1 Einführung
Ebola, Vogelgrippe, SARS und nun die Corona-Pandemie: Virus- und Infektionskrankheiten stellen uns immer wieder vor Herausforderungen. Auch das Virus SARS-CoV-2, das bei Infizierten die Krankheit COVID-19 hervorrufen kann, hat inzwischen Deutschland erreicht.
Die meisten Grenzen sind bereits geschlossen. Kinos, Diskotheken und Bars müssen schließen; das öffentliche Leben wird heruntergefahren. Die wirtschaftlichen Folgen sind schon jetzt deutlich zu spüren. Aber auch der arbeits- und steuerrechtliche Bereich ist massiv betroffen. Wie gehen Sie nun als Arbeitgeber mit erkrankten Mitarbeitern um? Wie können Sie auf verängstigte Mitarbeiter reagieren und wie weit geht überhaupt Ihr Direktionsrecht bezüglich Dienstreisen und Homeoffice-Regelungen? Was müssen Sie bei der Anordnung von Kurzarbeit oder Überstunden beachten und welche steuerlichen Hilfen können Sie seitens der Bundesregierung erwarten?
Dieses Merkblatt bietet Ihnen Antworten auf diese und weitere Fragen. Dabei handelt es sich nicht nur um Informationen, die während der Corona-Krise relevant sind. Auch in gleichgelagerten Krisenfällen können Sie zukünftig auf diese Informationen zurückgreifen.
2 Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer
Die Rechte der Arbeitnehmer, die hier für Sie maßgeblich sind, betreffen vor allem Fragen bezüglich der Entgeltfortzahlung. Hier kommt es allerdings entscheidend auf den jeweiligen Einzelfall an.
2.1 Eigene Erkrankungen
Wenn ein Arbeitnehmer an COVID-19 erkrankt, liegt eine Arbeitsunfähigkeit vor. Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung für die Dauer von sechs Wochen (§ 3 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz).
Hinweis
Steuerfrei gemäß § 3 Nr. 11 EStG sind bestimmte Bezüge aus öffentlichen Mitteln, die wegen Hilfsbedürftigkeit gewährt werden. Dazu zählen Beihilfen, die in Krankheits- oder Todesfällen oder bei Unterstützungen in besonderen Notfällen an Arbeitnehmer von Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen des öffentlichen Rechts aufgrund von Beihilfevorschriften (Beihilfegrundsätzen) oder Unterstützungsvorschriften (Unterstützungsgrundsätzen) des Bundes oder der Länder oder von entsprechenden Regelungen an Arbeitnehmer gezahlt werden.
2.2 Erkrankung eines Angehörigen
Wenn das Kind Ihres Arbeitnehmers erkrankt ist oder gepflegt werden muss, sieht § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) bei einer vorübergehenden Verhinderung eine Entgeltfortzahlung vor.
Hinweis
- 616 BGB definiert keinen konkreten Zeitraum als vorübergehende Verhinderung. In einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts können bis zu fünf Arbeitstage als verhältnismäßig angesehen werden.
Falls Sie die Anwendung dieser Norm jedoch im Arbeitsvertrag ausgeschlossen haben, besteht der Anspruch nicht.
Wenn ein Mitarbeiter auf einen COVID-19-Verdachtsfall oder eine Erkrankung in seinem näheren Umfeld hinweist, müssen Sie aus Ihrer Fürsorgepflicht heraus die Kollegen darauf hinweisen, sich testen zu lassen, um eine weitere Ausbreitung des Virus zu verhindern.
2.3 Fehlende Kinderbetreuung
Werden Kindergärten und Schulen aufgrund von Krankheitsfällen oder vorsorglich gegen eine Ausbreitung von Krankheitserregern geschlossen, können Mitarbeiter ihre Kinder gegebenenfalls nicht betreuen lassen, so dass sie gezwungen sind, zu Hause zu bleiben.
Auch in diesen Fällen besteht ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach § 616 BGB für eine verhältnismäßig kurze Zeit, bis eine andere Betreuungsmöglichkeit gefunden werden konnte. Über die konkrete Anzahl der Tage ist im Einzelfall zu entscheiden. Wenn es sich um einen längeren Zeitraum handelt, müssen die betroffenen Mitarbeiter entweder Urlaub oder ein bestehendes Zeitguthaben in Anspruch nehmen.
2.4 Angeordnete Quarantäne
Behördlich angeordnete Quarantänemaßnahmen können den Wohnort Ihres Mitarbeiters, aber auch Ihren Betrieb betreffen. In diesen Fällen müssen Sie, auch wenn Ihr Mitarbeiter nicht erkrankt ist, die Vergütung für sechs Wochen weiterzahlen. Sie haben jedoch einen Erstattungsanspruch in Höhe der fortgezahlten Vergütung gegenüber der Behörde, die die Quarantäne angeordnet hat. Den Anspruch können Sie nach § 56 Infektionsschutzgesetz (IfSG) geltend machen.
Der entsprechende Antrag ist jedoch innerhalb von drei Monaten nach dem Einstellen der Tätigkeit oder nach Ende der Absonderung zu stellen. Nach dem Auslaufen der Entgeltfortzahlung kann der Mitarbeiter regulär Krankengeld beantragen.
2.5 Homeoffice
Aufgrund der Befürchtungen der Arbeitnehmer, sich anzustecken, kommt bei Mitarbeitern nun verstärkt der Wunsch auf, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. In Deutschland besteht jedoch kein Anspruch auf die Einrichtung eines Homeofficearbeitsplatzes. Aus diesem Grund dürfen Sie Wünsche Ihrer Arbeitnehmer auf Einrichtung eines solchen Arbeitsplatzes ablehnen.
Weigert sich ein Mitarbeiter, aus Angst vor einer Ansteckung im Betrieb zu erscheinen, handelt es sich um eine Arbeitsverweigerung, wogegen Sie arbeitsrechtlich vorgehen können, was sogar in der Kündigung des Arbeitsverhältnisses gipfeln kann.
2.6 Arbeitsweg
Wenn Ihr Mitarbeiter auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen ist und es hier zu Ausfällen kommt, wird er dadurch nicht von seiner Arbeitspflicht befreit. Das sogenannte Wegerisiko liegt auf seiner Seite, so dass er sich bemühen muss, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen. Ist ihm dies nicht möglich, kann er für die Fehlzeiten seinen Vergütungsanspruch verlieren.
Hinweis
Teilweise wurden vielerorts (z.B. in Bayern) Ausgangssperren erteilt. Die eigene Wohnung darf dann nur noch aus wichtigen Gründen verlassen werden. Der Weg zur Arbeit gehört aber dazu, daher sollten Sie Ihren Mitarbeitern schriftlich bescheinigen, dass diese bei Ihnen tätig sind.
2.7 Dienstreisen und Außendienst
Zahlreiche Unternehmen sind auf den Außendienst angewiesen, so dass die Mitarbeiter nicht im Betrieb tätig sind, sondern beispielsweise Kundenbetriebe aufsuchen.
Hinweis
Wenn im Arbeitsvertrag die Tätigkeit des Mitarbeiters auch im Außendienst vereinbart wurde, können Sie diese Leistung grundsätzlich auch von ihm verlangen. Eine Weigerung des Mitarbeiters kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben, so kann beispielsweise eine Abmahnung erfolgen. Allerdings kann ein Leistungsverweigerungsrecht bestehen, wenn Ihrem Arbeitnehmer die Erbringung seiner Arbeitsleistung unzumutbar ist. Eine Unzumutbarkeit ist zum Beispiel dann gegeben, wenn die Arbeit für den Betroffenen eine erhebliche objektive Gefahr oder zumindest einen ernsthaften objektiv begründeten Verdacht der Gefährdung für Leib oder Gesundheit darstellt.
Durch die Rechtsprechung ist anerkannt, dass eine Dienstreise ins Ausland nicht angeordnet werden darf, wenn eine Reisewarnung des Auswärtigen Amtes be-steht. Die vom Bund und den Ländern am 22.3.2020 beschlossenen Leitlinien zur Beschränkung sozialer Kontakte lassen als Ausnahme nur den Weg zur Arbeit zu. Folglich sind Dienstreisen oder Kundenbesuche im Außendienst bis zur Beendigung der Beschränkung so-zialer Kontakte unzulässig.
Hinweis
Aktuelle Reisewarnungen auf können Sie auf der Website des Auswärtigen Amtes finden:
www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/
10.2.8Reisewarnungen
3 Quarantäne des Betriebs
Die zuständige Gesundheitsbehörde kann als erforderliche Schutzmaßnahme auch eine Quarantäne für Ihren Betrieb anordnen, wenn dies notwendig erscheint. Das kann der Fall sein, wenn von Ihrem Betrieb eine entsprechende Gefahr ausgeht. Sollte es hierzu kommen, müssen Sie das Gespräch mit der Behörde suchen, um Ihre Pflichten zu klären.
Hinweis
Verstöße gegen die Quarantänevorschriften können nach § 74 IfSG sogar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafen geahndet werden.
Die Quarantänemaßnahmen können auch zwangsweise durchgesetzt werden. Wenn Sie sich beispielsweise weigern, Ihren Betrieb zu schließen, kann das Gesundheitsamt im Rahmen einer Ersatzvornahme gegebenenfalls unter Zuhilfenahme der Polizei die Schließung vornehmen. Falls in diesem Zusammenhang durch die Behörde Gegenstände vernichtet, beschädigt oder in sonstiger Weise in ihrem Wert gemindert werden, haben Sie einen Entschädigungsanspruch (§ 65 Abs. 1 IfSG). Ausgenommen davon sind solche Gegenstände, die mit Krankheitserregern behaftet oder diesbezüglich verdächtig waren.
Vergütungsansprüche Ihrer Mitarbeiter
Wenn Ihr Betrieb aufgrund einer behördlichen Anordnung unter Quarantäne gestellt wird, besteht der Vergütungsanspruch der Mitarbeiter weiter. Dieses Risiko liegt folglich in Ihrem Verantwortungsbereich.
Hinweis
Sofern es betrieblich sinnvoll ist, können Sie die Weiterarbeit der Mitarbeiter von zu Hause aus mit ihnen vereinbaren, soweit die Voraussetzungen dafür gegeben sind.
Prüfen Sie daher schon jetzt, in welchen Bereichen eine Homeofficeregelung ermöglicht werden kann. Bedenken Sie auch die technischen Erfordernisse, insbesondere hinsichtlich der IT-Sicherheit und des Datenschutzes.
Hinweis
Prüfen Sie bei einer Betriebsschließung auch, ob Kurzarbeit angeordnet werden kann. Mehr zur Kurzarbeit und deren Voraussetzungen erfahren Sie im Merkblatt „Kurzarbeitergeld“. Sprechen Sie uns gerne darauf an.
4 Schutzmaßnahmen
Als Arbeitgeber sind Sie im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht dafür verantwortlich, in Ihrem Betrieb geeignete Schutzmaßnahmen gegen die Verbreitung von Krankheitserregern wie dem Corona-Virus SARS-CoV-2 zu ergreifen. Sie können zum Beispiel am Arbeitsplatz allgemeine Hygienehinweise erteilen, Desinfektionsmittel bereitstellen und den körperlichen Kontakt (z.B. Händeschütteln) untersagen.
Weitere Schutzmaßnahmen können Sie im Rahmen der organisatorischen Abläufe treffen, indem Sie beispielsweise Dienstreisen durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzen, soweit dies möglich ist. Auch die bereits erwähnte Einrichtung eines Arbeitsplatzes im Homeoffice gehört hierzu.
Um größere Ansammlungen von Mitarbeitern zu vermeiden, beispielsweise in der Betriebskantine, können Sie auch zeitliche Vorgaben zur Nutzung von Sozialeinrichtungen machen.
Hinweis
Orientieren Sie sich bezüglich vorbeugender Maßnahmen auch an den Empfehlungen der Gesundheitsbehörden und des Robert-Koch-Instituts auf www.rki.de/covid-19.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat haben, sind diese Maßnahmen mitbestimmungspflichtig. Ziehen Sie den Betriebsrat auch hinzu, um ein gemeinsames Vorgehen gegen die weitere Ausbreitung zu vereinbaren. Häufig hat der Betriebsrat den „besseren Draht“ zur Belegschaft.
Ob Sie die obengenannten Maßnahmen einseitig im Rahmen Ihres Direktionsrechts anordnen können, ist umstritten. Ohne selbst erkrankt zu sein, ist beispielsweise ein Mitarbeiter nicht dazu verpflichtet, eine Atemschutzmaske zu tragen.
Hinweis
Ein Recht auf die Auskunft, ob Ihr Mitarbeiter an Corona erkrankt ist oder wo er seinen Urlaub verbracht hat, besteht grundsätzlich nicht.
Insgesamt empfiehlt sich ein maßvolles Verhalten, das von gegenseitiger Rücksichtnahme geprägt sein sollte. Wenn Ihre Mitarbeiter einen Mundschutz tragen möchten, sollten Sie dies nicht untersagen.
5 Beschäftigungsmöglichkeiten der Mitarbeiter
Massive Auswirkungen können sich durch Krankheitserreger wie SARS-CoV-2 bezüglich der Arbeitsmöglichkeiten der Mitarbeiter ergeben. Entweder fehlt Arbeit oder es gibt zu viel, so dass die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer entweder verkürzt oder verlängert werden müssen.
Hinweis
Grundsätzlich liegt das Betriebsrisiko in Ihrem Verantwortungsbereich, so dass Sie bei fehlender Arbeit gleichwohl die Vergütung zahlen und andererseits bei erhöhtem Arbeitsanfall genügend Mitarbeiter für die zu erledigenden Aufgaben verpflichten müssen.
5.1 Anordnung von Kurzarbeit
In vielen Betrieben sind die Auftragszahlen wegen der Corona-Pandemie rückläufig. Daneben bestehen in großem Umfang Lieferschwierigkeiten der Zulieferer. Wenn Sie nicht mehr ausreichend Arbeit zur Verfügung stellen können, besteht für Sie die Möglichkeit, Kurzarbeit anzumelden. Die Kurzarbeit dient dazu, dass der Arbeitgeber nicht gezwungen ist, den betroffenen Arbeitnehmer sofort zu entlassen.
Hinweis
Auch die Verkürzung der Arbeitszeit ist mitbestimmungspflichtig, so dass Sie den Betriebsrat hinzuziehen müssen.
Besteht in Ihrem Unternehmen kein Betriebsrat, dürfen Sie die Kurzarbeit dennoch nicht einseitig anordnen. Hier müssen Sie mit den betroffenen Arbeitnehmern Vereinbarungen treffen.
Hinweis
Es kann auch sein, dass Sie nur für einen bestimmten Bereich des Unternehmens Kurzarbeit anordnen müssen, da dieser besonders stark von der Corona-Krise betroffen ist.
Teilweise ist die Möglichkeit der Kurzarbeit bereits im Arbeitsvertrag vorgesehen. Hierbei ist zu beachten, dass diese Klausel eine Ankündigungsfrist vorsieht, da eine fristlose Einführung der Kurzarbeit den Arbeitnehmer unverhältnismäßig benachteiligen kann. Wenn Ihr Unternehmen tarifgebunden ist, kann auch der Tarifvertrag entsprechende Möglichkeiten vorsehen.
Wenn die wirtschaftliche Lage in Ihrem Unternehmen so dramatisch ist, dass Sie Kurzarbeit anordnen müssen, müssen Sie dies gegenüber der Bundesagentur für Arbeit schriftlich anzeigen. Im Rahmen dieser Anzeige müssen Sie darlegen, aus welchen Gründen die Kurzarbeit erforderlich ist. Wenn Sie einen Betriebsrat haben, muss dieser bei der Antragstellung beteiligt werden.
Im Zuge der Kurzarbeit muss der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung nicht mehr anbieten und Sie als Arbeitgeber werden von der Vergütungspflicht befreit. Dafür besteht dann der Anspruch der betroffenen Mitarbeiter auf Kurzarbeitergeld.
Hinweis
Hier bestehen für Sie als Arbeitgeber gesetzliche Mitwirkungspflichten. Wenn Sie unrichtige Angaben machen, kann dies zu Geldbußen führen.
5.2 Aktuelle Neuerungen zur Kurzarbeit
Der Bundestag hat als Reaktion auf die SARS-CoV-2-Ausbreitung Änderungen im Kurzarbeitergeld beschlossen, die vorerst bis Ende 2020 gültig sein sollen. Dazu wurde das „Gesetz zur befristeten krisenbedingten Verbesserung der Regelungen für das Kurzarbeitergeld“ verabschiedet.
Konkret sieht das neue Gesetz folgende Maßnahmen vor:
Wenn aufgrund schwieriger wirtschaftlicher Entwicklungen Aufträge ausbleiben, kann ein Betrieb zukünftig Kurzarbeit anmelden, wenn mindestens zehn Prozent der Beschäftigten vom Arbeitsausfall betroffen sind. Diese Schwelle liegt bislang bei 30 Prozent der Belegschaft.
Auf den bisher geforderten Aufbau negativer Arbeitszeitsalden vor Zahlung des Kurzarbeitergeldes kann vollständig oder teilweise verzichtet werden. Das bisher geltende Recht verlangte, dass in Betrieben, in denen Vereinbarungen zu Arbeitszeitschwankungen genutzt werden, diese auch zur Vermeidung von Kurzarbeit eingesetzt und ins Minus gefahren werden. Zudem können auch Leiharbeitnehmer künftig Kurzarbeitergeld beziehen.
Die Sozialversicherungsbeiträge, die Sie als Arbeitgeber normalerweise für Ihre Beschäftigten zahlen müssen, werden von der Bundesagentur für Arbeit künftig vollständig erstattet.
Die Höhe des Kurzarbeitergeldes orientiert sich an der bisherigen Vergütung. Die Arbeitsverwaltung unterscheidet zwischen Arbeitnehmern, die mindestens einen Kinderfreibetrag von 0,5 auf der Lohnsteuerkarte vermerkt haben, und übrigen Arbeitnehmern.
Arbeitnehmer, die einen Kinderfreibetrag haben, erhalten 67 % der Nettoentgeltdifferenz, alle anderen einen Satz von 60 %.
Beispiel
Ein Arbeitnehmer (ein Kind) erhält in Vollzeit eine Bruttovergütung von 3.000 €, was ca. 1.900 € netto entspricht. Die Arbeitszeit wird um 50 % reduziert, so dass der Bruttoverdienst bei 1.500 € liegt (ca. 1.100 € netto). Die Nettoentgeltdifferenz beträgt damit 800 €. Von diesen 800 € erhält der Arbeitnehmer 67 % (= 536 €).
Der Arbeitnehmer erhält somit nur 264 € netto weniger.
Hinweis
Weitergehende Informationen zur Kurzarbeit und zum Kurzarbeitergeld finden Sie auch im Merkblatt „Kurzarbeitergeld“. Sprechen Sie uns gerne darauf an!
5.3 Anordnung von Überstunden
Durch den zu erwartenden höheren Krankenstand und Ausfall durch Quarantäne kann es in Betrieben ohne Kurzarbeit erforderlich sein, dass Mitarbeiter mehr arbeiten müssen. In diesem Fall können Sie Überstunden anordnen, soweit dies arbeitsvertraglich vorgesehen ist.
Hinweis
Fehlen entsprechende Regelungen, können Überstunden nur angeordnet werden, wenn ansonsten ein schwerwiegender wirtschaftlicher Schaden droht.
Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, ist die Anordnung von Überstunden mitbestimmungspflichtig. Das heißt, dass Sie ohne Zustimmung des Betriebsrates keine Überstunden anordnen dürfen. Kommen Sie mit dem Betriebsrat zu keiner Einigung, können Sie die Bildung einer Einigungsstelle beantragen, die dann die fehlende Zustimmung ersetzen kann.
5.4 Kündigungen
Wenn die Anordnung von Kurzarbeit allein nicht mehr ausreichen sollte, können im schlimmsten Fall Kündigungen ausgesprochen werden. Hier liegt dann eine betriebsbedingte Kündigung vor, so dass Sie bei der Auswahl der zu kündigenden Arbeitnehmer soziale Geschichtspunkte beachten müssen.
Diese sozialen Gesichtspunkte sind nach dem Kündigungsschutzgesetz: Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltsverpflichtungen und Schwerbehinderung. Besteht in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, müssen Sie diesen bei auszusprechenden Kündigungen informieren.
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