Veröffentlichungen im Unternehmen gibt es viele, sei es berufliche Kontaktdaten im Internet, Fotos, Geburtstagslisten, öffentliche Kalender etc. Doch alle diese Daten haben auch eines gemeinsam: Sie sind auch personenbezogene Daten und unterfallen der DSGVO.
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Berufliche Kontaktdaten im Internet
Fast jeder ist davon betroffen: Die eigenen Kontaktdaten mit Foto stehen im Internet, damit Kunden und Interessenten schnell und unkompliziert mit dem Arbeitnehmer in Kontakt treten können. Diese personenbezogenen Daten betreffen gleich mehrere Grundsätze nach Art. 5 und 6 DSGVO.
Sind diese Kontaktdaten für die Ausübung des Jobs erforderlich (zum Beispiel bei Außendienstlern, Kundenberatern, Empfangsassistenten oder der Assistentin der Geschäftsführung) ist häufig von einer gesonderten Einwilligung abgesehen worden. Es kann jedoch in keinem Fall schaden, sich eine schriftliche Einwilligung zu holen.
Praxishinweis
In einigen Fällen stellt sich bei der Veröffentlichung der Kontaktdaten im Internet auch die Frage, ob diese für die Ausübung des Beschäftigungsverhältnisses überhaupt notwendig sind. So zum Beispiel, wenn es um die Kontaktdaten der Lohnbuchhalterin geht.
In solchen Fällen müssen die betroffenen Arbeitnehmer daher stets schriftlich einwilligen. Diese Einwilligung sollte dann in der Personalakte hinterlegt werden. Die Bedingungen für die Einwilligung regelt Art. 7 DSGVO.
Fotos der Beschäftigten im Internet
Da ein Foto zu keinem Zeitpunkt dazu dienen kann, den Pflichten des Arbeitnehmers aus dem Beschäftigtenverhältnis ordnungsgemäß nachkommen zu können, ist hier stets eine schriftliche Einwilligung erforderlich, wenn dieses Bild zum Beispiel für die Unternehmens-Website genutzt werden soll.
Dieses betrifft jedoch nicht nur den Bereich des Internets, sondern es reicht schon die Nutzung für das Unternehmens-Intranet oder auch interne Netzwerke aus.
Steht ein Fototermin im Unternehmen an, kann der betroffene Arbeitnehmer daher auch seine Einwilligung verweigern. Hat der Arbeitnehmer die Einwilligung erteilt, kann er sie auch jederzeit widerrufen. Dann muss das Foto umgehend gelöscht werden.
PRAXISHINWEIS
Schon aus Gründen des Transparenzgebots nach Art. 5 DSGVO muss der Arbeitgeber in der Einwilligungserklärung genau angeben, für welche Zwecke das Foto genutzt werden soll (Print, wie Unternehmensflyer, Magazin, Mitarbeiterbroschüre, oder Internet, wie Unternehmens-Website oder soziale Medien, wie Facebook, Twitter & Co.).
Was ist, wenn der Mitarbeiter aus dem Beschäftigungsverhältnis ausscheidet? Dann muss das Foto ebenfalls gelöscht werden.
Geburtstagslisten
Geburtstage sind schützenswerte Daten und sollten daher auch dann nicht veröffentlicht werden, wenn nur der Tag und der Monat angegeben werden, aber das Jahr fehlt. Das schutzbedürftige Interesse des Beschäftigten wird den gutgemeinten Zweck, das Betriebsklima zu fördern, überwiegen.
PRAXISHINWEIS
Möchte der Arbeitgeber die Geburtstagsliste beibehalten, sollte er sich eine Einwilligung der Arbeitnehmer zur Veröffentlichung dieser personenbezogenen Daten holen. Oder er lässt eine Liste rumgehen, in der jeder selbst entscheiden kann, ob er sein Geburtsdatum eintragen möchte oder nicht.
Öffentlicher (Termin- und Urlaubs-)Kalender
Frei zugängliche Kalender können eine größere datenschutzrechtliche Problematik darstellen. So kann man an einem öffentlichen Urlaubskalender leicht erkennen und errechnen, ob und gegebenenfalls wie viele Urlaubstage der Kollege mehr hat.
Dies gilt auch, wenn ausgerechnet werden kann, wie viele Tage der Kollege arbeitsunfähig war, wenn im Kalender jeder entsprechende Tag als „krank“ markiert ist. Hier werden unbewusst mehr Daten preisgegeben als zulässig ist.
Praxishinweis
Urlaub, Sonderurlaub, Elternfehlzeiten, Arzt-, Gerichtstermine, Überstundenabbau etc. sollten stets als „abwesend“ markiert werden. Dies gilt natürlich nicht für berufliche Auswärtstermine, Besprechungen, Konferenzen etc.
Mitarbeiterumfragen
Mitarbeiterbefragungen sind ein beliebtes Mittel, um Informationen abzufragen, die ansonsten so nicht möglich sind. Hierbei kann es um Arbeitszufriedenheit, Loyalität, Arbeitsmotivation, -bedingungen, Führung, Kommunikation etc. gehen.
Solche Umfragen sind meist nicht zur ordnungsgemäßen Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses notwendig. Daher steht die Freiwilligkeit der Teilnahme im Vordergrund.
Die Bedingungen für die Einwilligung sind in Art. 7 DSGVO geregelt. Allerdings wird es in der Praxis schwer sein, eine Einwilligung des Arbeitnehmers einzuholen. Das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers wiegt hierbei schwerer als das Interesse des Arbeitgebers an der Umfrage.
Am einfachsten ist es, die Umfrage möglichst anonym – also mit nicht-personenbezogenen Daten – durchzuführen. Um dieses zu gewährleisten, ist auf Folgendes zu achten:
- Durch die Kombination von Auswertungsmerkmalen dürfen in keinem Fall kleinere Mitarbeitergruppen zu identifizieren sein als solche von 3 bis 5 Mitarbeitern.
- Auch dürfen keine Fragen gestellt werden, die Rückschlüsse auf den beantwortenden Arbeitnehmer zulassen (zum Beispiel Lebensalter, Betriebszugehörigkeit, Aussagen über Kollegen).
PRAXISHINWEIS
Dem Arbeitnehmer sollte überlassen werden, ob er an der Umfrage teilnimmt oder nicht. Die Teilnahme sollte auf keinen Fall durch den Arbeitgeber überprüft werden. Die teilnehmenden Arbeitnehmer sollten informiert werden über
- den Hintergrund der Befragung,
- die Ziele der Befragung,
- den genauen Ablauf,
- die Auswertung im Einzelnen,
- die Personen, die die Umfrage auswerten (extern/intern),
- die Personen, die Zugang und Zugriff zu den Ergebnissen erhalten und
- den Zeitpunkt, wann die Daten gelöscht werden.
Um Doppelabstimmungen zu vermeiden, kann bei einer Online-Befragung ein Link generiert werden, der nur einmal gültig ist. Umgekehrt darf dies nicht zu einer Überwachung führen, wer schon an der Befragung teilgenommen hat. Bei Papierbefragungen können eindeutige Fragebögen mit kontinuierlich durchlaufenden Nummern verteilt werden.
PRAXISHINWEIS
Werden die Online-Umfragen von externen Dienstleistern durchgeführt oder die Daten personenbezogen zur Auswertung zur Verfügung gestellt, ist von einer Auftragsverarbeitung auszugehen. Der Dienstleister muss in einem solchem Fall auf seine Eignung hin überprüft werden. Zudem muss ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden.
