Exportlieferungen in andere EU-Staaten oder das Drittland bleiben regelmäßig nur dann umsatzsteuerfrei, wenn der Exporteur den Buch- und Belegnachweis ordnungsgemäß führt. Die Nachweisbestimmungen wurden durch die Zweite Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen, der der Bundesrat am 25.11.2011 zugestimmt hat, grundlegend überarbeitet. Da die Änderungen bereits am 1.1.2012 in Kraft treten, sollten die neuen Spielregeln schnellstens verinnerlicht werden.
Zweite Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vom 2.12.2011, BGBl I 2011, 2416
Bislang waren die Bestimmungen zum Buch- und Belegnachweis aufgrund ihrer Formulierung als „Soll-Vorschriften“ ausgelegt. In der neuen Fassung werden diese nun durch „Muss-Vorschriften“ ersetzt, sodass verbindliche Nachweisvorgaben vorliegen.
Ausfuhrlieferungen
Die bereits seit vielen Jahren unverändert existierenden Vorschriften zum Ausfuhrnachweis bei Lieferungen in das Drittland (sogenannte Ausfuhrlieferungen) basieren noch auf der Annahme eines von der Grenzzollstelle gestempelten Papiernachweises.
Demzufolge wurden die Nachweispflichten an die seit 1.7.2009 bestehende EU-einheitliche Pflicht zur Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren angepasst.
Dies bedeutet beispielsweise für Beförderungsfälle, dass als Belegnachweis der Ausfuhr regelmäßig der Ausgangsvermerk gilt. Ausgangsvermerk ist die auf elektronischem Weg übermittelte Bestätigung, dass der Gegenstand ausgeführt wurde.
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Bei Lieferungen in einen Mitgliedsstaat der Europäischen Union (innergemeinschaftliche Lieferungen) wurde bisher zwischen Beförderungs- und Versendungsfällen unterschieden.
Diese Differenzierung war seitens der Wirtschaftsverbände als zu kompliziert und exportbehindernd beklagt worden, während es der Finanzverwaltung insbesondere in Beförderungsfällen häufig an der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Dokumentangaben mangelte. Infolgedessen zielt die Neufassung auf eine Vereinheitlichung und Vereinfachung der Beförderungs- und Versendungsfälle ab.
Neben dem auch bislang schon aufzubewahrenden Rechnungsdoppel wird eine sogenannte Gelangensbestätigung des Abnehmers gefordert. In dieser Bestätigung soll der Abnehmer gegenüber dem Exporteur bzw. Spediteur den bereits vollzogenen Warentransport bestätigen, also dass der Exportgegenstand bereits tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist.
Die Gelangensbestätigung hat folgende Angaben zu enthalten:
Name und Anschrift des Abnehmers,
Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) des Exportgegenstands,
Ort und Tag des Transportendes (Zielort bzw. -tag beim Empfänger),
das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie
die Unterschrift des Abnehmers.
Ausweislich der Gesetzesbegründung kann die Gelangensbestätigung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. Die Bestätigung muss sich also nicht zwingend aus einem einzigen Beleg ergeben.
Praxishinweis:
Das Bundesfinanzministerium hat angekündigt, für die Praxis in einer Verwaltungsanweisung ein Muster einer Gelangensbestätigung zur Verfügung zu stellen.
Rechtzeitig die Weichen stellen
Da die Verordnung bereits am 1.1.2012 in Kraft tritt, müssen sich betroffene Unternehmer zeitnah mit den Änderungen beim Buch- und Belegnachweis vertraut machen, um die Umsatzsteuerbefreiung nicht zu gefährden.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass die vorgenannten Ausführungen einen Überblick verschaffen. In gewissen Fällen ist eine alternative oder ergänzende Nachweisführung (z.B. bei der Kfz-Ausfuhr) möglich bzw. erforderlich.
