GuV steht für die Gewinn- und Verlustrechnung. Neben der Bilanz ist sie der Hauptbestandteil eines Jahresabschlusses, der von allen buchführungspflichtigen Unternehmen erstellt werden muss. Große Kapitalgesellschaften, haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften und Genossenschaften müssen zusätzlich einen Anhang und einen Lagebericht beim Finanzamt einreichen. Für die GuV gibt es bestimmte rechtliche Vorgaben. Sie grenzt sich von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ab und kann hinsichtlich der Gliederung in zwei Varianten dargestellt werden.
Definition der GuV
Im Gegensatz zu der Bilanz – diese ist stichtagsbezogen -, ist die GuV zeitraumbezogen. Hier werden alle Aufwendungen und Erlöse erfasst, die aufgrund der Unternehmenstätigkeit vom 1. Januar eines Jahres bis zum 31. Dezember desselben Jahres geflossen sind. Als Ergebnis ermittelt das Unternehmen entweder einen Gewinn oder einen Verlust.
Die in einer GUV verwendeten Ertrags- und Aufwandskonten werden als Erfolgskonten bezeichnet. Im Gegensatz hierzu finden sich in einer Bilanz nur Bestandskonten. Der Unterschied besteht darin, dass die Bestandskonten in das nächste Wirtschaftsjahr vorgetragen werden. Die GuV kennt dagegen keine Anfangsbestände. Die Erfolgskonten werden zum Abschluss des Wirtschaftsjahres abgeschlossen und mit dem Beginn des neuen Wirtschaftsjahres wieder eröffnet. Die Salden der Erfolgskonten werden in die Gewinn- und Verlustrechnung übertragen. Hieraus ermittelt sich das Jahresergebnis.
Rechtliche Vorgaben der GuV
Bei der Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung müssen die folgenden gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden:
- § 242 Absatz 3 Handelsgesetzbuch (HGB): Hier ist geregelt, dass die GUV neben der Bilanz einen Bestandteil des Jahresabschlusses darstellt. Diese Vorschrift ist bindend für alle buchführungspflichtigen Unternehmen.
- § 275 HGB: In dieser Rechtsvorschrift ist verankert, wie eine GuV gegliedert werden kann. Das Handelsrecht sieht hierfür das Gesamtkostenverfahren oder das Umsatzkostenverfahren vor. Wegen des Grundsatzes der Bilanzkontinuität darf eine einmal gegliederte Darstellungsform nicht in dem Folgejahr geändert werden.
- § 277 HGB: Im § 277 HGB ist verankert, welche Posten in der Gewinn-und-Verlustrechnung aufgeführt werden müssen. Neben den Umsatzerlösen und den Bestandsveränderungen gehören hierzu auch die Abschreibungen.
GuV und EÜR: Eine Abgrenzung
Eine GuV ist nicht identisch mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie grenzt sich insbesondere durch die folgenden Merkmale ab:
- Die EÜR ist eine eigenständige Gewinnermittlungsmethode, die z. B. von Freiberuflern angewendet wird. Sie ist auch für einen Kleingewerbetreibenden die einschlägige Gewinnermittlungsmethode, soweit der erzielte Umsatz nicht 600.000 Euro überschreitet oder der Kleingewerbebetrieb einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro erwirtschaftet. Die GuV ist ein Bestandteil der Bilanz. Sie fungiert nicht als eigenständige Gewinnermittlungsmethode.
- In der EÜR ist der Zeitpunkt der Zahlung entscheidend. Bei der GuV wird dagegen auf den Zeitpunkt abgestellt, in dem eine Forderung oder eine Verbindlichkeit entsteht.
Die Gliederung der GuV in zwei Formen
Die GuV kann nach den beiden folgenden Verfahren erstellt werden:
- Gesamtkostenverfahren
- Umsatzkostenverfahren
Gesamtkostenverfahren
Bei dem Gesamtkostenverfahren – kurz GKV – werden alle betrieblichen Kosten eines Geschäftsjahres einbezogen. Der Ersteller des Jahresabschlusses stellt diese Kosten den Erlösen gegenüber, die in dem gleichen Zeitraum erzielt wurden. Die Minderungen des Warenbestandes werden als Aufwand verbucht. Analog hierzu ordnet man die Mehrungen des Warenbestandes den Erlösen zu.
Kennzeichnend für das GKV ist, dass die Kosten nach den Kostenarten gegliedert werden. In einer GuV nach dem Gesamtkostenverfahren finden sich deshalb z. B. Materialkosten, Personalkosten und Abschreibungen.
Umsatzkostenverfahren
Alternativ kann ein Unternehmen sich entscheiden, die GUV nach dem Umsatzkostenverfahren – kurz UKV – zu erstellen. Hier werden nur jene Kosten berücksichtigt, die bei der innerbetrieblichen Leistungserstellung tatsächlich angefallen sind.
Bei einer GuV nach dem UKV gliedert der Ersteller des Jahresabschlusses – dies kann z. B. ein Steuerberater sein – die Kosten nach verschiedenen Funktionsbereichen. Dies sind z. B. die Fertigung, die Verwaltung und der Vertrieb.
Für die Erstellung einer GuV der Grundsatz der Bilanzkontinuität. Dies bedeutet, dass eine einmal gewählte Form der Gewinn- und Verlustrechnung – GKV oder UKV – beibehalten werden muss. Es ist nicht möglich, in einem Jahr das Gesamtkostenverfahren anzuwenden und im nächsten Jahr zum Umsatzkostenverfahren überzugehen. Dasselbe gilt für den umgekehrten Fall.
Überschrift Wer muss eine GuV erstellen?
Die §§ 238 HGB und 140 AO (Abgabenordnung) schreiben vor, wer handels- und steuerrechtlich zum Führen von Büchern verpflichtet ist. Hierzu gehören alle Kaufleute, die ein Handelsgewerbe führen, das einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise geführten Geschäftsbetrieb erfordert. Demnach ist ein Einzelgewerbetreibende ebenso zur Buchführung und der Erstellung einer GuV verpflichtet wie eine OHG oder eine GmbH. Für den Einzelgewerbetreibenden besteht die Buchführungspflicht jedoch nur, soweit er die Umsatz- und Gewinngrenze des § 141 AO überschreitet.
Der gesetzliche Vertreter eines Unternehmens – bei einer GmbH ist dies z. B. der Geschäftsführer – ist dafür verantwortlich, dass seine Gesellschaft die steuerlichen Buchführungsvorschriften erfüllt und die GuV als Teil des Jahresabschlusses pünktlich bei dem Finanzamt einreicht.
