abgegolten.

Als Listenpreis muss die auf volle 100 € abgerundete unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung herangezogen werden. Hinzu kommen die Kosten für sämtliche Sonderausstattungen mit Ausnahme der Zulassungskosten und der Kosten für zusätzliche Winterreifen samt Felgen.

Hinweis

Die Kosten für ein werkseitig eingebautes Navigationsgerät müssen ebenfalls in den Listenpreis eingerechnet werden und erhöhen somit den geldwerten Vorteil.

Kosten für Navigationsgeräte und ähnliche Zubehörteile, die erst nachträglich eingebaut werden, müssen nicht in den Bruttolistenpreis eingerechnet werden. Maßgebend sind Listenpreis und Zustand des Kfz bei Erstzulassung.

Der Listenpreis darf nicht um Rabatte gemindert werden, die der Arbeitgeber beim Kauf erhalten hat. Er gilt auch für reimportierte Autos sowie Gebraucht- und Leasingfahrzeuge. Besonders bei alten Kfz führt dies zu einer „verzerrten“ Besteuerung, weil der Wagen im Zeitpunkt der Nutzung meist nur noch einen Bruchteil seines ehemaligen Kaufpreises wert ist.

Bestehen für bestimmte Fahrzeuge besondere, ermäßigte Preislisten, etwa für das Taxi- oder Transportgewerbe, so sind diese für die Ermittlung des Bruttolistenpreises nicht ausschlaggebend. Laut einer Entscheidung des BFH muss für die Ermittlung des maßgeblichen Listenpreises die Preisliste herangezogen werden, die für die Abgabe des Fahrzeugs an einen privaten Endverbraucher gelten würde.

Bei Importfahrzeugen, für welche kein inländischer Listenpreis ermittelbar ist, kann sich laut BFH an den Endverkaufspreisen freier Importeure orientiert werden. Importaufpreise gegenüber den ausländischen Preislisten sind damit also in die Ermittlung des pauschalen Vorteils erhöhend einzubeziehen.

Der pauschal ermittelte Vorteil nach der 1-%-Methode kann in Einzelfällen höher sein als die gesamten Kosten, die dem Arbeitgeber für das Fahrzeug entstanden sind. In diesen Fällen kann der Arbeitnehmer seinen geldwerten Vorteil auf die Höhe der Gesamtkosten begrenzen (sogenannte Kostendeckelung).

Die Berechnung einer Kostendeckelung stellt im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung einen Mehraufwand dar. Eine Kostendeckelung kommt zum Beispiel dann in Betracht, wenn das Fahrzeug günstig gebraucht angeschafft worden ist und einen hohen Listenpreis aufweist. Eine alternative Kostendeckelung kann auch sinnvoll sein, wenn das Fahrzeug bereits auf den Wert von 0 € abgeschrieben worden ist. Nicht in die Kostendeckelung einzubeziehen sind Unfallkosten.

Hinweis

Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihnen die Höhe der Dienstwagenkosten mitteilt. Die Angabe muss folgende Kostenpositionen beinhalten: Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Benzin-, Reparatur- und Pflegekosten, Abschreibungen oder Leasingraten (sämtliche angefallenen Aufwendungen eines Jahres). Dieser Anspruch besteht immer dann, wenn Arbeitnehmer mit diesen Daten eine Steuererstattung geltend machen können (arbeitsvertragliche Nebenpflicht der Firma).

Bei einem Fahrzeugwechsel innerhalb eines Kalendermonats ist der Listenpreis des überwiegend zur Verfügung gestellten bzw. genutzten Fahrzeugs relevant.

Die 1-%-Methode darf gänzlich entfallen, wenn der Dienstwagen einem Arbeitnehmer für einen vollen Monat – etwa bei Krankheit oder Urlaub – nicht zur Verfügung steht und im Betrieb abgestellt wird. Dann fällt die Lohnsteuer nur für den Rest des Jahres an.

Wann ist die 1-%-Methode günstiger?

Die 1-%-Methode ist steuerlich häufig günstiger als die Fahrtenbuchmethode, wenn

• der Wagen viel privat gefahren wird,
• die Jahresfahrleistung hoch ist,
• die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit gering ist.

Wie viel Lohnsteuer für die Privatfahrten anfällt, hängt von der Fahrzeugklasse und vom persönlichen Grenzsteuersatz des Arbeitnehmers ab.

Hinweis

Arbeitnehmer können ihren persönlichen Grenzsteuersatz unter www.bmf-steuerrechner.de über die Auswahl „Berechnungen und Informationen zur Einkommensteuer“, „Berechnung der Einkommensteuer“ ermitteln. Ob es lukrativ ist, einen Dienstwagen privat zu nutzen, sollte jeder individuell für sich entscheiden. Gegenüberzustellen sind die zu erwartenden Mehrsteuern und die laufenden Kosten eines eigenen Pkw. Aus der folgenden Tabelle lässt sich aber ableiten, dass die Dienstwagennutzung für Arbeitnehmer in der Regel günstiger ist, als ein Privatfahrzeug zu unterhalten.

Die folgende Übersicht zeigt die jährliche Steuerbelastung gestaffelt nach Listenpreis und Grenzsteuersatz.

Listenpreis
	20.000 €	30.000 €	40.000 €	50.000 €
geldwerter Vorteil pro Jahr
	2.400 €	3.600 €	4.800 €	6.000 €
jährliche Belastung bei Steuersatz von
20 %	480 €	720 €	960 €	1.200 €
25 %	600 €	900 €	1.200 €	1.500 €
30 %	720 €	1.080 €	1.440 €	1.800 €
35 %	840 €	1.260 €	1.680 €	2.100 €
40 %	960 €	1.440 €	1.920 €	2.400 €
45 %	1.080 €	1.620 €	2.160 €	2.700 €

Der 0,03-%-Vorteil bei Pendelstrecken

Darf der Dienstwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers genutzt werden, muss dieser hierfür einen zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuern. Dieser berechnet sich entweder mit

• 0,03 % des Kfz-Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Monat oder
• bei Gelegenheitsfahrern mit 0,002 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Fahrt.

Hinweis

In beiden Fällen können Arbeitnehmer diese Fahrten aber im Gegenzug als Werbungskosten absetzen.

Wer beispielsweise mit einem 30.000 € teuren Dienstwagen täglich 30 km zur Arbeit fährt, muss somit monatlich zusätzlich 270 € ( 30.000 € × 30 km × 0,03 %) versteuern. Die Steuerbelastung ist bei einem Grenzsteuersatz von 40 % mit knapp über 100 € pro Monat nicht hoch, wenn man die eingesparten Kfz-Kosten für einen täglichen Arbeitsweg von 60 km bedenkt.

Der pauschale 0,03-%-Zuschlag ist grundsätzlich ein fester Monatsbetrag – unabhängig davon, wie oft das Fahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte genutzt wird. Er entsteht deshalb auch dann, wenn

• dem Arbeitnehmer das Fahrzeug nicht für den ganzen Monat überlassen wird,
• der Arbeitnehmer wegen Urlaub bzw. Krankheit nicht den vollen Monat damit fährt oder
• der Arbeitnehmer wegen Außendienstterminen bzw. Dienstreisen den Betrieb nur gelegentlich aufsucht oder
• die erste Tätigkeitsstätte aufgrund Teilzeitvereinbarung, Homeoffice oder Kurzarbeit nicht arbeitstäglich aufgesucht wird.

Wird der Dienstwagen tatsächlich nur selten für die Pendelstrecke genutzt, kann eine günstigere Berechnungsmethode angewandt und der geldwerte Vorteil durch eine sogenannte Einzelbewertung ermittelt werden. Dabei ist für eine einzelne Fahrt jeder Entfernungskilometer mit 0,002 % des Listenpreises zu bewerten. Dadurch verbessert sich die steuerliche Situation von Arbeitnehmern, die mit ihrem Dienstwagen durchschnittlich an weniger als 15 Tagen im Monat zur Arbeit pendeln.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer fährt pro Monat zehnmal 45 km von seiner Wohnung bis zum Büro. Der Listenpreis seines Dienstwagens liegt bei 60.000 €.

Berechnung 0,03-%-Methode 0,002-%-Methode

Listenpreis 60.000 € 60.000 €

× 0,03 % 0,002 %

 18 €  1,20 €

× 45 km  810 €  54 €

× Monat bzw. Tage × 1 × 10

geldwerter Vorteil
pro Monat  810 €  540 €

Ersparnis pro Monat 270 €

Ersparnis pro Jahr 3.240 €

Hinweis

Der Ansatz mit pauschal 0,03 % pro Monat geht von der typisierenden Annahme des Gesetzgebers aus, dass ein Angestellter seine erste Tätigkeitsstätte an 15 Tagen im Monat bzw. an 180 Tagen im Kalenderjahr aufsucht. Dies wirkt sich in der weit überwiegenden Zahl der Fälle in erheblichem Maße zugunsten der Arbeitnehmer aus. Sie können ihren geldwerten Vorteil für 180 Tage jährlich berechnen, obwohl die tatsächliche Nutzung im Regelfall bei 220 bis 230 Tagen liegt.

Liegt die Anzahl der Pendelfahrten unter 180 Tagen, ist die Einzelbewertung mit 0,002 % je Fahrt günstiger.

Der Arbeitgeber ist beim Lohnsteuerabzug jedoch nicht zur Einzelbewertung verpflichtet. Er muss in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für jedes Jahr einheitlich festlegen, ob die 0,03-%-Methode oder die 0,002-%-Methode angewandt werden soll, und darf unterjährig nicht wechseln. In einigen Fällen muss der Zuschlag im Lohnsteuerabzugsverfahren sogar grundsätzlich pauschal mit 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat ermittelt werden. Denn die Einzelbewertung mit 0,002 % ist nur bei Einhaltung der folgenden Voraussetzungen zulässig:

• Der Arbeitnehmer erklärt monatlich schriftlich gegenüber dem Arbeitgeber, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Dienstwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat.
• Wenn ihm mehrere Dienstwagen zur Verfügung stehen, gibt der Arbeitnehmer zusätzlich jeweils an, welches Fahrzeug er genutzt hat.

Hinweis

Nimmt der Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren eine Einzelbewertung mit 0,002 % vor, ist sie jahresbezogen auf insgesamt 180 Fahrten beschränkt. Denn bei häufigeren Fahrten ist die Einzelbewertung für den Arbeitnehmer ungünstiger als die 0,03-%-Methode.

Seinerseits ist der Arbeitnehmer bei der Veranlagung zur Einkommensteuer hingegen auch nicht an die im Lohnsteuerabzugsverfahren gewählte Methode gebunden und kann diese einheitlich für das gesamte Kalenderjahr wechseln. Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs (Wechsel von der 0,03-%-Regelung zur Einzelbewertung für das gesamte Kalenderjahr) ist jedoch bis zur Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung und im Rahmen der Voraussetzungen des § 41c Einkommensteuergestz grundsätzlich möglich. Dies wurde durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) aus 2022 klargestellt. Aber auch im Fall einer rückwirkenden Änderung ist eine Methode für das Jahr wählbar, ein unterjähriger Wechsel der Methode scheidet auch insoweit aus.

Um von der 0,03-%-Methode zur Einzelbewertung wechseln zu können, muss der Arbeitnehmer dem Finanzamt darlegen, an welchen konkreten Tagen er den Dienstwagen tatsächlich für die Fahrten zur Arbeit genutzt hat. Zudem muss er durch Belege glaubhaft machen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber den Zuschlag mit 0,03 % des Listenpreises ermittelt und versteuert hat. Dies gelingt beispielsweise über Gehaltsabrechnungen oder eine gesonderte Bescheinigung des Arbeitgebers, aus der sich die Besteuerung des Zuschlags erkennen lässt.

Hinweis

Gerade im Rahmen der Corona-Krise bleiben Firmenwagen aufgrund der Tätigkeit im Homeoffice oft unbenutzt. Der pauschale Wertansatz im Rahmen der 0,03-%-Methode fällt allerdings dennoch an. Hier macht ein Wechsel zur Einzelbewertung oftmals Sinn.

Nutzung für Familienheimfahrten

Nutzt ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen bei doppelter Haushaltsführung für Familienheimfahrten (Fahrten zwischen Zweitwohnung und Familienwohnsitz), muss er hierfür grundsätzlich 0,002 % des Fahrzeuglistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Erst- und Zweitwohnung als lohnsteuerpflichtige Einnahme versteuern.

Dies gilt jedoch nicht, wenn ihm für diese Fahrten nach dem Einkommensteuergesetz ein Werbungskostenabzug zustehen würde. Im Klartext: Für eine Heimfahrt pro Woche muss er keinen geldwerten Vorteil versteuern, denn eine Heimfahrt pro Woche wäre als Werbungskosten abziehbar. Im Gegenzug entfällt für diese Heimfahrt jedoch der Werbungskostenabzug. Dann können also nicht – wie üblich bei einer Fahrt mit dem eigenen Pkw – pro Kilometer 0,30 € für Hin- und Rückweg angesetzt werden.

Die zweite und jede weitere Heimfahrt pro Woche löst in jedem Fall einen steuerpflichtigen Vorteil aus – und diese Fahrten dürfen nicht als Werbungskosten abgesetzt werden.

Nutzung für Nebentätigkeiten

Versteuert ein Arbeitnehmer die private Nutzung seines Dienstwagens nach der 1-%-Methode und nutzt er den Wagen nach Feierabend auch für seinen Nebenberuf, darf er für diese Fahrten nach der BFH-Rechtsprechung keine Betriebsausgaben abziehen. Denn Betriebsaus­gaben setzen begrifflich einen Wertabfluss in Geld oder Geldeswert voraus, an dem es dem Arbeitnehmer fehlt (Kostenübernahme durch Arbeitgeber).

Hinweis

Nebenberufliche Fahrten mit dem Dienstwagen sind also bei Anwendung der 1-%-Methode nicht gesondert absetzbar. Ermittelt der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil jedoch nach der Fahrtenbuchmethode, hält der BFH einen Betriebsausgabenabzug für möglich. Das Gericht wies darauf hin, dass sich die Vorteilsversteuerung dann an den tatsächlichen Nutzungsverhältnissen orientiert, so dass es denkbar ist, dass der Arbeitnehmer den auf die nebenberufliche Nutzung entfallenden geldwerten Vorteil auf der Ausgabenseite wieder abziehen kann. Über diese Frage musste der BFH jedoch nicht abschließend entscheiden, so dass es hierzu einer eigenständigen gerichtlichen Klärung bedarf.

Gemeinschaftliche Nutzung: Fahrzeugpool

Kann sich ein Arbeitnehmer für Privatfahrten aus einem Pool von mehreren Fahrzeugen mit unterschiedlichen Anschaffungskosten bedienen, wird der pauschale geldwerte Vorteil pro Arbeitnehmer ermittelt, indem zunächst 1 % der Summe der Listenpreise aller Fahrzeuge errechnet und dieser Wert dann durch die Anzahl der nutzungsberechtigten Arbeitnehmer geteilt wird.

Hinweis

Bei einer nur gelegentlichen Nutzung durch einzelne Arbeitnehmer können diese die Fahrten auch im Rahmen der Einzelbewertung mit 0,002 % des Listenpreises ansetzen.

Gemeinschaftliche Nutzung: Car-Sharing

Wird ein Dienstwagen mehreren Arbeitnehmern privat überlassen, so ist der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten von 1 % des Listenpreises entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen. Der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist bei jedem Arbeitnehmer mit 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zu ermitteln und durch die Zahl der Nutzungsberechtigten zu teilen. In seiner Einkommensteuererklärung kann jeder Arbeitnehmer jedoch die tatsächlichen Entfernungskilometer geltend machen.

Gemeinschaftliche Nutzung: Park and Ride

Wird ein Dienstwagen nur für eine Teilstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eingesetzt, muss der pauschale Nutzungswert von 0,03 % des Kfz-Brut­tolistenpreises pro Kilometer grundsätzlich auf die gesamte Wegstrecke angewendet werden. Es ist jedoch möglich, lediglich die Teilstrecke anzusetzen, wenn der Arbeitgeber das Fahrzeug durch klare Regelung nur für diese Teilstrecke zur Verfügung stellt oder der Arbeitnehmer einen Nachweis für seine Beförderung auf der übrigen Wegstrecke erbringt, etwa durch eine Fahrkarte.

Wechsel der Methode

Für alle Fahrten während eines Kalenderjahres kommt einheitlich entweder die 1-%-Methode oder die Fahrtenbuchmethode in Betracht.

Hinweis

Ein Wechsel ist nur von Jahr zu Jahr möglich. Bei einem Fahrzeugwechsel lässt die Finanzverwaltung einen Wechsel ausnahmsweise auch innerhalb des Jahres zu.

4 Die Fahrtenbuchmethode

Statt durch die 1-%-Methode kann der Arbeitnehmer seinen geldwerten Vorteil auch durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ermitteln. Der private Nutzungswert seines Dienstwagens wird dann mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Privatfahrten angesetzt.

Wann ist die Fahrtenbuchmethode günstiger?

Die Fahrtenbuchmethode ist steuerlich insbesondere dann günstiger, wenn

• der Anteil der privaten Fahrten gering ist,
• der Listenpreis inklusive Sonderausstattung hoch ist,
• wenige Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte anfallen,
• der Arbeitgeber den Wagen mit hohem Rabatt erworben hat,
• der Wagen in der Bilanz des Arbeitgebers bereits abgeschrieben ist,
• es sich um einen Gebrauchtwagen handelt oder
• die gesamte Fahrleistung im Jahr gering ausfällt.

Berechnung des tatsächlichen Nutzungsvorteils

Der private Nutzungswert ist derjenige Anteil an den Gesamtkosten des Wagens, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Die Gesamtkosten sind die Summe der Nettoaufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer. Die Abschreibungen gehören immer dazu, ihnen sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten einschließlich der Umsatzsteuer zugrunde zu legen. Außerdem zählen unter anderem die Aufwendungen für Benzin, Wartungen und Reparaturen, Steuer, Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherung, Leasing (inkl. Leasingsonderzahlungen) sowie Garagen- und Stellplatzmiete zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs.

Hinweis

Nicht zu den Gesamtkosten gehören Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren, Unfallkosten, Kosten für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.

Bei Elektrofahrzeugen können die Aufwendungen für das Batteriesystem seit 2013 pauschal aus den Gesamtkosten herausgerechnet werden.

Aus der Gesamtfahrleistung (pro Kalenderjahr) und den Gesamtkosten ergibt sich der Aufwand je Kilometer. Dieser Kilometersatz ist Grundlage der Steuerberechnung für die Privatfahrten, zu denen auch die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gehören.

Beispiel

Die jährlichen Kfz-Kosten betragen brutto 10.500 € inklusive Abschreibung. Im gesamten Jahr ist der Arbeitnehmer 45.000 km mit dem Dienstwagen unterwegs: 15.000 km davon entfallen auf Privatfahrten und davon wiederum 12.000 km auf Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Dienstwagens beträgt 35.000 €, die Entfernung zum Büro 25 km.

Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode:

Kosten pro km (10.500 € / 45.000 km ) 0,23 €

geldwerter Vorteil (15.000 km × 0,23 € ) 3.450 €

Berechnung nach der 1-%-Methode:

Fahrten zur Arbeit
(35.000 € × 0,03 % × 25 km × 12 Monate ) 3.150 €

sonstige Privatfahrten
(35.000 € × 1 % × 12 Monate ) 4.200 €

geldwerter Vorteil 7.350 €

Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist günstiger als die 1-%-Methode und halbiert nahezu die steuerliche Belastung.

Abwandlung des Beispiels

Die Kosten betragen brutto 15.000 €. Es werden 45.000 km gefahren, davon 32.000 km privat und 2.000 km zur Arbeit.

Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode:

Kosten pro km (15.000 € / 45.000 km ) 0,33 €

geldwerter Vorteil (32.000 km × 0,33 € ) 10.560 €

Berechnung nach der 1-%-Methode (unverändert):

geldwerter Vorteil (unverändert) 7.350 €

Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode wäre die steuerliche Belastung jährlich um 3.210 € höher, so dass der Arbeitnehmer die 1-%-Methode wählen sollte.

Wie muss das Fahrtenbuch aussehen?

Bei der Fahrtenbuchmethode müssen die dienstlich und privat zurückgelegten Strecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch dokumentiert werden.

Für dienstlich unternommene Fahrten muss der Arbeit­nehmer die folgenden Eintragungen machen:

• Datum sowie Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
• Reiseziel (bei Umwegen auch Reiseroute)
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Hinweis

Es reicht bei dienstlichen Fahrten nicht, wenn als Fahrtziele nur Straßennamen angegeben sind und diese erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden.

Für private Fahrten genügen Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Fahrtenbücher müssen zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Nach Sinn und Zweck soll das Fahrtenbuch dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienen. Dazu muss es

• eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten,
• mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein und
• zur vollständigen Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangs- und Endpunkts enthalten.

Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.

Ein Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts aus dem Jahr 2021 liefert weitere Detailhinweise für das Fahrtenbuch. So sollen

• die Verwendung von Abkürzungen für Kunden und Ortsangaben,
• fehlende Ortsangaben bei Übernachtung im Hotel,
• Differenzen aus dem Vergleich zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und laut Routenplaner sowie
• unterlassene Aufzeichnungen von Tankstopps

nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Kilometerstände sollen nach Ansicht des Finanzgerichts sofort eingetragen werden. Allerdings sollen Präzisierungen des beruflichen Zwecks der Fahrt innerhalb einer Woche vorgenommen werden können. Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen.

Elektronische Fahrtenbücher erkennt die Finanzverwaltung nur an, wenn sie nicht nachträglich verändert werden können bzw. Veränderungen vom Fahrtenbuchprogramm protokolliert werden. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind auch bei elektronischen Fahrtenbüchern zu beachten. Dies bedeutet zum Beispiel auch die Einbindung der Daten in einen Index sowie eine Sicherung gegen Datenverluste.

Hinweis

Weitere Informationen zum Fahrtenbuch und den GoBD können Sie in den Merkblättern „Führung eines Fahrtenbuchs“ und „GoBD“ nachlesen. Sprechen Sie uns an: Wir stellen Ihnen die Merkblätter gerne zur Verfügung.

5 Zuzahlungen des Arbeitnehmers

Arbeitgeber begrenzen die Kosten für ihren betrieblichen Fuhrpark gerne, indem sie die Arbeitnehmer an den Kosten der Dienstwagen beteiligen (z.B. durch Zuzahlungen zu den Anschaffungs-, Betriebs- oder Leasingkosten).

Sofern der Arbeitnehmer für die Nutzung eines Dienstwagens einen Eigenanteil leistet, kann er diesen mitunter von seinem geldwerten Vorteil abziehen. Hierfür sollte er folgende Grundsätze kennen, die das BMF veröffentlicht hat.

5.1 Pauschalen und Kilometerzahlungen

Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer pauschal (z.B. 200 € pro Monat) oder kilometerbezogen zahlt (z.B. 0,20 € pro privat gefahrenem Kilometer), dürfen vom berechneten Nutzungsvorteil abgezogen werden. Dies gilt sowohl bei der 1-%-Methode als auch bei der Fahrtenbuchmethode.

Hinweis

Als Arbeitnehmer sollten Sie eine Zuzahlung unbedingt arbeitsvertraglich festschreiben (lassen), damit sie steuerlich anerkannt wird.

Durch die Anrechnung der gezahlten Nutzungsentgelte kann allerdings kein negativer Arbeitslohn bzw. kein Werbungskostenabzug entstehen.

5.2 Übernahme einzelner Kosten

Individuelle Zuzahlungen des Arbeitnehmers liegen vor, wenn

• der Arbeitnehmer einzelne Kosten seines Dienstwagens übernimmt (z.B. Benzinkosten),
• einzelne Kosten zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und später an den Arbeitnehmer weiterbelastet werden,
• der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die später nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet werden.

Alle individuellen Zuzahlungen eines Arbeitnehmers (z.B. Benzinkosten, Nutzungsentgelte) sind aufgrund der BFH-Rechtsprechung seit 2017 ohne Probleme auf den geldwerten Vorteil anrechenbar. Dies gilt sowohl bei Verwendung der Fahrtenbuchmethode als auch bei Ermittlung des privaten Nutzungsvorteils über die 1-%-Methode. Übersteigen die Zuzahlungen den geldwerten Vorteil, dürfen diese jedoch nur bis zu dessen Höhe abgezogen werden. Eine weitere Geltendmachung der Zuzahlungen als Werbungskosten über den Betrag des geldwerten Vorteils hinaus ist also – wie bei den Pauschalen (vgl. Punkt 5.1) – nicht möglich.

Zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen des Arbeitnehmers für die außerdienstliche Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, etwa bei Leasingsonderzahlungen, sind bei der Bemessung des geldwerten Vorteils auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig zu verteilen und vorteilsmindernd zu berücksichtigen. Dies geht aus einem Beschluss des BFH aus dem Jahr 2020 hervor und bedeutet einen Vorteil gegenüber dem Ansatz der Einmalzahlung nur in einem Jahr, wie es die Finanzverwaltung ursprünglich vorgesehen hat. In einem weiteren BMF-Schreiben wurde dann die Ansicht des BFH übernommen.

Hinweis

Auch Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Dienstwagens können sowohl bei der
1-%-Methode als auch bei der Fahrtenbuchmethode vom Nutzungsvorteil abgezogen werden. Bei letzterer Methode gilt dies aber nur, wenn die Anschaffungskosten, die für die Abschreibungsermittlung bei den Gesamtkosten zugrunde gelegt wurden, nicht schon um die Arbeitnehmerzuschüsse gemindert worden sind. Eine Anrechnung der Zuschüsse darf den geldwerten Vorteil im Zahlungsjahr bis auf 0 € „drücken“; ein verbleibender Zuschussteil darf in den Folgejahren vom Nutzungswert abgezogen werden. Bei Zuzahlungen des Arbeitnehmers ist immer auch eine klare Vereinbarung zu empfehlen.

6 Ergänzungen und Besonderheiten

6.1 Vorteilsversteuerung vs. Werbungskostenabzug

Wie zuvor beschrieben, muss der Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern, wenn ihm ein Dienstwagen zur privaten Nutzung bzw. zur Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen wird. Als Ausgleich darf der Angestellte die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte aber weiterhin über die Entfernungspauschale als Werbungskosten bei seinen Lohneinkünften abziehen. Eine Saldierung – geldwerter Vorteil minus Entfernungspauschale – darf der Arbeitgeber jedoch nicht durchführen.

Überlässt der Arbeitgeber ein preiswertes Auto, fällt die Mehrsteuer auf den geldwerten Vorteil häufig geringer aus als die Steuererstattung, die sich über die geltend gemachte Entfernungspauschale ergibt.

Hinweis

Lohnsteueraußenprüfer schauen sich in Firmen die Besteuerung von Dienstwagen häufig ganz genau an. So werden etwa Kontrollmitteilungen an die Finanzämter der Arbeitnehmer geschickt. Geben diese in der Steuererklärung für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte mehr Kilometer an als beim Arbeitgeber, können sie in Erklärungsnot geraten.

Ist der Arbeitgeber großzügig, kann er den Vorteil aus der Nutzung des Dienstwagens für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ab dem ersten Kilometer auch pauschal mit 15 % versteuern. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer keine Lohnsteuer auf diese Pendelfahrten zahlen. Er kann insoweit aber auch keine Werbungskosten abziehen. Auf die Pauschalversteuerung muss der Arbeitgeber in der Lohnsteuerbescheinigung separat hinweisen.

6.2 Privatnutzung durch Gesellschafter-Geschäftsführer

Bei Betriebsprüfungen greift das Finanzamt gerne die private Dienstwagennutzung durch Gesellschafter-Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften (z.B. einer GmbH) auf. Hierbei ist Folgendes zu unterscheiden.

• Privatnutzung ist gestattet: Die Gesellschaft kann die auf die Privatnutzung entfallenden Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Der Gesellschafter erzielt insoweit Arbeitslohn, der nach der 1-%-Metho­de ermittelt werden kann. Alternativ kann er ein Fahrtenbuch führen, so dass lediglich die auf seine tatsächlichen Privatfahrten entfallenden Aufwendun­gen versteuert werden müssen.

Hinweis

Die Finanzverwaltung fordert eine zeitnahe Verbuchung des Lohnaufwands und Abführung der Lohnsteuer, damit eine erlaubte Privatnutzung des Dienstwagens angenommen werden kann.

• Privatnutzung ist verboten: Nutzt ein Gesellschafter-Geschäftsführer einen Dienstwagen unerlaubterweise privat, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor, die dem Gewinn der Gesellschaft hinzuzurechnen ist. Der Gesellschafter-Geschäfts­führer erzielt insoweit Kapitaleinahmen in Höhe der entstandenen Aufwendungen plus einen angemessenen Gewinnaufschlag. Der Fiskus lässt hier auch die Wertermittlung anhand der 1-%-Methode zu, so dass nicht der sogenannte gemeine Wert der Nutzungsüberlassung ermittelt und angesetzt werden muss.

Hinweis

Nach der Rechtsprechung des BFH darf das Finanzamt eine private Nutzung des Dienstwagens durch einen Arbeitnehmer nicht ohne weiteres unterstellen, wenn diese nach dem Arbeitsvertrag untersagt ist. Der BFH hat ebenso entschieden, dass auch bei angestellten Gesellschafter-Geschäftsführern nicht einfach angenommen werden darf, dass sie sich aufgrund ihrer hervorgehobenen Position in der Firma über arbeitsvertraglich festgeschriebene Privatnutzungsverbote hinwegsetzen.

6.3 Weitere Fahrtkosten

Folgende Fahrten können Arbeitnehmer zusätzlich zu ihren täglichen Pendelfahrten zur Arbeit steuerlich absetzen:

• Außergewöhnliche Belastungen: Fahrtkosten zum Arzt sind mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer absetzbar.
• Doppelte Haushaltsführung: Die erste und letzte Fahrt zu Beginn und zum Ende einer doppelten Haushaltsführung können Arbeitnehmer mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer absetzen. Familienheimfahrten lässt das Finanzamt nur einmal pro Woche mit der Entfernungspauschale zum Abzug zu. Auf Antrag kann der Arbeitnehmer auch mehr Fahrten pro Woche geltend machen, wenn er dafür auf den Abzug der Aufwendungen für die Unterkunft am Beschäftigungsort als Werbungskosten verzichtet (sogenannte Vielpendleroption). Auch für Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung gilt für 2021 ab dem 21. Kilometer der Entfernung eine um 5 Cent erhöhte Pauschale, also 0,35 € pro Kilometer. Ab 2022 steigt die Pauschale ab dem 21. Entfernungskilometer um weitere 3 Cent auf dann 0,38 € pro Entfernungskilometer bis Ende 2026.
• Fortbildung: Fahrtkosten zu einer beruflichen Fortbildung sind mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer absetzbar.
• Arbeitsmittel: Fahrten des Arbeitnehmers, um etwa einen beruflich genutzten Schreibtisch oder Fachliteratur zu kaufen, können mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer als Werbungskosten abgesetzt werden. Die Arbeitszimmerbeschränkung gilt hierbei nicht.
• Reisekosten: Bei beruflich veranlassten Reisen sind entweder die tatsächlichen Kosten oder 0,30 € pro gefahrenem Kilometer absetzbar. Zusätzlich zählen Parkgebühren und Unfallkosten.
• Bewerbung: Die Fahrt zum Vorstellungsgespräch kann mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer abgesetzt werden.
• Umzug: Abziehbar sind die Fahrtkosten für einen beruflich veranlassten Umzug mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Auch die Fahrten für Suche und Besichtigung der neuen Wohnung dürfen abgesetzt werden.

Hinweis

Ob die erhöhten Sätze der Pendlerpauschale in den Jahren 2021 bis 2026 auch auf Fahrtkosten anwendbar sind, die nicht die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten betreffen, ist derzeit noch unklar.

7 Privatnutzung betrieblicher Elektro-Pkw

7.1 Grundlegendes

Die private Nutzung betrieblicher Elektrofahrzeuge unterliegt speziellen Vergünstigungen, die sich mehrmals geändert haben. Als „Elektrofahrzeug“ gelten alle Fahrzeuge, die von einem Elektromotor angetrieben werden und ihre Energie überwiegend aus dem Stromnetz beziehen. Neben reinen Elektroautos sind damit auch Hybridelektrofahrzeuge umfasst, die zur Vergrößerung der Reichweite neben einem Elektromotor auch über einen Verbrennungsmotor verfügen (z.B. Plug-In-Hybride und sogenannte Range Extender). Hybridfahrzeuge, die nicht extern aufladbar sind, werden von der Begünstigung nicht erfasst. Die Begünstigungen sind auf Brennstoffzellenfahrzeuge allerdings entsprechend anzuwenden. Sowohl beim Ansatz der 1-%-Methode für die Ermittlung der steuerpflichtigen Privatnutzung als auch beim Ansatz der Fahrtenbuchmethode wird bei Elektrofahrzeugen die Bemessungsgrundlage gemindert, was zu steuerlichen Entlastungen führt.

7.2 Regelungen ab 2019

Für zwischen dem 01.01.2019 und dem 31.12.2021 angeschaffte oder geleaste Elektrofahrzeuge gilt, dass nur 50 % des Listenpreises für die Ermittlung des geldwerten Vorteils angesetzt werden. Dies stellt einen Vorteil gegenüber der Regelung dar, die für die Zeiträume davor und danach gilt. Die Halbierung hat auch bei der Fahrtenbuchmethode Auswirkungen: Es mindert sich der anzusetzende Abschreibungsbetrag ebenso, wie sich die in die Ermittlung der Aufwendungen einzubeziehenden Leasingraten mindern. Bei extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugen ist eine elektrische Min­destreichweite von 40 km oder eine Höchstemission von 50 g Kohlendioxid pro Kilometer verbindlich, um in den Genuss der Begünstigung zu kommen

Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendungsregelungen präzisiert. Lediglich die erstmalige Überlassung durch den Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer zur privaten Nutzung muss nach dem 31.12.2018 erfolgt sein. Ist dies der Fall, kommt es auf das Datum der Anschaffung des Elektrofahrzeugs durch den Arbeitgeber nicht an.

Die Regelungen zur Begünstigung von Elektrofahrzeugen wurden durch das Jahressteuergesetz 2019 bis zum 31.12.2030 verlängert. Es müssen sowohl bei einer Ermittlung der steuerpflichtigen Privatnutzung nach der 1-%-Regelung als auch nach der Fahrtenbuchmethode lediglich 50 % der entsprechenden Werte angesetzt werden.

Eine weitere Besonderheit gilt für reine Elektrofahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis bis 70.000 € im Zeitpunkt der Neuzulassung: Der Listenpreis für die Anwendung der 1-%-Regelung bzw. die korrespondierenden Aufwendungen bei der Fahrtenbuchmethode (Abschreibungen oder Leasingraten) sind lediglich mit 25 % anzusetzen. Die Regelung ist für Fahrzeuge anwendbar, die nach dem 31.12.2023 und vor dem 01.01.2031 angeschafft wurden. Davor galt für nach dem 31.12.2018 und bis einschließlich 31.12.2023 angeschaffte Fahrzeuge noch ein Bruttolistenpreis bis 60.000 € als Grenze für die 25-%-Begünstigung.

Die Gewährung der Begünstigung für extern aufladbare Hybridfahrzeuge ist ab 2022 außerdem von noch weitergehenden Beschränkungen in Bezug auf die Reichweite des Elektromotors abhängig. Werden diese Anforderungen für die Kürzung nicht erfüllt, erfolgt die Besteuerung der Privatnutzung nach den allgemeinen Regeln, die für Firmenwagen mit Verbrennungsmotoren gelten.

Insgesamt gelten bei extern aufladbaren Elektrofahrzeugen die folgenden Regelungen:

Übersicht: Anforderungen an Hybridfahrzeuge ab 2019
Anschaffung/Überlassung	Max. CO2-Belastung	Mindestreichweite Elektromotor
01.01.2019 – 31.12.2021	50 g pro km	40 km
01.01.2022 – 31.12.2024	50 g pro km	60 km
01.10.2025 – 31.12.2030	50 g pro km	80 km

7.3 Kostendeckelung und Elektromobilität

Im Rahmen der Elektromobilität sind die pauschalen Wertansätze im Rahmen der 1-%-, 0,5-%- bzw. 0,25-%-Methode auch höchstens mit dem Betrag der Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs anzusetzen. In einem Schreiben aus 2021 hat die Finanzverwaltung hierzu im Detail Stellung genommen.

Wenn die Anschaffungskosten für das Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug keinen Anteil für das Batteriesystem enthalten (z.B. wenn das Batteriesystem separat angeschafft wird), und ist für die Überlassung der Batterie ein zusätzliches Entgelt (z.B. Miete oder Leasingrate) zu entrichten, sind die insgesamt tatsächlich entstandenen Gesamtkosten um dieses zusätzlich entrichtete Entgelt zu mindern.

Von den Gesamtkosten sind außerdem auch weitere Kosten für das Batteriesystem abzuziehen (z.B. Reparaturkosten, Wartungspauschalen oder Beiträge für spezielle Batterieversicherungen), wenn sie zusätzlich zu tragen sind.

7.4 Vorteile für den Arbeitgeber

Auch für Arbeitgeber kann die Überlassung eines Elektroautos statt eines konventionellen Dienstwagens Vorteile haben, da eine Kfz-Steuerbefreiung greift.

Rückwirkend besteht für alle Erstzulassungen von reinen Elektro- und Brennstoffzellenfahrzeugen seit dem 01.01.2016 eine Befreiung von der Kfz-Steuer für zehn Jahre. Dies galt bisher für alle Fahrzeuge, die bis zum 31.12.2020 angeschafft wurden, und auch für Bestandsfahrzeuge, die technisch vollständig auf Elektrobetrieb umgerüstet wurden. Diese Frist wurde 2020 durch eine Änderung des Kraftfahrzeugsteuergesetzes verlängert. Die Befreiung ist bis zum 31.12.2030 befristet, um einen Anreiz für die frühzeitige Anschaffung eines Elektrofahrzeugs zu schaffen. Der Befreiungszeitraum ist fahrzeugbezogen zu verstehen. Findet also ein Halterwechsel innerhalb dieses Zeitraums statt, wird dem neuen Halter dann die Steuerbefreiung noch für den verbleibenden Zeitraum gewährt. Nach Ablauf des Begünstigungszeitraums ermäßigt sich die Kfz-Steuer nach den derzeitigen Regelungen dann um 50 %. Die Begünstigung gilt nicht nur für Elektro-Pkws, sondern auch für Elektro-Lkws oder Elektrozweiräder, die als Kraftfahrzeug gelten. Für jegliche Form von Hybrid-Elektrofahrzeugen, auch für extern aufladbare, gilt die Begünstigung nicht.

Für emissionsarme Pkw bis zum Schwellenwert von 95 g CO₂ je Kilometer besteht ein neuer Steuerfreibetrag von 30 €. Fällt nur eine Steuer auf den Hubraum an, müssen Autobesitzer auch nur den über 30 € zahlen. Diese Entlastung gilt für Autos, die ab Mitte Juni 2020 zugelassen wurden und ist bis Ende 2024 befristet.

8 Elektrofahrräder (E-Bikes)

Steuerliche Unterscheidung

Bei Elektrofahrrädern (auch E-Bikes genannt), also Fahrrädern mit zumindest elektronischem Unterstützungsmotor, ist zu klären, ob sie noch als einfaches Fahrrad oder als Kfz einzuordnen sind. Dies ist wichtig für die weitere steuerliche Würdigung.

• Klassische E-Bikes fahren auf Knopfdruck ohne Pedalunterstützung. Solange sie eine Geschwindigkeit von 6 km/h nicht erreichen, gelten sie noch als normales Fahrrad, ab 6 km/h jedoch sind es zulassungspflichtige Kfz.
• Neben E-Bikes gibt es noch sogenannte Pedelecs. Diese bieten nur bei gleichzeitigem Pedalbetrieb eine Elektromotorunterstützung. Erfolgt die Unterstützung bis zu 25 km/h und hat der Hilfsantrieb eine Nenndauerleistung von höchstens 0,24 kW, gelten sie ebenfalls noch als Fahrrad. Wird auch bei höheren Geschwindigkeiten oder mit einer höheren Nenndauerleistung unterstützt, handelt es sich um ein zulassungspflichtiges Kfz.

Nutzungsüberlassung eines (Elektro-)Fahrrads

Bei der Nutzungsüberlassung von als Fahrrad eingestuften Elektrofahrrädern (oder Fahrrädern allgemein) wurde bisher die private Nutzung insgesamt mit 1 % des Bruttolistenpreises angesetzt. Im Zeitraum vom 01.01.2019 bis zum 31.12.2030 ist die Nutzungsüberlassung eines solchen (Elektro-)Fahrrads vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer allerdings steuer- und sozialversicherungsfrei möglich, wenn die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Hierzu muss das (Elektro-)Fahrrad nach dem 01.01.2019 dem Arbeitnehmer überlassen worden sein. Auf den Zeitpunkt der Anschaffung durch den Arbeitgeber oder den Beginn des Leasingvertrags kommt es nicht an. Die steuer- und sozialversicherungsfreie Überlassung ist nicht möglich, wenn das (Elektro-)Fahrrad bereits vor dem 01.01.2019 vom Arbeitgeber überlassen wurde. Die steuerfreie Überlassung wird dabei nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet. Nach den allgemeinen Grundsätzen hat der Arbeitgeber Umsatzsteuer auf die Nutzungsüberlassung abzuführen.

Hinweis

Vorsicht ist geboten bei Leasingmodellen im Rahmen von Gehaltsumwandlungen: Hier greift die Steuerbefreiung nicht, da das (Elektro-)Fahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen werden muss. Ist die Steuerbefreiung nicht möglich, ist im Rahmen des geldwerten Vorteils monatlich ein Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers inklusive Umsatzsteuer anzusetzen

Die Oberfinanzdirektion Frankfurt hat sich mit Schreiben vom 02.11.2023 zur Behandlung von Fahrradzubehör geäußert. Fahrradtypisches Zubehör ist von der Steuerbefreiung grundsätzlich mit umfasst. Das betrifft alle unselbstständigen Einbauten (fest am Fahrradrahmen oder an anderen Fahrradteilen verbaute Zubehörteile).

Beispiele sind etwa ein Fahrradständer, ein Gepäckträger, Schutzbleche, eine Klingel, Rückspiegel oder Schlösser. Diese müssen fest verbaut sein

Nicht begünstigt ist hingegen die Fahrerausrüstung (Helm, Handschuhe, Kleidung) sowie Fahrradanhänger, Lenker‑, Rahmen‑ oder Satteltaschen oder der Fahrradkorb.

Ist ein Elektrofahrrad als Kfz eingestuft, ist die Überlassung durch den Arbeitgeber nicht steuerfrei möglich. Für die Wertermittlung des Elektrofahrrads kommen dann die 1-%-Regelung(inklusive der 0,03-%-Methode für die Entfernungskilometer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) sowie die Fahrtenbuchmethode in Betracht. Allerdings gelten hier hinsichtlich der Ermittlung des geldwerten Vorteils dieselben Vergünstigungen wie bei E-Pkws:

• Bei Elektrofahrrädern, die vom 01.01.2019 bis zum 31.12.2030 angeschafft bzw. überlassen werden, ist der maßgebliche inländische Listenpreis während der gesamten Nutzung nur mit einem Viertel anzusetzen (kein Elektrofahrrad wird üblicherweise mehr als 70.000 € in der Anschaffung kosten). Im Rahmen der Fahrtenbuchmethode sind die Aufwendungen für Abschreibung bzw. Leasingzahlungen entsprechend zu mindern.

Hier fällt für die Überlassung beim Arbeitgeber grundsätzlich Umsatzsteuer an.

Übereignung eines (Elektro-)Fahrrads

Wird ein E-Bike (oder ein Fahrrad allgemein) dem Mitarbeiter vom Arbeitgeber geschenkt, so liegt ein Sachbezug vor, der lohnsteuerpflichtig ist. Bei der Ermittlung des Sachbezugswerts für die Lohnsteuer ist ein Wertabschlag von 4 % vorzunehmen. Der Sachbezug kann individuell mit der Gehaltsabrechnung versteuert werden.

Hinweis

Es besteht zudem auch die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung mit 25 %. Hierbei kann der Arbeitgeber die Steuern zu seinen Lasten übernehmen.

Sollte der Arbeitgeber gleichzeitig der Hersteller des Fahrzeugs sein, dann kann zusätzlich ein Rabattfreibetrag von 1.080 € geltend gemacht werden. In vielen Fällen dürfte die Schenkung des Fahrrads bei einer derartigen Konstellation also steuerfrei möglich sein.

8.1 Begünstigtes Aufladen von Elektro­fahrzeugen

Steuerfreies Aufladen auf dem Betriebsgelände

Ab dem 01.01.2017, begrenzt bis zum 31.12.2030, ist das Aufladen von Elektroautos und bestimmten E-Bikes im Betrieb des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer von der Lohnsteuer befreit. Derart begünstigt sind alle Elektroautos, also neben Fahrzeugen mit reinen Elektromotoren auch Fahrzeuge mit Hybridantrieb (konven­tioneller Motor und ergänzender E-Antrieb). E-Bikes sind nur dann begünstigt, wenn sie schneller als 25 km/h fahren können, also vornehmlich Pedelecs.

Weitere Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist, dass sich die Ladestation auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers befindet.

Hinweis

Die Steuerbefreiung umfasst sowohl die Nutzung der Ladestation als auch den abgegebenen Strom.

Es fällt auch keine Umsatzsteuer auf die Leistungen des Arbeitgebers im Zusammenhang mit der Aufladung an.

Die Steuerbefreiung für Ladestrom wirkt sich für den Arbeitnehmer im Ergebnis im Rahmen der Fahrtenbuchmethode aus. Im Rahmen der pauschalen Wertermittlung sind bereits alle (auch privaten) Kosten für das Fahrzeug abgegolten, eine weitere Kürzung findet nicht statt.

Pauschaler Ansatz von Stromkosten

Aus praktischer Sicht kann es vorkommen, dass Arbeitnehmer das Elektrofahrzeug auch an einer privaten Ladevorrichtung (z.B. Steckdose) aufladen. Diese Aufladung für private Zwecke ist nicht steuerlich begünstigt, sondern lediglich der auf die betriebliche Nutzung entfallende Anteil.

Der betriebliche Nutzungsanteil an den ansonsten privaten Stromkosten kann grundsätzlich mit Hilfe eines gesonderten Stromzählers (stationär oder mobil) nachgewiesen werden. Zum Nachweis des betrieblichen Nutzungsanteils an den ansonsten privaten Stromkosten (z.B. für Geschäftsfahrten, die direkt an der privaten Wohnung beginnen) werden Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten als ausreichend angesehen.

Neben dem Einkaufspreis für die verbrauchten Kilowattstunden Strom ist auch ein zu zahlender Grundpreis anteilig bei der Aufteilung zu berücksichtigen.

Aus Vereinfachungsgründen kann der betriebliche Nutzungsanteil am privaten Stromverbrauch hierbei mit den lohnsteuerlichen Pauschalen angesetzt werden. Hier gelten nach einem Schreiben des BMF folgende monatliche Pauschalbeträge:

Bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:

• 30 € für Elektrofahrzeuge

• 15 € für Hybridfahrzeuge

Ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:

• 70 € für Elektrofahrzeuge

• 35 € für Hybridfahrzeuge

8.2 Überlassung von Ladevorrichtungen

Auch die kostenlose oder verbilligte Überlassung von Ladestationen vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für Elektroautos und Elektrofahrräder, die als Kfz gelten, wird vom 01.01.2017 bis zum 31.12.2030 steuerlich begünstigt. Hier ist für den entsprechenden lohnsteuerlichen Vorteil eine pauschale Besteuerung von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag möglich. Dasselbe gilt auch, wenn der Arbeitgeber sich mit einem Zuschuss an der Anschaffung einer Ladevorrichtung beteiligt.

9 Privatnutzung und Umsatzsteuer

9.1 Grundlegendes

Die Privatnutzung betrieblicher Fahrzeuge durch Arbeitnehmer ist eine umsatzsteuerpflichtige Leistung des Arbeitgebers. Die Gegenleistung besteht hierbei in der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers. Im Rahmen der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage für den Ansatz der Privatnutzung bestehen jedoch Vereinfachungen.

9.2 Umsatzsteuer bei Fahrtenbuchmethode

Wenn die private Nutzung für lohnsteuerliche Zwecke mit Hilfe der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird, ist diese Methode auch für Zwecke der Umsatzsteuer maßgeblich. Bei der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer sind alle Kosten anzusetzen, auch diejenigen, für die ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist.

9.3 Umsatzsteuer bei 1-%-Regelung

Wird für lohnsteuerliche Zwecke der Wert der Nutzungsentnahme nach der 1-%-Regelung ermittelt, kann dieser Wertansatz aus Vereinfachungsgründen auch für umsatzsteuerliche Zwecke übernommen werden, anstatt die tatsächlichen Aufwendungen zugrundzulegen. Die lohnsteuerrechtlichen Werte sind dann als Bruttowerte anzusehen, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Der Bruttolistenpreis ist auch für umsatzsteuerliche Zwecke auf volle 100 € abzurunden.

9.4 Umsatzsteuer bei Elektrofahrzeugen

In der Umsatzsteuer gelten im Unterschied zur Lohnsteuer keine besonderen Vergünstigungen für Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge. Die private Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs stellt eine unentgeltliche Wertabgabe dar, welche der Umsatzsteuer unterliegt.

Damit erfolgt also weder eine Kürzung des inländischen Listenpreises im Rahmen der 1-%-Regelung noch eine Kürzung der Abschreibung bzw. Leasingaufwendungen im Rahmen der Fahrtenbuchmethode.

Aus Vereinfachungsgründen können aber die Ansätze aus der pauschalen Wertermittlung der 1-%-Methode bzw. der Fahrtenbuchmethode herangezogen werden (ohne spezielle elektrobedingte Kürzungen). Diese Werte sind als Bruttowerte zu verstehen, aus denen dann die Umsatzsteuer auf die unentgeltliche Wertabgabe herauszurechnen ist.

Die spezielle lohnsteuerliche Befreiung für Elektrofahrräder findet für die Berechnung der unentgeltlichen Wertabgabe in der Umsatzsteuer keine Anwendung.

Bei Elektrofahrrädern ohne Tacho ist eine Orientierung an der Fahrtenbuchmethode schwer möglich. Hier kann auch eine sachgerechte Schätzung des Anteils der Privatnutzung angenommen werden, oder es wird sich an den Wertansätzen der 1-%-Regelung orientiert. Hilfsweise könnte auch ein Fahrtenbuch anhand der durch ein Navigationssystem ermittelten Daten erstellt werden. Wenn der Wert des Fahrrads weniger als 500 € beträgt, muss keine Umsatzsteuer auf die Privatnutzung angesetzt werden.

Allerdings dürfte es schwierig sein, entsprechende Räder in dieser Preisklasse zu finden, zumal im Bereich der E-Fahrzeuge.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: Juni 2024

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