Ob es die Flasche Wein zu Weihnachten ist, oder der Blumenstrauß zum Geburtstag, Geschenke und Aufmerksamkeiten sind vom Geschäftsleben nicht wegzudenken. Aufgrund der betrieblichen Veranlassung sind sie dem Grunde nach steuerlich berücksichtigungsfähig. Allerdings sind einige „Stolperfallen“ zu beachten, damit die Aufwendungen bis zu den Höchstbeträgen steuerlich geltend gemacht werden können.
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Nachfolgend haben wir wichtige Informationen zu den Voraussetzungen für den steuerlichen Abzug, sowie über die Pflichten und Handlungsmöglichkeiten des schenkenden Unternehmens im Zusammenhang mit Geschenken für Sie zusammengefasst.
1. Begriff des Geschenks für steuerliche Zwecke
Der Begriff des Geschenks ist im Einkommensteuergesetz nicht definiert. Nach bürgerlichem Recht muss ein Geschenk zwei Voraussetzungen erfüllen: objektiv darf der Zuwendung keine Gegenleistung gegenüberstehen, und subjektiv müssen die Parteien sich dessen bewusst und bzgl. der Unentgeltlichkeit einig sein.
Checkliste 1. Geschenke:
Der leistende Unternehmer kann den Aufwand für Geschenke in begrenzter Höhe steuerlich geltend machen, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:
- Die unentgeltliche Zuwendung in Form von Geld, Sach- oder Dienstleistung ist betrieblich veranlasst (z. B. bei Geschenken an Kunden, Lieferanten, andere Geschäftspartner).
- Die Zuwendung ist nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung des Empfängers bestimmt.
- Die Zuwendung steht nicht in unmittelbarem wirtschaftlichen oder zeitlichen Zusammenhang mit Gegenleistungen des Empfängers (z. B. Schmiergeldzahlung).
- Die Zuwendung bringt dem Empfänger eine objektive Bereicherung.
- Mit der Zuwendung ist die private Lebensführung des Empfängers berührt.
Bitte beachten Sie:
- Nicht abzugsfähig sind Geschenke aus allgemeiner gesellschaftlicher Verpflichtung.
- Kann der Empfänger das Geschenk nur beruflich oder betrieblich nutzen, gelten keine Abzugsbeschränkungen.
- Trinkgelder, Sachzugaben oder Boni im Zusammenhang mit dem Bezug von Waren oder Dienstleitungen des Unternehmers sind keine Geschenke, sondern Zugaben zu Hauptleistungen.
2. Geschenke an Geschäftspartner
Geschenke an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunden und deren Arbeitnehmer sind nur in begrenzter Höhe abzugsfähig. Des Weiteren muss der Schenker die gesetzlich vorgesehenen Aufzeichnungspflichten erfüllen, d. h. die Aufwendungen sind zeitnah auf einem gesonderten Konto zu verbuchen und der Name des Empfängers muss aus der Buchung oder den Unterlagen zu ersehen sein. Sammelbuchungen sind unter bestimmten Voraussetzungen unschädlich.
Checkliste 2. Steuerliche Abzugsfähigkeit des Geschenkaufwandes
Der Aufwand für ein Geschenk gilt grundsätzlich als angemessen und somit steuerlich
abzugsfähig wenn:
- die Grenze von 35 € pro Empfänger und Jahr eingehalten wird.
- die gesonderten Aufzeichnungspflichten erfüllt sind. Die Geschenke sind auf einem dafür gesondert eingerichteten Konto zu verbuchen. Darauf dürfen keine anderen Aufwendungen gebucht werden!
Beispiel:
Auf dem Konto „Werbung“ hat ein Unternehmer Aufwendungen i. H. v. 200 € für Kalender und Kugelschreiber verbucht, die als Werbegeschenke an 100 Kunden verteilt wurden. Außerdem sind auf diesem Konto die Aufwendungen für zwei Trauerkränze anlässlich des Todes von Geschäftsfreunden erfasst (35 € und 40 €). Aufwendungen für Kalender und Kugelschreiber sind i. d. R. als Geschenke abzugsfähig. Die Aufwendungen für Kränze bei Beerdigungen stellen dagegen keine Geschenke dar. Sie sind aber als Betriebsausgaben abzugsfähig. Da Aufwendungen anderer Art nicht auf demselben Konto mit den Geschenken verbucht werden dürfen, können die Aufwendungen für Kalender und Kugelschreiber nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Bitte beachten Sie:
- Vertriebs-, Verpackungs- und Versandkosten können bei der Prüfung der Freigrenze außer Acht gelassen werden
- Wenn der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist, ist die Vorsteuer nicht in die Freigrenze einzubeziehen.
- Bei gleichartigen, geringwertigen Geschenken (z.B. Streuwerbeartikeln unter 10 €) ist keine namentliche Einzelaufzeichnung erforderlich.
- Ist die Freigrenze überschritten, entfällt auch der Vorsteuerabzug.
- Geschenke aus persönlichem Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Kindergeburt, Geschäftsjubiläum) im Wert bis 60 € (bis 31.12.2015 = 40 €) müssen nicht pauschal besteuert werden. Übersteigt der Wert jedoch 35 €, ist das Geschenk nicht als Betriebsausgabe absetzbar!
3. Geschenke an eigene Mitarbeiter
Alle Bar- und Sachzuwendungen, die dem Arbeitnehmer aus einem Dienstverhältnis zufließen gehören zum Arbeitslohn und sind somit steuerlich unbegrenzt abzugsfähig. Der Arbeitgeber kann allerdings seinen Mitarbeitern aus besonderem Anlass sog. Gelegenheitsgeschenke (Aufmerksamkeiten) unter Inanspruchnahme von Begünstigungen zuwenden.
Checkliste 3. Gelegenheitsgeschenke
Aufwendungen für Gelegenheitsgeschenke oder Aufmerksamkeiten sind steuer- und sozialversicherungsfrei wenn sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Es handelt sich um eine Sachzuwendung des Arbeitgebers (kein Bargeld).
- Das Geschenk wird dem eigenen Mitarbeiter oder seinen Angehörigen überreicht.
- Es liegt ein besonderer persönlicher Anlass beim Arbeitnehmer vor (z. B. Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes).
- Der Wert der Sachzuwendung beträgt weniger als 60 € (bis 31.12.2015 = 40 €) einschließlich USt.
Bitte beachten Sie:
- Warengutscheine gelten als Sachbezug, sofern sie ausschließlich für den Bezug von Waren ausgestellt werden.
- Die Freigrenze von 60 € (bis 31.12.2015 = 40 €) kommt bei jeder Sachzuwendung zur Anwendung.
- Wird die Freigrenze von 60 € (bis 31.12.2015 = 40 €) überschritten, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.
- Bei Steuerpflicht besteht die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung, wodurch die Beitragsbefreiung in der Sozialversicherung herbeigeführt werden kann.
- Mitarbeiter können sowohl Gelegenheitsgeschenke aus besonderem Anlass bis zu einer Freigrenze von 60 € (bis 31.12.2015 = 40 €) je Geschenk, als auch Sachbezüge ohne besonderen Anlass bis zu einer monatlichen Freigrenze von 44 € erhalten.
4. Die Pauschalbesteuerung für Sachbezüge
Der geldwerte Vorteil durch das Geschenk unterliegt beim Empfänger der Besteuerung, wenn er im Rahmen einer Einkunftsart anfällt; dies gilt unabhängig davon, ob der Aufwand beim Schenker abzugsfähig ist oder nicht. Der Schenker kann jedoch eine Pauschalsteuer von 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer übernehmen, damit das Geschenk für den Empfänger steuerfrei bleibt. Das Wahlrecht ist einheitlich für alle Sachzuwendungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres auszuüben, allerdings getrennt für Geschenke an Arbeitnehmer bzw. Geschäftsfreunde des Schenkers. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn der Grenzwert von 10.000 € je Empfänger und Wirtschaftsjahr bzw. für die einzelne Zuwendung überschritten wird.
Bitte beachten Sie:
Wird die Pauschalierung in Anspruch genommen, stellt der Aufwand für Geschenke an Geschäftsfreunde keine Betriebsausgabe dar. Der Schenker hat den Empfänger von der Steuerübernahme zu unterrichten. Die Aufwendungen für Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber jedoch als Betriebsausgaben ansetzen. Sie sind beim Arbeitnehmer allerdings sozialversicherungspflichtig.
Die Pauschalsteuer hat der Bundesfinanzhof in seiner Entscheidung vom 30.3.2017 als weiteres Geschenk beurteilt mit der Folge, dass sie das steuerliche Schicksal der Zuwendung teilt. Ein Betriebsausgabenabzug würde danach nicht in Betracht kommen, wenn der Wert des Geschenks und die dafür anfallende Pauschalsteuer insgesamt 35 Euro übersteigen. Damit wäre das Abzugsverbot auch dann anzuwenden, wenn diese Betragsgrenze erst aufgrund der Höhe der Pauschalsteuer überschritten wird. Die Finanzverwaltung will dieses Urteil aber zugunsten der Steuerpflichtigen nicht anwenden.
