Ordnungsgemäße Kassenführung
 In für BUCHHALTER & UNTERNEHMENSBERATER, für UNTERNEHMER

1      Kassenführung bei Bargeschäften

Als buchführungspflichtiger Gewerbetreibender müssen Sie – sofern Sie Bargeschäfte tätigen – mindestens ein Kassenbuch führen, in dem die Einnahmen und Ausgaben in der Kasse festgehalten werden. Auch wenn Sie freiwillig Bücher führen, obwohl Sie aufgrund der Größe des Betriebs oder als Freiberufler nicht buchführungspflichtig sind, gelten für Sie dieselben Verpflichtungen. Diese müssen Sie bei der Kassenführung einhalten, damit diese vom Fiskus anerkannt wird. Neben formalen Aspekten kommt der Aufbewahrung von Unterlagen dabei eine große Bedeutung zu.

Der Regelfall ist heutzutage die Erfassung von Bargeschäften mittels elektronischer Registrierkassen. Bei größeren Verkaufsstätten können es durchaus auch mehrere Kassen sein. Oft sind diese in ein betriebliches EDV-Netzwerk integriert und es findet ein direkter Datenaustausch mit der Buchhaltung statt.

Hinweis

Aufgrund des zunehmenden EDV-Einsatzes achten Betriebsprüfer verstärkt auf die Aufbewahrung digitaler Unterlagen, die bei Bargeschäften etwa mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfasst werden.

Doch nicht nur der Fiskus ist zu beachten: Bei Einnahmen ab 15.000 € sind die Aufzeichnungspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG) zu beachten, wonach die Identität des Geschäftspartners (Einzahlenden) festgehalten werden muss.

2      Tägliche Verbuchung

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten zeitnah festgehalten werden. Im Ergebnis muss der Unternehmer selbst täglich den tatsächlichen Kassenbestand feststellen und mit dem Sollbestand nach seinen Aufzeichnungen abgleichen. Es besteht also eine tägliche Kassensturzpflicht.

Eine Ausnahme von der täglichen Aufzeichnungspflicht besteht beispielsweise, wenn der Umsatz der Bargeschäfte nur gering ist. Im Einzelfall kann die Aufzeichnung auch am Morgen des Folgetags erlaubt sein.

Kommt der Unternehmer dieser Verpflichtung nicht nach, weist das Kassenbuch einen schweren Mangel auf, der die Finanzverwaltung dazu berechtigt, die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen.

Indizien dafür, dass der Kassenbestand nicht täglich aufgenommen wurde, sind:

  • Die täglichen Kassenberichte weisen ein gleichmäßiges Schriftbild auf und sind mit demselben Stift geschrieben, also eventuell nachträglich erstellt.
  • Die Einzelbelege sind nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst.
  • Der Kassenbestand ist zeitweise negativ (siehe Punkt 4.1 wegen der Einzelheiten).

Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge muss der Unternehmer unmittelbar aufklären. Insbesondere muss er Diebstähle und Unterschlagungen durch Mitarbeiter oder Ähnliches zeitnah festhalten und die notwendigen Konsequenzen ziehen (z.B. Abmahnung oder Kündigung des Mitarbeiters, Strafanzeigen). Ansonsten ist die Berufung auf solche Vorgänge oft weder glaubhaft noch belegbar, wenn eine Betriebsprüfung die Fehler erst Jahre später aufdeckt.

Hinweis

Die Kassenbuchführung ist auch dann nicht ordnungsgemäß, wenn Belege über Bareinnahmen erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses über ein Privatkonto des Unternehmers nachgebucht werden. Ob dies gleichermaßen für Betriebsausgaben gilt, ist höchstrichterlich noch nicht entschieden. Vermischen Sie daher besser nicht betriebliche mit privaten Konten.

Die Führung der Kassen sollten Unternehmer in einer Organisations- oder Arbeitsanweisung verbindlich regeln. Diese sollte beispielsweise beinhalten:

  • die verantwortlichen Personen,
  • wann eine Bestandsaufnahme und
  • wann Auswertungen durchgeführt werden,
  • an wen die Kasse übergeben werden darf,
  • wie bei Falschgeld und Nicht-Euro-Beträgen zu verfahren ist,
  • wo das eingenommene Bargeld aufbewahrt wird und
  • welche Sonderregeln für Schecks gelten.

3      Einzelaufzeichnungen und möglicher Verzicht

Beim Einzelhandel verzichtet der Fiskus aus Gründen der Zumutbarkeit auf eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen, wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden.

Hinweis

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat jedoch entschieden, dass die Aufzeichnung von einzelnen Transaktionen im Einzelhandel als zumutbar gilt, wenn ein Kassensystem ohnehin die entsprechenden Einzelaufzeichnungen automatisch vorhält – wie es mittlerweile bei allen Registrierkassensystemen der Fall ist, da diese seit dem 01.01.2017 zwingend die vom Fiskus im Jahr 2010 formulierten Anforderungen erfüllen müssen (siehe Punkt 4.3.1). Damit besteht bei entsprechenden Kassensystemen (im entschiedenen Fall handelte es sich um eine PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnete und eine dauerhafte Speicherung ermöglichte) eine Aufzeichnungspflicht unter dem Gesichtspunkt der Zumutbarkeit, die auch zu einer Aufbewahrungs- und vor allem Herausgabepflicht im Zuge einer Betriebsprüfung führt.

Demgegenüber sieht es der Staat in jedem Fall als zumutbar an, Einzelaufwendungen über die Identität vorzunehmen, wenn es sich um die Annahme von Bargeld im Wert von 15.000 € und mehr handelt. Es gelten hier die besonderen Bestimmungen des GwG, deren Missachtung im Einzelfall sogar eine Straftat darstellen kann.

Hinweis

Auch bei Betriebsausgaben besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Bei Auslandssachverhalten werden zusätzlich noch gesteigerte Anforderungen an den Nachweis gestellt. So muss zum Beispiel der Empfänger der Zahlungen, die als Betriebsausgabe angesetzt wurden, ganz genau bezeichnet werden (inkl. vollständigem Namen und Adresse).

Fehlen die notwendigen Einzelbelege ganz oder teilweise, ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß. Dies ist häufig der Fall, wenn in der Gastronomie die Außer-Haus-Umsätze nicht getrennt von den übrigen Umsätzen aufgezeichnet werden (die Differenzierung hat aufgrund des unterschiedlichen Umsatzsteuersatzes von 7 % oder 19 % besondere Bedeutung), oder wenn bei geschlossenen Veranstaltungen keine Einzelaufzeichnungen erfolgen. Für die Gastronomie gibt es Erleichterungen bei der Trennung der Umsätze zu 7 % von den Umsätzen zu 19 %. Die Trennung der Umsätze kann so beispielsweise durch ein pauschales Verfahren anhand der Eingangsumsätze erfolgen.

4      Möglichkeiten der Kassenführung

Eine bestimmte Form ist für das Kassenbuch nicht vorgeschrieben. Ausreichend ist grundsätzlich eine geordnete Ablage der Belege, wenn die Einnahmen und Ausgaben beweissicher und dauerhaft so archiviert werden, dass der Kassensturz, also die Abstimmung zwischen dem Sollbestand des Kassenbuchs und dem Istbestand der Barkasse, jederzeit möglich ist.

Hinweis

Zahlen Unternehmen ihren angestellten Kassierern – etwa in Einzelhandelsgeschäften – ein pauschales Mankogeld, weil sie für Kassenfehlbeträge persönlich aufkommen müssen, darf den Kassierern ein Betrag von maximal 16 € im Monat pauschal lohnsteuerfrei ausbezahlt werden.

4.1     Manuelles Kassenbuch bei offenen Ladenkassen

Bei einer offenen Ladenkasse – auch als Schubladenkasse oder Zigarrenschachtelkasse bezeichnet – sind buchführungspflichtige Unternehmer grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Lediglich eine lose Belegsammlung vorzuhalten, genügt hier nicht. Im Kassenbuch müssen – korrespondierend zur täglichen Kassensturzverpflichtung – täglich auch eigenhändig aufgezeichnet werden:

  • Betriebseinnahmen,
  • Betriebsausgaben,
  • Privatentnahmen,
  • Privateinlagen.

Die Tageseinnahmen berechnen sich nach folgendem Schema.

  Kassenendbestand des jeweiligen Tages
– Kassenendbestand des Vortages
+ Betriebsausgaben
+ Privatentnahmen
– Privateinlagen
+ Einzahlungen auf die Bank
– Auszahlungen von der Bank
= Tageseinnahmen des jeweiligen Tages

Beispiel

Der Einzelhändler Altmann führt ein handschriftliches Kassenbuch, da er keine Registrierkasse nutzt und somit eine offene Ladenkasse betreibt. Aus diesem Kassenbuch ergibt sich für den 15. Januar ein Kassenendbestand in Höhe von 2.250 €. Der Kassenendbestand des Vortages beläuft sich auf 1.350 €. An Ausgaben sind am 15. Januar 266 € angefallen.

Die Tageseinnahmen von Altmann am 15. Januar ermitteln sich wie folgt:

Kassenendbestand am 15. Januar                       2.250 €
Kassenendbestand des Vortages                     – 1.350 €
Ausgaben am 15. Januar                                       + 266 €
Tageseinnahmen am 15. Januar                          1.166 €

Entscheidend für die Richtigkeit der Aufzeichnungen ist Folgendes:

  • Es sollte zunächst immer ein manueller Kassensturz durchgeführt werden. Damit ist der tatsächliche Kassenendbestand des Tages festgestellt.
  • Über die Hinzurechnungen und Kürzungen sind die Tageseinnahmen rechnerisch zu ermitteln. Das Ergebnis muss sich – bei ordnungsgemäßer Kassenbuchführung – mit den Einzelbelegen decken.
  • Der tatsächliche Kassenendbestand sollte sich außerdem mit dem rechnerisch ermittelten decken. Bei Differenzen ist immer der tatsächliche Kassenbestand maßgeblich. Die Kasse muss stimmen – das heißt, dass die Differenzen aufgeklärt werden müssen.

Eine zusätzliche regelmäßige Verprobung gelingt beispielsweise, indem zum Kassenbestand am Wochenende die Einzahlungen der gesamten darauffolgenden Geschäftswoche addiert werden. Das Ergebnis zeigt dann den verfügbaren Betrag. Hiervon abgezogen werden die wöchentlichen Auszahlungen. Ergibt diese turnusmäßige Berechnung einen negativen Endsaldo, wurde das Kassenbuch nicht täglich aktualisiert und/oder mögliche Fehler wurden nicht bereinigt.

Sind die Tagesberichte der Kasse falsch, kann das Finanzamt die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen. Dies gilt auch bei erheblichen Rechenfehlern. Auch zahlreiche nachträgliche Änderungen im Kassenbuch (beispielsweise Streichungen und Korrekturen mit Tipp-Ex) können Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit rechtfertigen.

Hinweis

Ein häufiger Fehler ist, dass die Kasse einen Minusbestand ausweist. Das Kassenbuch bildet aber den tatsächlichen Bestand an Bargeld in der Kasse ab – und es ist nicht möglich, weniger als gar kein Bargeld in der Kasse zu haben. Rechnerisch negative Kassenbestände sollten Sie daher sofort aufklären.

Bei einem negativen Kassenbestand kommt das Finanzamt zu dem Ergebnis, dass die Angaben im Kassenbuch nicht wahrheitsgemäß erfolgt sind und dass keine täglichen Kassenstürze durchgeführt wurden. Es wird daher bei einer Betriebsprüfung mindestens einen Sicherheitszuschlag in Höhe der Kassenfehlbeträge vornehmen. Allein deshalb sollte täglich ein Kassensturz gemacht werden und der Kassenbestand (Istbestand) mit dem im Kassenbuch (Sollbestand) abgeglichen werden.

Beispiel

Das Restaurant „Zwielicht“ ist auf abendliche Gäste ausgerichtet und erst ab 18:00 Uhr geöffnet. Laut den Kassenbüchern wurde am Vortag der gesamte Inhalt der offenen Ladenkasse entnommen und auf die Bank gebracht. Am fraglichen Tag wurde bereits um 10:00 Uhr eine Barentnahme im Kassenbuch aufgezeichnet, mit der laut den Aufzeichnungen Vorräte für den kommenden Abend eingekauft wurden.

Die Tageseinnahmen im Restaurant können jedoch erst ab 18:00 Uhr anfallen, da es erst ab diesem Zeitpunkt geöffnet hat. Daher kann am Vormittag mit diesem Geld nicht eingekauft worden sein. Nach dem Kassenbuch hätte die Kasse mindestens im Zeitraum zwischen 10:00 Uhr und 18:00 Uhr einen negativen Kassenbestand aufgewiesen – bei einer Barkasse ist dies nicht möglich. Es handelt sich damit um einen schwerwiegenden Verstoß in der Kassenführung. Die Finanzverwaltung geht in diesen Fällen häufig von bewussten massiven Manipulationen aus. Neben Zuschätzungen und den damit verbundenen steuerlichen Belastungen droht dann gegebenenfalls auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens gegen den Restaurantbetreiber des „Zwielicht“.

Die Gesamtaufstellung der Einnahmen in den täglichen Kassenberichten genügt jedoch noch nicht für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Denn zudem müssen die ausgewiesenen Tageseinnahmen auch mit den einzelnen Aufzeichnungen von Ausgaben und Entnah­men übereinstimmen. Dementsprechend müssen den Tagesberichten die Einzelbelege (Quittungen, Rechnungen im Duplikat usw.) beigefügt werden.

Hinweis

Die Belegpflicht gilt auch für Privateinlagen und -entnahmen, die über sogenannte Eigenbelege aufgezeichnet werden. Das Fehlen solcher durch den Unternehmer selbst ausgestellten Belege ist ebenfalls ein schwerwiegender Mangel des Kassenbuchs.

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung erfordert außerdem auch die centgenaue Aufzeichnung.

Der BFH hat in einem Urteil bekräftigt, dass ein täglicher Kassenbericht erforderlich ist, der auf einem tatsächlichen Auszählen der Bareinnahmen beruht. Zu weit gehen dürfen die Anforderungen des Finanzamts an den Kassenbericht jedoch nicht. Der BFH hat auch klargestellt, dass ein Zählprotokoll mit der genauen Stückzahl und Art der Münzen und Scheine nicht erforderlich ist für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung.

4.2     Elektronisches Kassenbuch bei offenen Ladenkassen

Elektronische Kassenbücher werden nicht anerkannt, wenn zu deren Führung Programme verwendet werden, bei denen Änderungen nachträglich nicht mehr erkennbar sind. Wie bei elektronischen Fahrtenbüchern gilt auch hier: Insbesondere die Verwendung von Excel-Listen, bei denen eine Veränderung ohne Kennzeichnung jederzeit möglich ist, genügt nicht den Anforderungen an die Unveränderbarkeit bzw. Nachprüfbarkeit.

Die Finanzverwaltung hat für elektronische Aufzeichnungen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in einem Schreiben vom 14.11.2014 festgelegt. Für einen ausführlichen Überblick über dessen Bestimmungen stellen wir Ihnen gerne das Merkblatt „GoBD: Buchführung und Belegerfassung“ zur Verfügung.

Hinweis

Die Feststellungslast bzw. Beweislast liegt beim Unternehmer. Insbesondere muss er alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der mit dem Gerät elektronisch erzeugten Rechnungen mit ordnungsgemäßem Umsatzsteuerausweis unveränderbar und vollständig aufbewahren. Dabei ist es unzulässig, Daten zu verdichten oder ausschließlich die Rechnungsendsummen zu speichern. Es reicht nicht aus, elektronisch erstellte aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form vorzuhalten. Wenn elektronisch erzeugte Belege entstehen (z.B. durch ein elektronisches Kassenbuch), sind Sie verpflichtet, diese in der ursprünglichen und unveränderten (Daten-) Form aufzubewahren.

4.3     Elektronische Registrierkassen

Bei einer elektronischen Registrierkasse erfolgt die Kassenbuchführung integriert und automatisch durch die Kasse selbst. Gebräuchlich sind zwei Typen von elek­tronischen Registrierkassen, nämlich

  • PC-Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme und
  • Registrierkassen mit individuellem Betriebssystem.

Das Betriebssystem bei Letzteren ist in der Regel herstellerspezifisch. Entsprechende Kassen besitzen oft nur ein flüchtiges Speichermedium, das keine Schnittstellen bietet, über die die Daten aus dem System ausgelesen werden können. PC-Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme hingegen verfügen in der Regel über ein herstellerspezifisches Programm auf einem handelsüblichen Betriebssystem, verbunden mit einem dauerhaften Speichermedium. Dies ermöglicht die einfache und sichere Übertragung von Daten von der Kasse in die betriebliche EDV zur Weiterverarbeitung im Buchhaltungsprogramm. PC-Kassen sind klar auf dem Vormarsch, die elektronische Registrierkasse als Insellösung ist ein Auslaufmodell.

4.3.1    Anforderungen an elektronische Registrierkassen

Seit 2010 verlangt der Fiskus durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 von elektronischen Registrierkassen als technische Voraussetzung, dass alle steuerlich relevanten Einzeldaten aufgezeichnet werden, also auch die Umsatzsteuersätze der Kassenvorgänge. Dies bedeutet, dass jede Bewegung in der Kasse (also vor allem Geldeingänge durch Kundenzahlungen und Geldabgänge durch Entnahmen) einzeln aufgezeichnet werden müssen. Auch Stornierungen müssen aus den Aufzeichnungen einzeln ersichtlich werden. Eine Verdichtung von einzelnen Vorgängen, zum Beispiel als Z-Bon (siehe Punkt 4.3.2), genügt diesen Voraussetzungen damit nicht mehr.

Diese Daten, inklusive durch ein Kassensystem erstellte Rechnungen, müssen unveränderbar und vollständig aufgezeichnet werden, und die Daten müssen in dieser geschlossenen Form auch über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Die dabei relevanten Daten umfassen:

  • Journaldaten,
  • Auswertungsdaten,
  • Programmierdaten und
  • Stammdatenänderungsdaten.

Viele PC-Kassensysteme und sogenannte Back-Office-/
Point-of-Sale-Lösungen entsprechen diesen Vorgaben bereits, wenn Sie als Kassenbetreiber Ihr System durch vom Kassenhersteller bereitgestellte Updates auf einem aktuellen Stand gehalten haben.

Viele elektronische Registrierkassen, insbesondere ältere Kassen mit flüchtigen Speichern, erfüllen diese Vorgaben jedoch nicht. Je nach Fabrikat kann es sein, dass das Gerät die Daten nicht dauerhaft speichert (z.B. den internen Speicher regelmäßig leert), keine Schnittstelle existiert, um die Daten aus der Kasse auszulesen, oder nicht sichergestellt werden kann, dass die Daten unveränderbar aufgezeichnet werden.

Derartige ältere Systeme, die diesen Voraussetzungen nicht genügen, werden vom Fiskus seit dem 01.01.2017 nicht mehr toleriert.

Achtung!

Seit dem 01.01.2017 gelten die strengeren Voraussetzungen für alle Unternehmer mit einer Registrierkasse oder ähnlichen Systemen (also z.B. auch Taxametern oder Waagen mit Registrierkassenfunktion).

Wenn Sie seit 2010 Ihr Kassensystem erneuert oder aktualisiert haben (z.B. durch ein Software-Update des Herstellers), sollten Sie den Kassenhersteller befragen, ob die von Ihnen genutzte Kasse auf aktuellem Stand diesen Anforderungen genügt. Von besonderer Bedeutung ist hierbei, dass die Zahlungsvorgänge im System unveränderbar und einzeln aufgezeichnet werden und die Daten maschinenlesbar aus dem Speicher der Kasse oder dem externen Speicher (z.B. dem angeschlossenen PC-System) kopiert werden können. Eine Verdichtung der einzelnen Vorgänge (z.B. die ausschließliche Aufzeichnung von Tagesgesamtumsätzen) genügt dem Fiskus seit 2017 nicht mehr!

Bei einem System, das noch vor 2010 vertrieben wurde und seitdem auch nicht durch Erweiterungen oder Updates durch den Hersteller auf neueren Stand gebracht wurde
oder werden kann, können Sie davon ausgehen, dass dieses nicht den neuen Anforderungen genügt – weder bezüglich der Einzelaufzeichnungen noch der unveränderbaren Speicherung der Vorgänge. Ein solches System dürfen Sie nicht weiter nutzen, stattdessen sollten Sie Ihr Kassensystem schnellstmöglich erneuern.

Als ein sogenanntes Vorsystem unterliegen Registrierkassen den GoBD. Für einen ausführlichen Überblick dieser Grundsätze stellen wir Ihnen gerne das Merkblatt „GoBD: Buchführung und Belegerfassung“ zur Verfügung.

Folgende Unterlagen und Protokolle müssen Sie ebenfalls aufbewahren, wenn Sie Registrierkassen (unabhängig welcher Art) einsetzen:

  • Protokoll über die konkreten Einsatzorte und Einsatzzeiträume der einzelnen Registrierkassen,
  • steuerliche Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen, getrennt geführt pro Gerät,
  • zum Gerät gehörende Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

Werden mit Hilfe einer Registrierkasse unbare Geschäftsvorfälle – beispielsweise EC-Kartenzahlungen oder Zahlungen über das elektronische Lastschriftverfahren (ELV) – erfasst, müssen Sie aufgrund der erstellten Einzeldaten einen Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleisten.

Auch beim Einsatz von Registrierkassen gilt selbstverständlich: Ergeben sich Differenzen zum tatsächlichen Kassenbestand, müssen Sie die Ursachen zeitnah aufklären und durch handschriftliche Vermerke dokumentieren (beispielsweise bei der Änderung der Kassenprogrammierung). Maßgeblich ist hier der tatsächliche Kassenbestand und nicht der rechnerische.

Hinweis

Gegebenenfalls ist es ratsam, dass Sie das Ergebnis der Kassenauszählung über ein sogenanntes Zählprotokoll aufzeichnen und archivieren – so können Sie dieses bei Rückfragen des Finanzamts oder eines Betriebsprüfers jederzeit vorlegen.

Kommen Unstimmigkeiten bei einer Betriebsprüfung Jahre später auf den Tisch, sind die Gründe oftmals nur noch schwer zu rekonstruieren und vor allen Dingen nicht ohne weiteres zu belegen. Auf die Dokumentation sollte daher besonderer Wert gelegt werden. Allein Sie als Unternehmer sind in der Lage (und daher rechtlich auch verpflichtet), eine aussagekräftige Beweisvorsorge zu treffen. Daher sollten Sie die Kassenbuchführung nicht stiefmütterlich behandeln.

Da die elektronische Kasse ein buchführungsrelevantes System gemäß GoBD darstellt, muss der Verfahrensablauf, in den die Kasse integriert ist, auch in der Verfahrensdokumentation erfasst werden. Dabei muss im Detail auf Basis einer Prozessbeschreibung dargestellt werden, welche Daten wie in der Kasse generiert werden und wie genau diese an die Buchführung weitergegeben werden. Außerdem sind bei der Darstellung des internen Kontrollsystems (IKS) auch Angaben zu den Zugriffsrechten und dem Sicherungskonzept für den Zugang zu den Kassen zu machen.

Hinweis

Für ausführliche Informationen hierzu stellen wir Ihnen gerne die Merkblätter „GoBD: Buchführung und Belegerfassung“ und „Verfahrensdokumentation“ zur Verfügung.

4.3.2    Z-Bon und Stornierungen

Beim Z-Bon handelt es sich um den Ausdruck des sogenannten Nullstellungszählers (daher auch der Name, abgeleitet von englisch „to zero“, also „nullstellen“).

Zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte wird der Z-Bon mit einer fortlaufenden Z-Nummer versehen. Darauf müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Datum und Uhrzeit des Ausdrucks,
  • Automatische Durchnummerierung,
  • Name des Unternehmers,
  • Bruttotageseinnahmen differenziert nach Steuersätzen (7 % oder 19 %),
  • Stornierungen und Löschungshinweise des Tagesspeichers.

Für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung dürfen Stornierungen nicht verrechnet, sondern müssen gesondert dargestellt werden. Das Fehlen von Storno­buchungen widerspricht nach Ansicht der Finanzgerichte der allgemeinen Lebenserfahrung, nach der schon an einem einzigen Tag, erst recht aber im Laufe eines Monats, Eingabefehler passieren.

Natürlich können immer einmal Fehler passieren. Das ist auch im Wesentlichen nicht tragisch. Versetzen Sie sich einmal in die Lage des prüfenden Finanzbeamten: bei Branchen mit hohem Bargeldumlauf besteht ein großes Manipulationsrisiko. Vermitteln Sie ihm, dass durch Ihre Unterlagen höchstwahrscheinlich gewährleistet ist, dass die Aufzeichnungen der Bareinnahmen und -ausgaben vollständig und richtig sind.

Hinweis

Sollte Ihr bisheriges Kassensystem nicht den Anforderungen genügen, die der Fiskus seit 2017 verbindlich an Registrierkassen stellt, ist es theoretisch zulässig, wenn Sie statt der Registrierkasse eine offene Ladenkasse nutzen. In der Praxis dürfte dies jedoch kaum sinnvoll möglich sein.

Bei elektronischen Kassensystemen besteht die Gefahr, dass das Finanzamt von einer Manipulation ausgeht, wenn keine Programmdokumentation verfügbar ist. Selbst eine in der Praxis schwierig durchzuführende Manipulation der Kasse schützt nicht vor dem Vorwurf einer mangelhaften Kassenführung aufgrund fehlender Programmprotokolle. Interessant ist in diesem Zusammenhang ein Urteil des BFH: Das Finanzamt hat keine Schätzungsbefugnis, wenn der Steuerpflichtige – etwa durch ein Sachverständigengutachten – nachweisen kann, dass seine Kasse nicht manipulierbar ist. Dem Urteil zufolge ist es außerdem zulässig, dass Daten zur Programmdokumentation in der Kasse gespeichert sind, auch wenn sie (damit) nicht direkt verfügbar sind. Fehlen bei einer Betriebsprüfung Programmierprotokolle, so kann es sich also lohnen, den Speicher der elektronischen Kasse auszulesen.

4.4     Problematik der EC-Kartenumsätze

Bei kleineren Bargeldbetrieben mit älteren Registrierkassenmodellen oder lediglich offener Ladenkasse, die den Kunden aber auch die Möglichkeit der Zahlung per EC-Karte bieten, war es bisher gelebte Praxis, die EC-Kartenumsätze zunächst in der Kasse bzw. im Kassenbuch als Einnahme zu erfassen und anschließend als Kassenausgang zum Bankkonto zu deklarieren (buch­halterisch abgebildet über das Geldtransitkonto).

Diese Praxis wird nun von den Finanzbehörden kritisiert. Hintergrund: Nach den GoBD müssen bare und unbare Vorgänge strikt getrennt verbucht werden. Deshalb ist es genau betrachtet nicht richtig, zunächst so zu tun, als würde es sich bei einem EC-Kartenumsatz um einen
Barumsatz handeln. Dies ist zumindest als formaler Mangel der Buchführung anzusehen, der den Weg für Hinzuschätzungen und damit verbundene Mehrsteuern öffnen kann.

Es kann deshalb nur empfohlen werden, bare und unbare Vorgänge schon bei der ersten Erfassung klar voneinander zu trennen. Dies kann dazu führen, dass EC-Kartenzahlungen gesondert aufzuzeichnen sind. Bei modernen Kassensystemen, etwa PC-Kassen, dürfte sich das Problem eher weniger stellen, da hier üblicher- weise schon programmseitig eine Differenzierung vorgenommen wird. Dennoch sollte auch bei diesen Systemen sichergesellt werden, dass wirklich eine entsprechende Trennung der Umsatzarten erfolgt.

5      Aufbewahrungspflichten

5.1     Allgemein

Grundsätzlich beträgt die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen zehn Jahre. Unterlagen, mit denen sich Ihre Kassenführung für den Fiskus darstellen lässt, müssen Sie also in diesem Zeitraum aufbewahren.

Werden die nachstehenden Unterlagen aufbewahrt, geht der Fiskus beim Einsatz elektronischer Registrierkassen bislang im Regelfall davon aus, dass die „Gewähr der Vollständigkeit“ erfüllt ist und Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons usw. ausnahmsweise nicht aufbewahrt werden müssen. Aufbewahrt werden müssen:

  • mit Hilfe von Registrierkassen erstellte Rechnungen,
  • zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen (insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitung),
  • Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (Z-Bon), Retouren, Entnahmen sowie Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und
  • alle weiteren beim Tagesabschluss abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (beispielsweise betriebswirtschaftliche Auswertungen).

Hinweis

Als Faustformel gilt: Alles, was die Kasse am Abend beim Kassenabschluss „auswirft“, muss aufbewahrt werden.

Des Weiteren muss die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder programmierte Kontrollen sichergestellt werden.

Hinweis

Wird der Z-Bon auf Thermopapier ausgedruckt, sollten Sie die dauerhafte Lesbarkeit des Dokuments durch Kopien sicherstellen. Bewahren Sie aber unbedingt zusätzlich den Originalbeleg auf!

5.2     Bei Nutzung einer elektronischen Kasse

Unternehmen sind verpflichtet, Unterlagen, die mit Hilfe eines EDV-Systems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Die Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen den Vorgaben der GoBD entsprechen. Die Aufzeichnungen müssen daher

  • nachvollziehbar und nachprüfbar sein,
  • vollständig sein,
  • geordnet und unveränderlich sein sowie
  • richtig und zeitgerecht erstellt und gebucht werden (insbesondere hier sieht die Finanzverwaltung Defizite in den bisherigen Kassenaufzeichnungen, und an diesem Punkt setzt auch häufig Manipulations­software von PC-Kassen – sog. „Zapper“ – an).

Hinweis

Sie sollten bei der Softwarewahl, insbesondere bei günstigen Angeboten, kritisch sein. Informieren Sie sich besser vorab, ob eine Änderungshistorie enthalten ist und ob sich Daten problemlos in andere Systeme übertragen lassen.

Aus diesem Grund sind auch die gängigen Office-Programme für elektronische Kassenbücher nicht geeignet: hier besteht keinerlei gesicherte Änderungshistorie, und damit haben mit diesen erstellte Aufzeichnungen bei Betriebsprüfungen wenig Hoffnung, vom Fiskus als Besteuerungsgrundlage anerkannt zu werden.

Insbesondere muss der Unternehmer dafür Sorge tragen, dass die Kassendaten sowie die notwendigen Strukturinformationen der Finanzverwaltung in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden können.

Hinweis

Eine Sonderregelung gilt theoretisch für sogenannte Kleinbetragsrechnungen: Hier genügt an sich nach wie vor die Aufbewahrung des Tagesendsummenbons einschließlich des Z-Bons. Ein Rechnungsdoppel muss auch nicht aufbewahrt werden. Da jedoch mittlerweile alle zulässigen Kassensysteme automatisch Einzelaufzeichnungen erstellen, müssen Sie diese im Hinblick auf die Rechtsprechung des BFH (siehe Punkt 3) ebenfalls aufbewahren – unabhängig von den Rechnungsbeträgen.

5.3     Kasseninventur

Die Erfassung des Kassenbestands am Bilanzstichtag gehört ebenfalls zur Inventur. Sie umfasst:

  • Haupt- und Nebenkassen,
  • das Bargeld in Automaten,
  • ausländische Devisen und
  • nicht verbrauchte Briefmarken.

Hierbei handelt es sich um den Bestand, der erst zur Zahlungsmittelverwendung für künftige Leistungen gebraucht wird. Daher können die Beträge in der Bilanz neben Kassenbestand auch unter den sonstigen Vermögensgegenständen bilanziert werden.

6      Verletzung der ordnungs­gemäßen Kassenführung

Bei einer Betriebsprüfung wird der Prüfer sein Augenmerk auf jeden Fall auch auf eine ordnungsgemäß geführte Kasse richten.

Macht ein Gewerbetreibender keine Kassenbuchaufzeichnungen, besteht ein schwerwiegender Mangel in der Buchführung. Gleiches gilt, wenn er die Bareinnahmen und -ausgaben nicht zeitnah verbucht bzw. fehler- oder lückenhaft erfasst.

Als Folge kann der Fiskus die Kassenbuchführung ganz oder teils verwerfen und eine entsprechende Hinzuschätzung von Einnahmen zu Lasten des Unternehmers vornehmen. Dies kann zur Nachzahlung von Umsatz-, Körperschaft-, Einkommen- oder Gewerbesteuer führen. Auch kann das Finanzamt Zwangsmittel von bis zu 25.000 € ansetzen, um die Durchführung zu erzwingen.

Hinweis

Hat das Finanzamt den Verdacht, dass Einnahmen leichtfertig oder sogar vorsätzlich nicht versteuert wurden, kann das ernste Konsequenzen nach sich ziehen. Im schlimmsten Fall kann die Finanzbehörde von einer leichtfertigen Steuerverkürzung oder einer Steuerhinterziehung ausgehen und ein entsprechendes Verfahren einleiten.

Fehler in der Kassenbuchführung lassen sich oft verhältnismäßig einfach feststellen. Deshalb richten die Prüfer ihr Augenmerk insbesondere auf die Monats- und Jahresenden. Denn zu diesen Zeiten erfolgen häufig Korrekturbuchungen, um betrügerische Schwarzgeldgeschäfte zu verdecken (beispielsweise Barentnahmen zur Anpassung eines zu hohen Kassenbestands oder nachträgliche Buchungen angeblicher Kassenfehlbeträge über Diebstähle). Außerdem setzt die Finanzverwaltung Spezialsoftware ein, die binnen Sekundenbruchteilen feststellen kann, ob Kassenfehlbeträge (Negativbestände) existieren.

Hinweis

Nur die sachliche Unrichtigkeit der Buchführung kann eine Schätzung rechtfertigen. Ein Verstoß gegen die formelle Ordnungsgemäßheit allein genügt nicht. Ist die Buchführung sachlich richtig, scheidet eine Schätzung also aus – und zwar auch dann, wenn die Buchführung formelle Mängel aufweist.

Unter Umständen ist trotz der formellen Ordnungsmäßigkeit eine Schätzung möglich, wenn sachlich Fehler nachweisbar sind. Jedoch rechtfertigen Fehler bei der Kassenbuchführung in aller Regel auch den Schluss auf die sachliche Unrichtigkeit. In Kassenfehlbeträgen liegt beispielsweise neben einem formellen Mangel auch die sachliche Unrichtigkeit der Baraufzeichnungen – Hinzuschätzungen sind daher gerechtfertigt.

Bei Kassenfehlbeträgen können einzelne Fehlbeträge oder gegebenenfalls ihre Summe zuzüglich etwaiger Sicherheitszuschläge im Besteuerungsverfahren geschätzt werden.

Hinzuschätzungen belaufen sich bei unzureichender Kassenbuchführung in der Regel auf bis zu 10 % des Jahresumsatzes. Daneben sind Sicherheitszuschläge zulässig. Bei der Beantwortung der Frage, wie hoch Hinzuschätzungen und Sicherheitszuschläge ausfallen, spielt auch das Ausmaß der Mängel in der Kassenbuchführung – wie gravierend sind die Fehler im Einzelnen? – eine Rolle.

Hinweis

Diese Sicherheitszuschläge können nicht ohne Weiteres als Grundlage für ein Strafverfahren herangezogen werden. Denn im Strafverfahren gilt – anders als im Besteuerungsverfahren – der Grundsatz „Im Zweifel für den Angeklagten“. Deshalb dürfen einer Bestrafung nur diejenigen hinterzogenen Steuern zugrunde gelegt werden, die unzweifelhaft feststehen.

7      Wichtige Neuerungen seit 2018

Neben den verschärften Vorschriften, die der Fiskus seit dem 01.01.2017 für Registrierkassen vorgibt, hat auch der Gesetzgeber inzwischen Regelungen für moderne Kassensysteme vorgegeben. Diese finden im Gesetz „zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ Ausdruck.

7.1     Einführung der Kassennachschau

Durch dieses Gesetz ist der Fiskus seit dem 01.01.2018 berechtigt, die Kassenaufzeichnungen unangekündigt in Form einer sogenannten Kassennachschau zu prüfen. Mittlerweile hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem Schreiben Details der Kassennachschau veröffentlicht.

Eine Kassennachschau erstreckt sich auf alle Arten von Kassen: Neben computergestützten Kassensystemen können auch Registrierkassen und offene Ladenkassen überprüft werden. Gegenstand der Prüfung können außerdem auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Geldspielgeräte sein.

Eine Kassennachschau kann unangekündigt erfolgen. Dies wird sehr wahrscheinlich die Regel sein.

Im Regelfall soll eine Kassennachschau während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen. Laut BMF kann sie jedoch auch außerhalb der Geschäftszeiten erfolgen, wenn dann im Unternehmen noch oder bereits gearbeitet wird. In jedem Fall sollten Sie sicherstellen, dass immer Mitarbeiter anwesend sind, die über die Kassennachschau sowie die grundlegenden Rechte und Pflichten Bescheid wissen. Eine Kassennachschau kann nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung nämlich auch dann durchgeführt werden, wenn der Betriebseigner
oder Geschäftsführer nicht persönlich anwesend ist, aber Personen vor Ort sind, die mit der Funktionsweise der Kassen vertraut sind und entsprechende Zugriffsrechte auf die Kassen haben.

Dem Prüfer sind bei einer Kassennachschau alle Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen sowie alle zweckdienlichen Auskünfte zu erteilen. Hierzu gehört insbesondere auch die Vorlage der Bedienungsanleitung des Kassensystems.

Hinweis

Insbesondere bei größeren Unternehmen mit mehreren Kassen ist es gut möglich, dass auch die Teile der Verfahrensdokumentation vorgelegt werden sollen, die die Kassen betreffen. Ebenso kann der Prüfer auch Angaben zum IKS verlangen, etwa bezüglich der Zugriffsrechte der Belegschaft auf das Kassensystem und der Maßnahmen zur Vermeidung von Manipulationen.

Bei seinem „Besuch“ kann der Prüfer insbesondere einen Kassensturz verlangen, um den aktuellen Kassenbestand laut Kassenbuchführung mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand abzugleichen.

Der Prüfer kann für die Nachschau das Betreten der Geschäftsgrundstücke sowie Geschäftsräume des Steuerpflichtigen verlangen und der Steuerpflichtige hat dies zu dulden. Eine Kassennachschau rechtfertigt jedoch keine allgemeine Durchsuchung der betrieblichen Räumlichkeiten, hiermit würde der Prüfer dann eindeutig zu weit gehen.

Hinweis

Ebenso sind die privaten Räumlichkeiten für den Prüfer grundsätzlich tabu, sie dürfen nur in Ausnahmefällen betreten werden, etwa zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung.

Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer sofort und ohne eine vorherige Prüfungsanordnung und die übliche Frist von zwei bis vier Wochen bis Prüfungsbeginn in eine Außenprüfung übergehen. Der Prüfer muss Sie lediglich schriftlich auf den Übergang zur Außenprüfung hinweisen.

Die Aufforderung, Ihre Kassen für die Nachschau zur Verfügung zu stellen, ist ein Verwaltungsakt. Dagegen können Sie direkt an Ort und Stelle beim Prüfer Einspruch einlegen, was dieser protokollieren muss. Ein Einspruch ist jedoch nur bis zur Beendigung der Kassennachschau möglich und steht ihrem weiteren Fortgang nicht entgegen. Ob ein Einspruch sinnvoll ist, kommt auf den Einzelfall an. Sicherlich wird hierdurch die Atmosphäre der Prüfung nicht gerade harmonischer. Allerdings ist das Finanzamt bei einem Einspruch verpflichtet, die Rechtmäßigkeit der Kassennachschau ganz genau unter die Lupe zu nehmen.

Hinweis

Zum Verhalten bei einer Kassennachschau empfehlen wir:

  • Lassen Sie sich in jedem Fall den Dienstausweis des Beamten zeigen, wenn er die Kassen prüfen will oder Zugang zu nicht-öffentlichen Bereichen verlangt. Lediglich den Geschäftsgang beobachten darf der Prüfer, auch ohne sich auszuweisen.
  • Stellen Sie sicher, dass der Beamte auch tatsächlich mit der Prüfung des Kassensystems betraut ist. Hierzu sollte er ein entsprechendes Schriftstück oder einen Verwaltungsakt vorlegen können.
  • Seien Sie kooperativ, aber verbieten Sie das Herumstöbern des Beamten in Schränken und Schubladen. Die Kassennachschau ist keine Steuerfahndungsmaßnahme und Sie sind kein Verdächtiger.
  • Außer den für die Kassennachschau zuständigen Mitarbeitern führen keine weiteren Angestellten Gespräche über betriebliche Themen mit dem Prüfer. Am besten gehen die nicht beteiligten Angestellten dem Prüfer aus dem Weg.
  • Es muss vom Finanzamt kein Prüfungsbericht über den Verlauf der Kassenprüfung erstellt werden. Hat die Kassennachschau für Sie steuererhöhende Konsequenzen, haben Sie allerdings das Recht, hierzu gehört zu werden. Gegen die entsprechend geänderten Bescheide sollte Einspruch eingelegt werden.

7.2     Gesetzliche Neuerungen ab 2020

Im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sind Normen definiert, die ab dem 01.01.2020 angewandt werden. Aufgrund der zum 01.01.2017 verschärften Aufzeichnungspflichten (vgl. Punkt 4.3.1) haben viele Steuerpflichtige bereits neue Kassensysteme angeschafft.

Diese werden die künftigen Anforderungen jedoch voraussichtlich nicht erfüllen. Damit die Kassen nicht innerhalb kürzester Zeit ein zweites Mal ausgetauscht werden müssen, sieht das Gesetz eine neue Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 für solche Registrierkassen vor, die

  • nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden,
  • die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllen und
  • bauartbedingt nicht aufrüstbar sind.

Zudem sieht das Gesetz ein Zertifizierungsverfahren für elektronische Kassen vor. Anhand einer „Technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE), die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorgegeben wird, erhofft sich der Gesetzgeber, dass er die Nutzung von Manipulationssoftware verhindert oder zumindest erschwert. Diese TSE muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer „Einheitlichen Digitalen Schnittstelle“ (EDS) bestehen.

Hinweis

Mit dem verpflichtenden Speichermedium ist die Zeit vorbei, in der Kassen mit flüchtigem Speicher zumindest dem Gesetz nach nicht ausgeschlossen waren. Denn auch wenn der Fiskus diese in seinen Verordnungen (wie dem genannten BMF-Schreiben) bereits seit einiger Zeit im Fadenkreuz hatte, waren sie bisher nicht gesetzlich ausgeschlossen. Letztlich ermöglicht die digitale Schnittstelle den Steuerprüfern, die Kassendaten zur maschinellen Auswertung auszulesen.

7.2.1    Kassensicherungsverordnung

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde mit Zustimmung des Bundesrats am 07.07.2017 um die sogenannte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ergänzt. Diese re­gelt insbesondere:

  • auf welche Aufzeichnungssysteme sie anzuwenden ist – hierzu zählen computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, wohingegen insbesondere Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte nicht dazuzählen –,
  • wann und wie die geforderte Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung zu erfolgen hat – es müssen die Transaktionen so verkettet werden, dass Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar werden –,
  • dass die Speicherung der Grundaufzeichnungen manipulationssicher auf einem nichtflüchtigen Speichermedium vorgenommen werden muss, zum Beispiel einer Festplatte – damit dürfte eine Cloudspeicherung unzulässig sein – und
  • die Anforderungen an die EDS für einen reibungslosen Datenexport an die Finanzbehörden.

Konkretisiert werden diese Vorgaben im Detail durch technische Richtlinien (vgl. Punkt 7.2.2).

7.2.2    Technische Richtlinien zur Kasse

Das BSI hat in Form mehrerer Richtlinien die technischen Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die EDS des Aufzeichnungssystems präzisiert. Die Veröffentlichung erfolgte in Abstimmung mit dem BMF. Die Vorgaben richten sich in erster Linie an Anbieter und Produzenten elektronischer Kassensysteme, die vom BSI zertifizieren lassen müssen, dass ihre Systeme den Vorgaben entsprechen.

Vorgaben zur TSE

Eine der technischen Richtlinien definiert die Anforderungen an die TSE. Die TSE ist der zentrale, übergreifende Teil der durch die KassenSichV definierten Schutzmaßnahmen, die die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der aufgezeichneten Daten sicherstellen sollen. Das interne elektronische Aufzeichnungssystem der Kasse überträgt die zur Absicherung bestimmten Daten an die TSE. Die technische Richtlinie definiert nun die rechtlichen Grundlagen für die Protokollierung, den Datenexport und die Belegausgabe sowie die Anforderungen an die Hersteller.

Hinweis

Ferner werden das Sicherheitsmodul, die EDS sowie das Speichermedium als Teil der TSE dargestellt.

Aufzeichnungspflichtige Vorgänge werden in der Richtlinie in „Geschäftsvorfälle“, „andere Vorgänge“ und „technische Vorgänge“ unterteilt:

  • Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens auswirken – also insbesondere alle Aufwands- und Erlösbuchungen sowie in Bezug auf die Kasse entsprechende Verbuchungen von Einnahmen und Entnahmen.
  • Andere Vorgänge sind Vorgänge im Aufzeichnungs­system oder in der TSE, die aber keine Geschäftsvorfälle darstellen (z.B. Trainingsbuchungen).
  • Technische Vorgänge sind Prozesse, die sich auf das Management bzw. die Konfiguration der TSE selbst beziehen (z.B. das Setzen der Uhrzeit).

Jeder Vorgang wird von der TSE in mehreren Schritten protokolliert, wobei jeder einzelne Schritt als „Transaktion“ bezeichnet wird, die eine eindeutige, fortlaufende und manipulationssichere Transaktionsnummer erhält. Darüber hinaus wird ein Prüfwert erzeugt.

Die TSE muss den Export der gespeicherten, abgesicherten Daten ermöglichen (z.B. bei einer Betriebsprüfung). Die Richtlinie legt dabei fest, dass neben den kompletten Aufzeichnungen auch eine Ausgabe eines Intervalls von Transaktionsnummern möglich sein muss.

Das Aufzeichnungssystem muss in der Lage sein, eine Transaktion zu wiederholen, deren Ausführung durch die TSE fehlgeschlagen ist. Dabei kann es notwendig sein, alle Funktionsaufrufe zu wiederholen, die seit dem Ausstellen der letzten Log-Message erfolgt sind.

Das Sicherheitsmodul

Die wichtigsten Funktionen des Sicherheitsmoduls sind:

  • ein manipulationssicherer Transaktionszähler,
  • eine Zeitquelle,
  • die Möglichkeit zur Erstellung von Protokolldaten über jeden Absicherungsschritt einer Transaktion und
  • ein Signaturzähler.

Das Sicherheitsmodul kann in verschiedenen Ausprägungen realisiert werden:

  • Es verwaltet Aktualisierungen verschiedener Transaktionen intern und übernimmt die jeweiligen Anwendungsdaten für einen späteren Absicherungs­schritt.

Hinweis

Das Sicherheitsmodul kann nur eine begrenzte Menge von parallelen Transaktionen verwalten. Daher muss die TSE gewährleisten, dass der interne Speicher im Sicherheitsmodul nicht überläuft und rechtzeitig eine Sicherung der offen­gehaltenen Transaktionen durchgeführt wird.

  • Es führt für jeden Ablaufschritt einer Transaktion einen Absicherungsschritt durch.

Die EDS

Die EDS umfasst:

  • eine Exportschnittstelle, die eine standardisierte Datensatzbeschreibung für den Export der gespeicherten, abgesicherten Grundaufzeichnungen aus der TSE bereitstellt, und
  • eine Einbindungsschnittstelle, die der Integration der TSE in das elektronische Aufzeichnungssystem dient und insbesondere den Export der gespeicher­ten abgesicherten Daten sowie Start, Update und Beendigung einer Transaktion unterstützen muss.

Bei Übertragungen über diese Schnittstellen sind verschiedene Log-Messages zu führen. So muss unter anderem die Seriennummer des Aufzeichnungssystems, die Art des Vorgangs, die Transaktionsnummer und der aktuelle Signaturzähler festgehalten werden.

Das Speichermedium

In Verbindung mit der TSE muss das Speichermedium sicherstellen, dass sämtliche darauf aufgezeichneten Daten durch einen Steuerprüfer abgerufen werden können.

Hinweis

Das Speichermedium muss fest in die TSE integriert sein.

Damit die auf dem Speichermedium aufgezeichneten Protokolldaten für den standardisierten Export bzw. für die elektronische Aufbewahrung einheitlich strukturiert und bezeichnet sind, wurde ein einheitliches Datenformat definiert.

Weitere technische Vorgaben

Zwei weitere Richtlinien machen detaillierte technische Vorgaben für die Sicherheit von digitalen Schnittstellen allgemein bzw. kryptografische Vorgaben für die Anwendung der EDS. Vor allem diese technisch sehr spezifischen Informationen sind vornehmlich für die Hersteller von Kassensystemen gedacht.

Hinweis

Sobald die Hersteller marktfähige Kassenmodelle entwickelt haben, stehen wir gerne für Gespräche zur Verfügung, welches Modell am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

8      Checklisten zur Kassenführung

8.1     Registrierkasse

  Ja Nein
Die Ausdrucke der Gesamtkassenstreifen und der Z-Bons liegen vollständig vor. □ □
Die Z-Bons enthalten Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, eine fortlaufende automatische Nummerierung, den Namen des Unternehmers, die Tageseinnahmen getrennt nach
Steuersätzen sowie die Stornos und Löschungshinweise im Tagesspeicher.		 □ □
Einzelbelege liegen einschließlich Eigenbelegen bei Privateinlagen/-entnahmen
vollständig vor.		 □ □
Es sind keine Kassenfehlbeträge vorhanden. □ □
Unregelmäßigkeiten sind dokumentiert. □ □
Die Umsätze sind getrennt nach den Steuersätzen aufgezeichnet. □ □
Aufzeichnungen weisen weder Streichungen noch Überschreibungen auf. □ □
Der Geldtransfer zur oder von der Bank ist – auch datumsmäßig – zutreffend erfasst. □ □
EC-Kartenzahlungen sind nicht doppelt als Einnahmen erfasst. □ □
Ist gewährleistet, dass unbare Geschäftsvorfälle erfasst werden? Kann mittels der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge erfolgen und ist deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleistet? □ □
Der Kassenbestand ist weder negativ noch auffällig hoch. □ □
Die Aufbewahrungsfristen sind eingehalten. □ □
Ist gewährleistet, dass alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden? Liegen die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vor? □ □
Werden steuerlich relevante Einzeldaten verdichtet (z.B. ausschließliche Speicherung von Tagesendsummen)? □ □
Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen/Daten nur in ausgedruckter Form vorgehalten? □ □
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten im Gerät nicht möglich, müssen diese unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. □ □
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen sind protokolliert. □ □
Die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen werden für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt. □ □
Bedienungs- und Programmieranleitung des Geräts sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung sind aufbewahrt. □ □

8.2     Manuelles Kassenbuch

  Ja Nein
Tägliche Kassenberichte sind (handschriftlich oder elektronisch) vorhanden

(ein Zählprotokoll über die genaue Art und Stückzahl der Münzen und Scheine ist
nicht erforderlich).

 □ □
Einzelbelege liegen einschließlich Eigenbelegen bei Privateinlagen/-entnahmen
vollständig vor.		 □ □
Bei elektronischer Kassenbuchführung: Nachträgliche Änderungen des
Kassenbuchs sind ausgeschlossen oder gekennzeichnet.		 □ □
Das Kassenbuch ist chronologisch fortlaufend geführt. □ □
Es sind keine Kassenfehlbeträge vorhanden. □ □
Unregelmäßigkeiten sind dokumentiert. □ □
Die Umsätze sind getrennt nach den Steuersätzen aufgezeichnet. □ □
Die Aufzeichnungen weisen weder Streichungen noch Überschreibungen auf. □ □
Der Geldtransfer zur oder von der Bank ist – auch datumsmäßig – zutreffend erfasst. □ □
EC-Kartenzahlungen sind nicht doppelt als Einnahmen erfasst. □ □
Der Kassenbestand ist weder negativ noch auffällig hoch. □ □
Die Aufbewahrungsfristen sind eingehalten. □ □

Damit Sie sich persönlich einen Eindruck verschaffen können, bieten wir Ihnen ein kostenloses und unverbindliches Erstgespäch in unseren Kanzleien an.
Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.