1 Allgemeines
Rund 180.000 selbständige Künstler und Publizisten sind in Deutschland über die Künstlersozialversicherung abgesichert. Über dieses „soziale Rückgrat“ der Kultur- und Kreativwirtschaft erhalten sie einen vollwertigen Versicherungsschutz in der gesetzlichen Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung. Die Versicherungsbeiträge verteilen sich dabei auf mehrere Schultern: Die eine Hälfte trägt der Versicherte selbst, die andere wird von Verwertern der künstlerischen und publizistischen Leistungen (über die Künstlersozialabgabe) und über einen Bundeszuschuss finanziert.
Dieses Merkblatt erklärt,
- wann Unternehmen zur Zahlung der Künstlersozialabgabe verpflichtet sind,
- wie sich die Künstlersozialabgabe berechnet,
- welche Melde-, Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten für abgabepflichtige Unternehmen gelten und
- was bei Betriebsprüfungen zu beachten ist.
Da Unternehmen mit verstärkten Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung und die Künstlersozialkasse rechnen müssen, sollten sie sich unbedingt frühzeitig mit den Regeln zur Künstlersozialabgabe beschäftigen. Hinzu kommt, dass empfindliche Geldbußen drohen, wenn ein Unternehmen seinen Pflichten nicht nachkommt.
2 Abgabepflichtige Unternehmen
Die Künstlersozialabgabe müssen folgende Unternehmen zahlen, die typischerweise die Werke oder Leistungen selbständiger Künstler bzw. Publizisten verwerten oder Aufträge an diesen Personenkreis im Bereich der Werbung, des Produktdesigns und für Veranstaltungszwecke vergeben:
- Buch-, Presse- und sonstige Verlage, Presseagenturen, Bilderdienste,
- Theater, Orchester, Chöre und vergleichbare Unternehmen,
- Theater-, Konzert- und Gastspieldirektionen sowie sonstige Unternehmen, deren wesentlicher Zweck darauf gerichtet ist, für die Aufführung oder Darbietung künstlerischer oder publizistischer Werke oder Leistungen zu sorgen,
- Rundfunk, Fernsehen,
- Hersteller von bespielten Bild- und Tonträgern,
- Galerien, Kunsthändler,
- Unternehmen, die Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für Dritte anbieten,
- Varieté- und Zirkusunternehmen, Museen,
- Aus- und Fortbildungseinrichtungen für künstlerische oder publizistische Tätigkeiten,
- Unternehmen, die (nicht nur gelegentlich) Aufträge an selbständige Künstler oder Publizisten erteilen, um damit Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für unternehmenseigene Zwecke zu betreiben (sogenannte Eigenwerber),
- Unternehmen, die (nicht nur gelegentlich) Aufträge an selbständige Künstler oder Publizisten erteilen, deren Werke bzw. Leistungen für Zwecke ihres Unternehmens nutzen und damit Einnahmen erzielen wollen. Führt das Unternehmen pro Kalenderjahr nicht mehr als drei Veranstaltungen durch, bei denen die künstlerischen oder publizistischen Werke dargeboten werden, liegt eine nur gelegentliche Auftragsvergabe vor, so dass es nicht zur Abgabepflicht kommt.
Bagatellgrenze (gültig seit 2015)
Als „nicht nur gelegentliche“ Auftragserteilung (Nr. 10 und 11) konkretisiert das Gesetz dies durch eine Geringfügigkeitsgrenze, die bei einer Entgeltsumme von 450 € pro Kalenderjahr liegt. Bei einem geringeren Auftragsvolumen muss danach keine Abgabe gezahlt werden. Allerdings wird durch diese Klausel auch ein einmaliger Auftrag über 450 € abgabepflichtig. Ausnahme: Regelung zu Veranstaltungen (Nr. 11). Auf diese können sich betroffene Unternehmen berufen, selbst wenn die neu eingeführte Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. Wenn es also bei der Abgabepflicht nach Nr. 11 auf die Anzahl der Veranstaltungen ankommt, so besteht eine Abgabepflicht nur, wenn mehr als drei Veranstaltungen durchgeführt werden und die Gesamtsumme aller Entgelte in einem Jahr 450 € übersteigt.
Insbesondere wenn Sie als Unternehmen in eigener Sache Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit betreiben und dafür selbst Publizisten und Künstler beauftragen, können Sie also schnell abgabepflichtig werden. Zu den abgabepflichtigen Leistungen gehören beispielsweise:
- das Erstellen von Geschäftsberichten, Katalogen, Broschüren oder Prospekten,
- das Verfassen von Pressemitteilungen oder Zeitungsartikeln,
- das Gestalten von Produkten,
- die Leistungen eines Webdesigners, der eine Firmenhomepage entwirft,
- künstlerische Darbietungen auf öffentlichen Betriebsfeiern.
Hinweis
Private Endverbraucher müssen keine Künstlersozialabgabe zahlen, weil sie das Werk des Künstlers bzw. Publizisten nicht wie ein professioneller Verwerter weitervermarkten (z.B. Auftritt einer Musikgruppe auf einem privaten Fest).
3 Berechnung der Künstlersozialabgabe
3.1 Bemessungsgrundlage
Unternehmen müssen die Künstlersozialabgabe auf alle Honorare entrichten, die sie an selbständige Künstler oder Publizisten zahlen. Entgelt ist dabei alles, was das Unternehmen aufwendet, um das Werk oder die Leistung zu erhalten oder zu nutzen. Unerheblich ist dabei die Bezeichnung der erbrachten Leistung (beispielsweise als Honorar oder Gage). Nicht in die Bemessungsgrundlage fließen folgende Kosten ein:
- die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer,
- nachgewiesene Reise- und Bewirtungskosten des Künstlers,
- Zahlungen an urheberrechtliche Verwertungsgesellschaften (beispielsweise GEMA, GVL, VG Wort oder VG Bild-Kunst),
- steuerfreie Aufwandsentschädigungen und
- steuerfreie Einnahmen, die unter die Übungsleiterpauschale (derzeit: 2.400 € pro Jahr) fallen.
Die Abgabepflicht wird nur bei selbständigen Künstlern und Publizisten ausgelöst. Von einer Selbständigkeit ist in der Regel dann auszugehen, wenn sie
- weisungsfrei (in Bezug auf Ort und Zeit ihrer Arbeitsleistung) arbeiten,
- über eine eigene Betriebsstätte verfügen,
- nicht in einen fremden Betrieb eingegliedert sind und
- selbst das Unternehmerrisiko tragen.
Hinweis
Für die Entrichtung der Künstlersozialabgabe spielt es keine Rolle, ob der beauftrage Künstler oder Publizist selbst überhaupt in der Künstlersozialversicherung versichert ist – beauftragende Unternehmen müssen die Abgabe daher auch für Honorare an nicht versicherte Künstler und Publizisten zahlen. Über diese Regelung will der Gesetzgeber Wettbewerbsnachteile für versicherte Kulturschaffende vermeiden.
Die Abgabepflicht besteht zudem unabhängig davon, ob der Künstler im In- oder Ausland wohnt.
Ebenfalls ist es für die Künstlersozialversicherung unerheblich, ob die Künstler oder Publizisten Gewerbetreibende oder Freiberufler sind.
Die Künstlersozialabgabe fällt grundsätzlich auch dann an, wenn der beauftragte Künstler oder Publizist seinerseits auf angestellte Mitarbeiter zurückgreift, um die beauftragten Leistungen zu erbringen, denn entscheidend für die Abgabepflicht ist die Alleinverantwortlichkeit des Unternehmers für die am Ende vertraglich geschuldete Leistung.
Auftraggebende Unternehmen sollten beachten, dass Zahlungen an juristische Personen (beispielsweise GmbH, AG, UG, e.V.) nicht in die Bemessungsgrundlage der Künstlersozialabgabe einfließen, da sie nicht von der Abgabepflicht erfasst werden (keine selbständigen Künstler und Publizisten).
Auch Personengesellschaften wie Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) zählen nach der Rechtsprechung nicht zu den selbständigen Künstlern oder Publizisten; damit ziehen Zahlungen an diese Empfänger ebenfalls keine Abgabenlast für das beauftragende Unternehmen nach sich.
3.2 Prozentsatz
Die Höhe der Künstlersozialabgabe ergibt sich, wenn man folgende Prozentsätze auf die Bemessungsgrundlage (siehe Punkt 3.1) anwendet:
- Kalenderjahr 2017 4,8 %
- Kalenderjahr 2014–2016: 5,2 %
- Kalenderjahr 2013: 4,1 %
- Kalenderjahr 2010 bis 2012: 3,9 %
Beispiel zur Berechnung der Künstlersozialabgabe
Ein abgabeverpflichteter Unternehmer zahlt einem selbständigen Webdesigner für die Überarbeitung der Firmenhomepage im Jahr 2016 ein Entgelt in Höhe von 9.000 € (ohne Umsatzsteuer).
Lösung
Die Künstlersozialabgabe berechnet sich wie folgt:
Entgelt 9.000 € x 5,2 % = 468 €
Hinweis
Als beauftragendes Unternehmen dürfen Sie die Künstlersozialabgabe nicht vom Honorar des Künstlers abziehen oder von vornherein ein entsprechend geringeres Honorar vereinbaren – derartige Vereinbarungen sind nichtig, da der Sozialversicherungsanteil der Auftraggeber nicht auf Künstler bzw. Publizisten abgewälzt werden darf!
4 Meldepflicht
Als abgabepflichtiges Unternehmen müssen Sie nach Ablauf des Kalenderjahres – spätestens bis zum 31.03 des folgenden Jahres – die abgabepflichtigen Entgelte an die Künstlersozialkasse melden. Für die Meldung ist ein Meldebogen abzugeben, den Sie unter www.kuenstlersozialkasse.de herunterladen können. Alternativ kann die Meldung auch in einem Online-Verfahren erfolgen.
Hinweis
Die Abgabenbescheide werden im Regelfall von der Künstlersozialkasse erteilt. Nur wenn ein Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung als abgabepflichtig erfasst wird, wird die Deutsche Rentenversicherung den Bescheid erlassen.
Sollten Sie als abgabeverpflichtetes Unternehmen Ihrer Meldepflicht nicht nachkommen oder eine falsche bzw. unvollständige Meldung abgeben, wird die Abgabenlast von der Künstlersozialkasse geschätzt. Zudem kann gegen Sie dann ein Bußgeld von bis zu 50.000 € verhängt werden.
Hinweis
Hat ein Unternehmer abgabepflichtige Entgelte verschwiegen, kann die Künstlersozialkasse die Abgabe auch für die Vergangenheit nachfordern – in diesen Fällen erhebt sie regelmäßig zusätzliche Säumniszuschläge auf die Nachzahlungsbeträge. Hier sollten Sie beachten, dass der Anspruch auf die Künstlersozialabgabe regelmäßig vier Jahre nach Ablauf des Fälligkeitsjahres verjährt (Fälligkeit tritt in der Regel frühestens zum 31.03. des Folgejahres ein). Wer die Abgaben jedoch vorsätzlich nicht zahlt, muss eine Verjährungsfrist von 30 Jahren (!) gegen sich gelten lassen.
5 Zahlung
Als abgabepflichtiges Unternehmen müssen Sie monatliche Vorauszahlungen auf die Künstlersozialabgabe leisten. Diese Vorauszahlungspflicht entfällt lediglich dann, wenn der vorauszuzahlende Betrag nicht mehr als 40 € beträgt.
Beispiel
Ein abgabepflichtiger Unternehmer hat am 31.03.2015 für das Jahr 2014 eine Entgeltsumme von 48.000 € gemeldet, weil es freiberufliche Texter mit der Erstellung von Imagebroschüren beauftragt hatte.
Zur Berechnung der monatlichen Vorauszahlung für März 2015 bis Dezember 2015 zieht die Künstlersozialkasse jeweils ein Zwölftel der für 2014 gemeldeten Entgeltsumme (= 4.000 €) heran. Dieser Monatsbetrag wird mit dem für 2015 geltenden Prozentsatz in Höhe von 5,2 % multipliziert. Somit ergibt sich im Zeitraum März 2015 bis Dezember 2015 eine monatliche Vorauszahlung von 208 €.
Dieser Beitrag ist auch für die Monate Januar und Februar 2016 zu zahlen. Ab März 2016 richten sich die Vorauszahlungen nach der für 2015 gemeldeten Entgeltsumme und dem dann jeweils geltenden Abgabesatz (ab 2017 verringert sich der Abgabesatz auf 4,8 %).
Unternehmen können eine Herabsetzung der Vorauszahlungen erwirken, indem sie der Künstlersozialkasse glaubhaft machen (z.B. über Aufstellungen der bislang erteilten Aufträge an Künstler und Publizisten), dass die gezahlten Entgelte für das Vorauszahlungsjahr erheblich niedriger sein werden als die maßgebende Bemessungsgrundlage des Vorjahres.
6 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- sowie Auskunftspflicht
Als abgabepflichtiges Unternehmen müssen Sie alle an selbständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte nachvollziehbar aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre nach dem Jahr der Honorarfälligkeit aufbewahren.
Zudem unterliegen Sie gegenüber der Künstlersozialkasse (oder dem Träger der Rentenversicherung) einer Auskunftspflicht. Auf Verlangen müssen Sie daher Auskünfte über folgende Tatsachen geben:
- die Feststellung der Abgabepflicht,
- die Höhe der Künstlersozialabgabe,
- die Versicherungspflicht,
- die Höhe der Beiträge.
Darüber hinaus müssen Sie gegebenenfalls entsprechende Unterlagen (beispielsweise Bilanzen oder Verträge) vorlegen.
Hinweis
Die Künstlersozialkasse kann gegen Sie auch dann ein Bußgeld verhängen, wenn Sie Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß führen, Auskünfte verweigern oder Unterlagen nicht vorlegen.
7 Betriebsprüfung
Unternehmen müssen damit rechnen, dass bei ihnen die ordnungsgemäße Entrichtung der Künstlersozialabgabe durch die Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung überprüft wird.
Bei folgenden Unternehmen findet die Prüfung der Künstlersozialabgabe im Rahmen der Gesamtsozialversicherungsprüfung statt:
- Unternehmen, die bei der Künstlersozialkasse bereits als abgabepflichtig erfasst sind
- Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten
Bei Unternehmen mit maximal 19 Beschäftigten ist ein durchschnittlicher Prüfturnus von zehn Jahren vorgesehen.
Hinweis
Betriebsprüfungen können nach Abstimmung mit der Deutschen Rentenversicherung auch direkt von der Künstlersozialkasse durchgeführt werden. Die Kasse ist zudem unmittelbar für die Prüfung von Unternehmen ohne Beschäftigte zuständig.
Die Außenprüfung findet während der Betriebszeit in den Geschäftsräumen des zu prüfenden Unternehmens statt.
Hinweis
Liegen die Geschäftsräume des geprüften Unternehmens in der Privatwohnung des Unternehmers, darf die Prüfung nur dann dort stattfinden, wenn Künstlersozialkasse und Unternehmer damit einverstanden sind. Fehlt dieses Einvernehmen, muss die Prüfung in den Geschäftsräumen der Künstlersozialkasse durchgeführt werden.
Unternehmer müssen im Zuge der Prüfung bei der Ermittlung der Beitrags- und Abgabengrundlagen mitwirken. Hierzu gehört, dass sie dem Prüfer für seine Prüfung kostenlos einen geeigneten Raum und Hilfsmittel (Schreibtisch etc.) bereitstellen.
Hinweis
Die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung sollen nicht nur eine flächendeckende Erfassung und Überprüfung der abgabepflichtigen Arbeitgeber sicherstellen, sondern auch potentiell abgabepflichtige Unternehmen anschreiben und sie zur Meldung ihrer Honorarzahlungen an selbständige Künstler und Publizisten auffordern.
Ab 2015 werden 60 % der Arbeitgeber mit bis zu 19 Arbeitnehmern durch die Deutsche Rentenversicherung „beraten“ werden, was betroffene Unternehmen durch eine Unterschrift bestätigen müssen. Mit dieser Unterschrift verpflichten sie sich nochmals explizit zur Meldung und unterwerfen sich unter Umständen der verlängerten Verjährungsfrist von 30 Jahren. Wenn Unternehmen diese Unterschrift nicht leisten, sollten sie mit einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung rechnen.
Bei der Außenprüfung müssen Unternehmen unter anderem folgende Unterlagen vorlegen:
- Aufzeichnungen über die gezahlten Entgelte sowie alle ihnen zugrundeliegenden Unterlagen,
- Verträge, die über künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen abgeschlossen worden sind,
- alle zum Rechnungswesen gehörenden Geschäftsbücher und sonstigen Unterlagen, die Eintragungen über die maßgeblichen Vertragsbeziehungen und dafür gezahlten Entgelte enthalten oder enthalten können,
- die Meldungen zur Sozialversicherung sowie
- Auszüge aus den Prüfberichten der Finanzbehörden und die Prüfungsmitteilungen der Versicherungsträger.
Außerdem besteht für Unternehmen im Rahmen der Außenprüfung eine Auskunftspflicht über:
- Namen, Künstlernamen oder Pseudonyme sowie die Anschriften der Personen, an die sie Entgelte für künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen gezahlt haben,
- die Art und Weise, in der Künstler oder Publizisten für sie tätig geworden sind,
- die Vertragsbeziehungen, die zur Inanspruchnahme der Werke oder Leistungen geführt haben,
- die gezahlten Entgelte,
- die Meldungen, Berechnungen und Zahlungen.
Hinweis
Unternehmen, denen eine Außenprüfung ins Haus steht, sollten zeitnah Kontakt mit uns aufnehmen, damit wir frühzeitig die erforderlichen Auskünfte sammeln und die erforderlichen Unterlagen sichten und aufbereiten können.
