Am 28.11.2019 hat das BMF eine Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD )“ veröffentlicht. Das BMF-Schreiben löst damit die erste Fassung vom 14.11.2014 ab. Es ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Bereits im Juli 2019 hatte das BMF die neuen GoBD auf seine Homepage gestellt. Kurz darauf wurden diese „aufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs“, so das BMF, wieder von der Internetseite entfernt. Jetzt wurden die neuen GoBD ohne nennenswerte Änderungen erneut veröffentlicht. |
„Bildliches Erfassen“ statt „Scannen“
„Bildliches Erfassen“ tritt an die Stelle des bisherigen „Scannens“ und ermöglicht den Einsatz mobiler Geräte und darf auch im Ausland erfolgen. Erforderlich hierzu ist allerdings auch weiterhin eine Verfahrensdokumentation.
Konvertierung von Originaldateien in Inhouse-Formate erfordert kein Aufbewahren der Ursprungsdaten
Wurden bislang Originaldateien in eigene Formate umgewandelt, mussten beide Versionen aufbewahrt werden und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet werden. Das ist ab sofort nicht mehr erforderlich, wenn die konvertierten Daten maschinell ausgewertet werden können. Hierzu erforderlich ist aber eine entsprechende Verfahrensdokumentation.
Aufbewahrung strukturierter Daten statt bildhafter Dokumente
Werden z. B. über eine Banking- oder Zahlungsdienstschnittstelle strukturierte Daten (Kontoeinzelumsätze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung dieser strukturierten Daten aus.
Inhaltsgleiche bildhafte Dokumente, z. B. PDF-Kontoauszüge oder E-Mails mit Umsatzübersichten, müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die strukturierten Daten mindestens genauso gut auswerten lassen wie das bildhafte Belegdokument.
Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf die tatsächliche Verarbeitung an. Bei Weiterverarbeitung der XML-Datei hat diese Belegfunktion und unterliegt der Aufbewahrungspflicht. In diesem Fall reicht es aber aus, die XML-Datei aufzubewahren. Werden jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt, müssen für Zwecke der maschinellen Auswertbarkeit beide Formate (PDF + XML) vorgehalten werden.
Einzelaufzeichnung und zeitnahes Buchen von Bargeschäften
Die GoBD betonen noch einmal die gesetzlichen Erfordernisse zur Einzelaufzeichnung barer Geschäftsvorfälle und zum zeitnahen Buchen.
Gleichzeitig wird klargestellt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden können. Dies erleichtert insbesondere die Buchungsarbeit von Betrieben mit gemischten Zahlungsarten (wie z. B. Restaurants, Hotels).
Erleichterungen nach Systemumstellungen u. Ä.
Vor Beginn einer Außenprüfung reicht es nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aus, dass nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, dem Prüfer lediglich ein Z3-Zugriff, d. h. eine Datenträgerbereitstellung ermöglicht wird.
Stornierung von Buchungen
Ursprungsbuchung und Stornobuchung müssen eindeutig aufeinander verweisen.
Praxistipp | Das neue BMF-Schreiben ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Es wird aber nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Grundsätze dieses Schreibens bereits auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1.1.2020 enden. Diese Anwendungsregelung ist eine an sich logische Konsequenz daraus, dass die GoBD
- keine materielle Rechtsänderung bewirken,
- sondern lediglich klarstellen, wie den unverändert fortbestehenden Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten Genüge geleistet werden kann.
Anmerkung
Details zu den Neuregelungen entnehmen Sie bitte unserem Fachbeitrag „Ab 2020 gelten neue GoBD – und folgen dem technischen Fortschritt“ auf der AStW-Homepage.
Fundstellen
* BMF 28.11.19, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD),
* BMF, GoBD/Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung vom 28.11.19,
* „Ab 2020 gelten neue GoBD
